Bei der einfachen Buchhaltung werden für die verschiedenen Geschäftsvorgänge einzelne Konten (Rubriken) eingerichtet, zum Beispiel für Mietzahlungen und den Kauf von Büromaterialien etc. Die Ein- und Ausgänge (Buchungen) protokollieren Unternehmer in diesen Konten in chronologischer Reihenfolge. Zusätzlich tragen sie die Buchungen von Bankkonten und Kasse (Bargeld) ein. Ein Kassenbuch eignet sich für die Auflistungen.
Am Ende des Geschäftsjahrs stellen Unternehmer das Anfangs- sowie Endvermögen gegenüber und ermitteln schnell und unkompliziert den Unternehmenserfolg. Auf welchen Säulen der Erfolg basiert, lässt sich auf diesem Weg allerdings nicht feststellen. Die einfache Buchhaltung dient der Gewinnermittlung und eignet sich als Basis zur Ausarbeitung des Jahresabschlusses und der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Für wen ist die einfache Buchhaltung?
Die einfache Buchhaltung ist für kleine Betriebe empfohlen, zum Beispiel für Freiberufler und Einzelunternehmen mit einem Angestellten.
Zur Buchführung mittels der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sind Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften und mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro sowie einem Gewinn von weniger als 60.000 Euro verpflichtet.
Die einfache Buchführung ist nur für solche Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind. Alle anderen Unternehmen müssen ihren Jahresgewinn im Rahmen der doppelten Buchhaltung über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ermitteln.
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Was wird nicht erfasst?
Weder Schulden noch das Betriebsvermögen werden erfasst. Die einfache Buchhaltung berücksichtigt nicht den Wert von Maschinen, Materialien, das Bankguthaben und keine bestehenden Forderungen. Nur mithilfe einer Inventur lässt sich das vollständige Betriebsvermögen ermitteln. Auch über mehrere Jahre absetzbare Anschaffungskosten werden nicht beachtet. Dazu zählt zum Beispiel der Firmenwagen oder das neue Notebook. Eine steuerrechtliche Erfassung dieser Wirtschaftsgüter erfolgt nur als Betriebsausgabe mit ihrem Abschreibungsvolumen. Für einen umfassenden Vermögensüberblick unter Beachtung von Schulden und Abschreibungen empfiehlt sich daher die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder die Verwendung einer Buchhaltungssoftware.
Die einfache Buchhaltung als Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung
Die einfache Buchhaltung eignet sich als Prognose zur Geschäftsentwicklung, aber nicht zur Vorlage beim Finanzamt. Das Finanzamt erwartet von Selbstständigen eine Einnahmenüberschussrechnung. Den amtlichen Vordruck können sie mit den Informationen aus der einfachen Buchhaltung ausfüllen und elektronisch per Formular an das Finanzamt senden.
Tipps für die Praxis
Zur übersichtlichen Verwaltung der einfachen Buchhaltung eignet sich ein im Schreibwarenhandel erhältliches Kassenbuch. Noch praktischer ist eine Kassenbuchsoftware, der Sage Blog informiert detailliert über die Vorteile. Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen erleichtern die Arbeit und helfen bei der Vermeidung von Fehlern. Alle Rechnungen müssen gesammelt werden, mehr Übersicht wird mit getrennten Rechnungsordnern für Kunden und Lieferanten erreicht. Wichtig: Keine Buchung erfolgt ohne Beleg. Die Einnahmen und Ausgaben müssen nachprüfbar erfasst werden, durchnummerierte Quittungen und Rechnungen helfen dabei.
