Übernachtungspauschale: Was Sie wissen müssen
Unternehmen senden ihre Mitarbeiter oft auf mehrtägige Dienstreisen zu Messen, Kundenterminen oder Zulieferern, was Übernachtungskosten verursacht. Die Übernachtungspauschale hilft dabei, diese Kosten teilweise auszugleichen und bietet einen Richtwert, welchen Betrag Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern pro Nacht steuerfrei erstatten können.
Dieser Beitrag erläutert, was die Übernachtungspauschale genau ist, welche Werte im In- und Ausland gelten und wer sie übernimmt. Darüber hinaus erfahren Sie, wer Anspruch auf die Übernachtungspauschale hat und wie sie steuerlich zu behandeln ist.
Inhaltsverzeichnis
- Übernachtungspauschale: Was Sie wissen müssen
- Was ist die Übernachtungspauschale?
- Die Übernachtungspauschale im Ausland
- Wer bezahlt die Übernachtungspauschale?
- Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Übernachtungspauschale
- Vorteile und Nachteile der Übernachtungspauschale
- Wie ist die Übernachtungspauschale steuerlich zu behandeln?
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist eine steuerfreie Pauschale, die Unternehmen ihren Angestellten für Übernachtungskosten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erstatten können. Daher wird sie auch als „Hotelpauschale“ oder „Unterkunftspauschale“ bezeichnet. Ein Einzelnachweis über die tatsächlich entstandenen Kosten ist dabei nicht notwendig.
In Deutschland können Arbeitgeber ihren Beschäftigten laut Bundesreisekostengesetz (BRKG) einen festgelegten Pauschalbetrag in Höhe von 20 Euro pro Übernachtung im Inland bezahlen, selbst wenn keine oder geringere Kosten als 20 Euro angefallen sind. Dies wird vom Finanzamt anerkannt. Der Betrag soll die Kosten für die Unterkunft während einer Dienstreise abdecken und wird jährlich von den Finanzbehörden neu festgelegt.
Wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschale jedoch übersteigen, können die höheren Kosten nur gegen Vorlage der entsprechenden Belege (z. B. die Hotelrechnung) geltend gemacht werden. Die Übernachtungspauschale wird in der Regel über die Reisekostenabrechnung des Dienstreisenden abgerechnet. Sie dient dazu, den administrativen Aufwand von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu verringern sowie den Nachweisprozess zu vereinfachen, da nur der fixe Pauschbetrag abgerechnet wird.
Die Übernachtungspauschale im Ausland
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten für die Übernachtungspauschale etwas andere Regelungen. Da je nach Land die Lebenshaltungskosten und somit auch die Übernachtungskosten unterschiedlich hoch sind, ist die Höhe der Übernachtungspauschale abhängig vom jeweiligen Land und den Kosten vor Ort. In manchen Ländern gibt es zudem verschiedene Pauschalbeträge, da die meisten Großstädte teurer sind als ländlichere Regionen.
Beispiel: In London liegt der Pauschbetrag für Übernachtungskosten beispielsweise bei 163 Euro pro Nacht, während es im restlichen Vereinigten Königreiches und in Nordirland nur 99 Euro pro Übernachtung sind.
Das Bundesfinanzministerium setzt die Pauschalen für Übernachtungen im Ausland ebenfalls jedes Jahr neu fest und gibt diesbezüglich eine vollständige Liste über die Reisekostenvergütungen inklusive den jeweiligen Pauschbeträgen für Übernachtungskosten nach Ländern geordnet heraus.
Wer bezahlt die Übernachtungspauschale?
In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale oder sogar die gesamten Übernachtungskosten einer Dienstreise. Allerdings sind Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Geschäftsreisenden diese Pauschale zu erstatten. Es steht dem Unternehmen somit frei, wie es damit umgeht. Somit hat der Arbeitgeber folgende Optionen:
- Er zahlt dem Angestellten keine Übernachtungspauschale.
- Er zahlt dem Angestellten den Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht.
- Er zahlt dem Angestellten eine Pauschale, die von den 20 Euro abweicht.
