Kundenportrait: Schluss mit monotoner Pflichtarbeit

Dem Abtippen ein Ende machen: Klaus-Dieter Miller wollte sich nicht länger mit manuellen Buchungen und doppelter Datenpflege herumschlagen. Der Verantwortliche für das Lohn- und Personalwesen beim Soltauer Unternehmen Raiffeisen Centralheide suchte im Mai 2012 nach einer Personalwirtschaftslösung, die ihm lästige Pflichtaufgaben abnimmt und sich zudem in bestehende andere Software-Lösungen wie das ERP-System integrieren lässt. Überzeugt hat ihn dann die Personalmanagement-Software Sage HR.

„Soll bleibt Soll und Haben bleibt Haben. Da ist die Personalwirtschaft wie die Buchhaltung“, stellt Klaus-Dieter Miller fest. Der seines Zeichens seit 2003 bei der Raiffeisen Centralheide für Lohn und Personal Verantwortliche suchte, wie er sagt, „eine solide HR-Software mit den wichtigsten Funktionen“.

Das norddeutsche Unternehmen mit Sitz in Soltau beschäftigt 225 Mitarbeiter in landwirtschaftlichen Geschäftsstellen, Tankstellen und Raiffeisen-Märkten. Es ist im klassischen Landhandel sowie Energiehandel tätig, verfügt über ein eigenes Tankstellennetz und einen Baustoffmarkt in Norddeutschland. Gegründet wurde es im Juli 2000 durch Fusionen und hat seitdem seinen Sitz in Soltau. Zu den Beschäftigten zählen neben Vollzeit- auch Teilzeit- und 400-Euro-Kräfte.

Alt-Systeme griffen zu wenig ineinander

Einen Software-Wechsel noch vor seiner Rente wollte Miller ursprünglich umgehen. Doch das fehlende Ineinandergreifen der verschiedenen Lösungen aus dem Personal- und Buchhaltungsbereich sowie dem Fehlzeitenmanagement waren ihm ein Dorn im Auge. Beispielsweise erwiesen sich die Urlaubsrückstellungen als Kampf. „Das passte einfach alles nicht zusammen“, so Miller. „Unsere alte Lösung Varial lief zwar gut, aber sie bot uns einfach kein Komplettpaket“, so Miller weiter. Er entschied sich daher, zu Sage zu wechseln.

Die Datenübernahme aus dem alten System war mit Hilfe des Business Partners, der rocon GmbH, an einem Tag erledigt. Beim Starttermin im August 2012 waren zudem Mitarbeiter des Sage Business Partners vor Ort, um sicher zu gehen, dass auf mögliche Probleme schnell reagiert werden kann.

Alles aus einem Guss

Überzeugt habe bei Sage am Ende, dass „alles aus einem Guss ist“, wie Miller sagt. So hat er statt drei verschiedener Personallösungen nur eine im Einsatz.

IT-Leiter Detlef Fahrenholz lobt die leichte Integration: „Mit den offenen Schnittstellen war es kein Problem, die Personal-Software mit der bestehenden ERP-Software zusammenzubringen.“ Buchungsbelege mit Angaben der Kostenstellen und Kostenträger werden nun als Datei einfach importiert. Eine Funktion, die viele Stunden monotonen Abtippens erspart und Fehler minimiert.

Modular hat die Raiffeisen Centralheide genau die Funktionen aus dem Angebot von Sage HR zusammengestellt, die das Unternehmen wirklich braucht. Die Personalwirtschaftslösung bietet verschiedene Bestandteile, die sich miteinander kombinieren lassen. In Soltau im Einsatz sind die Komponenten Mitarbeiterverwaltung, Fehlzeiten, Budgeting und Personalkostenplanung Software sowie Zeitwirtschaft.

Automatisierung, die „unheimlich ist“

Fortlaufend lernt auch Dieter Miller neue Funktionen kennen. Der Verantwortliche für Lohn und Personal ist zufrieden mit seiner Software-Wahl: „Um beispielsweise die Rückstellungen für den nicht genutzten Urlaub zu berechnen, drücke ich heute nur auf einen Knopf. Im Alt-System musste ich die Daten als Excel-Tabelle aus der einen Lösung ziehen, um sie per Hand mit den Lohndaten zu verknüpfen. Das hat mich früher einen Tag gekostet. Wenn man noch die Stichprobenprüfung mit einbezieht, sind es heute nur 15 Minuten.“ Mit Sage HR lassen sich zahlreiche Pflichtaufgaben automatisieren. „Teilweise ist mir das fast unheimlich, was jetzt alles automatisch im Hintergrund abläuft“, sagt Miller mit einem Lachen: „Zum Beispiel stoppt das System bei längerer Krankheit genau am richtigen Tag die Gehälter. Das macht es einfach, ohne zu fragen.“ Nach fast einem Jahr im Einsatz hat er aber Vertrauen gefasst. „Die neue Software spart mir dank der Automatisierung viel Zeit“, so Miller weiter.

Von Jennifer Dreher