Der Begriff Mandantenbuchhaltung bezieht sich auf die Tätigkeit eines Steuerberaters oder externen Buchhalters, der für andere Unternehmen (= Mandanten) die Buchführung übernimmt. Besonders ist dabei, dass über eine einzige Software eine Vielzahl von Mandanten abgewickelt werden kann.
Begriffsklärung Mandant
Als Mandant bezeichnet man zum einen den Kunden des Steuerberaters. Zum anderen handelt es sich dabei um eine organisatorische Einheit einer Software, die in sich abgeschlossen ist. Innerhalb einer mandantenfähigen Software können mehrere Mandanten angelegt werden. Jedes dieser geschlossenen Systeme nutzt dieselbe Softwarebasis, ist jedoch unterschiedlich konfiguriert und mit anderen Daten bestückt.
Mandantenfähigkeit: Voraussetzung für die Mandantenbuchhaltung
Die Mandantenfähigkeit einer Software erfordert, dass die Daten in mandantenabhängige und Mandanten übergreifende Informationen aufgeteilt werden. Als mandantenabhängige Daten gelten jene Informationen, die sich ausschließlich auf einen bestimmten Mandanten beziehen, zum Beispiel Kundenstammdaten oder Bankverbindungen. Mandantenübergreifende Informationen hingegen treffen auf alle Mandanten zu und werden deshalb zentral gespeichert und gepflegt. Typische Beispiele hierfür wären die Grundkonfiguration, Währungen, Länder oder Steuersätze.
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Ablauf der Mandantenbuchhaltung
Erledigen Unternehmen ihre Buchhaltung nicht selbst, können sie sie an einen Steuerberater oder an einen externen Buchhalter auslagern. Diese übernehmen jeweils von mehreren Kunden die Buchführung und benötigen entsprechend eine Finanzbuchhaltungssoftware, die mehrere Mandanten gleichzeitig abwickeln kann. Eine essenzielle Anforderung an diese Mandantenbuchhaltung ist, dass die Daten der Kunden strikt getrennt bleiben und unabhängig voneinander bearbeitet werden können. In diesem Rahmen kann der Steuerberater oder Buchhalter beispielsweise die folgenden Aufgaben für den Mandanten übernehmen:
- vollständige Finanzbuchhaltung
- Verwaltung der offenen Posten und Mahnwesen
- fortlaufende Anlagenbuchhaltung
- Auswertungen aus dem Bereich der Betriebswirtschaft
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Erstellen der zusammenfassenden Meldung
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
- Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Wie die Mandantenbuchhaltung beim Steuerberater konkret abläuft, hängt von der Art des Betriebs ab. Nach wie vor gibt es Steuerberater, die die buchhalterischen Aufgaben manuell abwickeln, jedoch unter Zuhilfenahme von moderner Software. Andererseits spezialisieren sich immer mehr Kanzleien darauf, den gesamten Prozess zu automatisieren. Um die Mandantenbuchhaltung effizienter zu gestalten, werden die Belege beim Kunden eingescannt und per Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt. Per Texterkennung werden sie automatisiert ausgelesen, vorsortiert und kontiert. Zahlungen können anhand des digitalen Kontoauszugs zugeordnet werden und müssen nur noch plausibilisiert werden.
Mandantenbuchhaltung im Unternehmen
Auch das Unternehmen selbst kann eine Mandantenbuchhaltung durchführen. Besteht eine Firmengruppe aus mehreren rechtlich selbstständigen Unternehmen, so müssen diese jeweils eine voneinander getrennte Buchhaltung aufweisen. Diese Situation lässt sich in einem mandantenfähigen Buchhaltungsprogramm abbilden. Jede Firma stellt einen eigenen Mandanten dar. So kann die Buchhaltung aller Unternehmen der Firmengruppe in einer zentralen Buchhaltungsabteilung erledigt werden, ohne dass die Daten untereinander vermischt werden.
