Personalfragebogen

Ein Personalfragebogen erfasst alle tätigkeitsrelevanten Daten eines Bewerbers oder Mitarbeiters übersichtlich an einem Ort. Dies ist unter anderem für die korrekte Lohnabrechnung wichtig, zudem lassen sich Bewerber so auf einen Blick vergleichen. Entsprechend erleichtert der Fragebogen den Recruiting-Prozess. Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass keine Daten fehlen. Abschließend wird das Dokument von beiden Parteien unterschrieben.

In der Regel wird der Fragebogen in der Personalakte aufbewahrt und darf neben dem Arbeitgeber und dem betreffenden Arbeitnehmer auch vom Personalverantwortlichen eingesehen werden.

Inhalt

Was ist ein Personalfragebogen?

Ein Personalfragebogen ist ein standardisierter Fragebogen, in dem Bewerber oder bereits eingestellte Mitarbeiter Angaben zu ihren persönlichen Daten machen. Er kann unterschiedlich gestaltet sein, je nachdem, in welcher Phase der Personalbeschaffung er eingesetzt wird. Wird er vor der Einstellung ausgefüllt, unterliegt er allerdings zusätzlichen Einschränkungen im Sinne des Gleichbehandlungsgesetzes. Die Frage nach einer Kirchenzugehörigkeit beispielsweise ist in dieser Phase nicht zulässig, kann nach der Einstellung aber relevant für die Kirchensteuer werden.

Zudem unterliegt der Personalfragebogen der DSGVO. Das bedeutet in dem Fall, dass die Daten nur im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis erhoben und verarbeitet werden dürfen. Darüber hinaus müssen die (zukünftigen) Angestellten auf ihr Recht unter anderem auf Auskunft, Berichtigung und Widerruf hingewiesen werden. Auch darf keine Vorratsdatenspeicherung erfolgen.

Der Arbeitgeber sollte sich vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass die Daten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert und an relevante Dritte, beispielswiese die Lohnbuchhaltung, weitergegeben werden. Es obliegt dem Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass Unberechtigte keinen Einblick in die Daten haben.

Was beinhaltet der Personalfragebogen beim Bewerbungsprozess?

Kommt der Personalfragebogen vor dem Vorstellungsgespräch zum Einsatz, trägt der Arbeitnehmer in den Fragebogen wichtige Daten zu seinem Werdegang und zu für die Stelle relevanten Sachverhalten ein. Hierzu können unter anderem diese Bereiche zählen:

• Kontaktdaten
• Höchster Schulabschluss
• Berufsausbildung
• Berufserfahrung / Vorbeschäftigungszeiten

Je nach Art der Stelle können weitere Details abgefragt werden. Hierbei sind jedoch stets die Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu beachten, denn der Arbeitgeber darf längst nicht alles abfragen, was ihn gerade interessiert. Ein Fragerecht des Arbeitgebers besteht nur dann, wenn er ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse nachweisen kann. Dies kann beispielsweise in folgenden Fällen vorliegen:

• Frage nach einer Schwangerschaft bei der Arbeit in einem Labor mit gefährlichen Stoffen, die ein sofortiges Beschäftigungsverbot zur Folge hätte
• Frage nach bestimmten Erkrankungen, wenn diese für die Arbeitsfähigkeit auf dem betreffenden Arbeitsplatz maßgeblich sind
• Frage nach einer HIV-Infektion bei Pflegepersonal
• Frage eines angehenden Kraftfahrers nach bestehenden Vorstrafen im Bereich der Straßenverkehrsordnung

In den meisten Fällen sind jedoch alle Fragen unzulässig, die das AGG als schützenswert anerkennt. Dazu zählen insbesondere das Alter, die Religion, die Herkunft, das Geschlecht, eine Behinderung und die sexuelle Identität.

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Was erfasst der Personalfragebogen bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers?