- Er übernimmt die tatsächlich angefallenen Kosten der Übernachtung
Die Erstattung der Pauschale ist in den meisten Fällen daher eine Verhandlungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist. Allerdings kann die Übernachtungspauschale nur für maximal drei Monate am Stück ausgezahlt werden.
Hinweis: Die Erstattung der Übernachtungspauschale stellt für Unternehmen keine abrechenbare Betriebsausgabe dar. Die Abrechnung als Betriebsausgabe ist nur dann möglich, wenn das Unternehmen die tatsächlich entstandenen Kosten der Übernachtung übernimmt.
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Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Übernachtungspauschale
Wie bereits festgestellt wurde, haben Angestellte keinen Anspruch auf die Auszahlung einer Übernachtungspauschale, vor allem dann nicht, wenn in einer eigenen Wohnung (z. B. einer Zweit-, Ferien- oder Familienwohnung) oder in einer vom Unternehmen gestellten Unterkunft übernachtet wird.
Arbeitnehmern wird typischerweise jedoch mindestens die Übernachtungspauschale gewährt, wenn sie auf Geschäftsreise sind und außerhalb ihres eigentlichen Wohnortes übernachten müssen. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Pauschale nur dann ausbezahlt werden kann, wenn auch eine Übernachtung stattgefunden hat. Hat der Angestellte eine Nacht beispielsweise im Flugzeug oder im Schlafabteil eines Zuges verbracht oder war die ganze Nacht hindurch mit dem Auto unterwegs, so hat keine Übernachtung stattgefunden. Gleiches gilt für Dienstreisende, die am Morgen losgefahren sind und am Abend wieder zu Hause waren.
Vorteile und Nachteile der Übernachtungspauschale
Das Erstatten der Übernachtungspauschale bietet Unternehmen zwar einige Vorteile, es bringt jedoch auch gewisse Nachteile mit sich.
Zu den Vorteilen gehört, dass die Auszahlung der fixen Pauschale mit einem geringeren buchhalterischen Aufwand verbunden ist als die Übernahme der tatsächlich angefallenen Kosten. Gleichzeitig wird es deutlich weniger Diskussionen mit den Angestellten geben, da jedem Dienstreisenden für jede Übernachtung der gleiche pauschale Betrag erstattet wird. Dadurch entsteht auch keine Neiddebatte.
Ein Nachteil ist, dass die tatsächlichen Kosten für eine Übernachtung vor allem bei Auslandsreisen häufig unter den Pauschbeträgen liegen. Das führt dazu, dass das Unternehmen mit der Erstattung der Übernachtungspauschale mehr Geld ausgibt als eigentlich notwendig. Hinzu kommt, dass die Pauschale nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann und somit auch nicht den Gewinn bzw. die Steuerlast des Unternehmens mindert.
Wie ist die Übernachtungspauschale steuerlich zu behandeln?
Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Dienstreise eine Übernachtungspauschale, die den festgelegten Höchstsatz von 20 Euro pro Nacht nicht überschreitet, dann bleibt die Erstattung steuerfrei. Die Auszahlung der Übernachtungspauschale durch den Arbeitgeber erfolgt also brutto für netto. Die Pauschale kann aufgrund der Steuerfreiheit von keiner der beiden Parteien in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dasselbe gilt im Übrigen auch für die Pauschalen im Ausland. Nur wenn das Unternehmen die gesamten Übernachtungskosten übernimmt, können sie diese als Betriebsausgabe geltend machen.
Wenn ein Arbeitnehmer die Übernachtungskosten jedoch selbst zu tragen hat und keine Pauschale erstattet bekommt bzw. seine Übernachtungskosten den steuerfreien Pauschbetrag übersteigen, dann kann er die tatsächlich angefallenen Kosten bzw. die Differenzbeträge über die Werbungskosten in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen.
Sollte das Unternehmen seinen Angestellten einen höheren Betrag als den vom Bundesfinanzministerium festgesetzten Pauschalbetrag bezahlen, so ist der darüber hinaus gehende Betrag nicht mehr steuerfrei.