Wurde der Arbeitsvertrag bereits geschlossen, wird der Personalfragebogen zur Abfrage abrechnungsrelevanter Sachverhalte verwendet. Typische Fragen sind dann:

• Sozialversicherungsnummer
• Familienstand und Kinder
• Bankverbindung
• Daten zur Lohnsteuer (z. B. Steueridentifikationsnummer, Finanzamts-Nr., Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession)
• Angaben zur gewählten Krankenkasse
• Elterneigenschaft
• Angaben zu bestehenden VWL-Verträgen
• Steuerpflichtige Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr

Eine Besonderheit stellen Fragebögen bei der Einstellung im Minijob bzw. bei der kurzfristigen Beschäftigung dar. Häufig dient er in diesem Fall dazu, die Statusfeststellung durchzuführen und Vorbeschäftigungszeiten zu klären. Auch die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht kann der Arbeitnehmer auf diesem Wege beantragen.

Wann gibt es eine Pflicht zum Ausfüllen des Personalfragebogens?

Vielen Bewerbern und angehenden Arbeitnehmern ist es lästig, so viel von sich selbst preisgeben und Daten erneut eintragen zu müssen, die schon der Bewerbung zu entnehmen waren. Der Arbeitgeber hat aber ein Auskunftsrecht, solange er sich innerhalb der engen Grenzen des AGG bewegt. Der Arbeitnehmer kann sich deshalb nicht dagegen wehren.

Für viele Arbeitgeber ist der Personalfragebogen außerdem ein kleiner zusätzlicher Test zur Eignung des Bewerbers. Arrangiert er sich mit seiner Pflicht? Macht er Verbesserungsvorschläge? Weigert er sich oder füllt den Fragebogen nur widerwillig aus? Dies lässt in Hinblick auf seinen Charakter oftmals tief blicken. Zudem kann es ein Kündigungsgrund sein, wenn nach der Einstellung herauskommt, dass der Arbeitnehmer den Personalfragebogen nicht wahrheitsgemäß beantwortet hat. Während des Bewerbungsverfahrens und vor der Einstellung ist der potenzielle Arbeitnehmer allerdings nicht verpflichtet, den Bogen auszufüllen.

Es gibt darüber hinaus auch keine Pflicht für den Arbeitgeber, überhaupt einen Personalfragebogen einzusetzen. Allerdings empfiehlt er sich zur besseren Systematik und Übersichtlichkeit.

Wann dürfen Arbeitnehmer die Auskunft verweigern?

Befinden sich auf dem Personalfragebogen unzulässige Fragen wie die nach der Ethnie oder sexuellen Orientierung, muss der Arbeitnehmer diese nicht beantworten. Es steht ihm in diesen Fällen sogar frei, auf eine Notlüge zurückzugreifen.

Wann ist der Betriebsrat involviert?

Der Betriebsrat, sofern er vorhanden ist, wird relativ früh beim Implementieren des Personalfragebogens im Unternehmen mit einbezogen. Laut Paragraf 94 des Betriebsverfassungsgesetzes muss der Betriebsrat den Fragen zustimmen, ansonsten ist die Verwendung des Personalfragebogens unzulässig. Sinnvoll ist es, mit dem Betriebsrat ohne die Vermittlung durch eine Einigungsstelle übereinzukommen. Anderenfalls kann ein Antrag auf Entscheidung bei der Einigungsstelle Kosten verursachen. Auch bei späteren Änderungen muss der Betriebsrat wieder zustimmen.

Auch hat der Betriebsrat das Recht, die Einführung eines Personalfragebogens vorzuschlagen, sofern es noch keinen gibt. Er kann allerdings nicht darauf bestehen.

Wie lange ist ein Personalfragebogen aufzubewahren?

Der Personalfragebogen wird auch nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses noch für eine Zeitlang aufbewahrt. Diese ergibt sich aus der Frist, innerhalb der der ehemalige Angestellte noch arbeitsrechtliche Ansprüche haben kann. Es gilt laut Artikel 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

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