Lohnabrechnung 2019: Das Meldeverfahren wird einfacher.

Im Dschungel der Vorschriften, durch den sich Unternehmer ihren Weg bahnen müssen, gibt es Neuigkeiten: Das Meldeverfahren wird vereinfacht. Wir sagen Ihnen, was sich für Arbeitgeber bei der Weitergabe von Mitarbeiterdaten an Versicherungsträger und Co. ändert. Gültig sein soll das neue Meldeverfahren ab dem 1. Juli 2019.

Ohne Infos keine Leistungen

Unternehmer sind verpflichtet, bestimmte Daten ihrer Mitarbeiter pünktlich und vollständig weiterzugeben – und zwar an die Bundesagentur für Arbeit, Kranken- und Pflegekassen und die Rentenversicherungsträger. Nur so können die offiziellen Stellen und Versicherungsträger ihren Aufgaben nachkommen. Und nur so ist garantiert, dass Arbeitnehmer im Bedarfsfall die wichtigen Leistungen der verschiedenen Träger inklusive einem ausreichenden Versicherungsschutz erhalten.

Lohnwegweiser 2019

Die gesetzlichen Änderungen zum Jahreswechsel, ua.

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Daten werden online übermittelt

Die Meldepflicht trägt im Gesetzesdeutsch einen sperrigen Titel: Verfahren zur Datenerfassung und –übermittlung (DEÜV). Weitergegeben werden genau umrissene Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zu denen bestimmte persönliche Daten von Mitarbeitern, die Sozialversicherungsnummern und die Betriebsnummer Ihres Unternehmens gehören. Ändern sich Daten, müssen Sie als Arbeitgeber das fristgerecht melden. Allerdings versucht der Gesetzgeber, das Meldeverfahren möglichst unkompliziert zu gestalten – und hat dazu jetzt weitere Erleichterungen beschlossen. Schon bisher müssen Änderungen nicht postalisch und an jeden Sozialversicherungsträger einzeln übermittelt werden. Statt dessen erzeugt eine Änderung der Stammdaten im Abrechnungssystem eines Unternehmens eine Änderung, die dann online von den jeweiligen Software-Programmen weitergegeben wird.

Weniger meldepflichtige Betriebsdaten

Mit der Neuregelung sind weniger Mitarbeiterdaten zu übermitteln. Künftig erfahren die Träger nur noch, ob sich Änderungen beim Namen, der Anschrift oder beim Ansprechpartner ergeben haben. Zuvor war die Liste der Mitarbeiterdaten länger und umfasste zusätzlich die Betriebsbezeichnung, das Ruhendkennzeichen, die Korrespondenzadresse und die meldende Stelle.

Und es gibt noch eine weitere Streichung im Meldeverfahren, nämlich die Angabe der Krankenkasse. Hier waren sich Unternehmen in der Vergangenheit oft unsicher, wie sie die Angaben richtig handhaben und welche Krankenkasse sie dafür auswählen sollten. Um nichts falsch zu machen, sandten manche Unternehmen ihre Angaben einfach an alle Krankenkassen – was nicht notwendig war, denn Änderungsmeldungen können an eine frei wählbare Annahmestelle übermittelt werden. In Zukunft wird die verwirrende Angabe zur Krankenkasse ersatzlos gestrichen.

Meldegründe fallen weg

Auch die für Unternehmen oft verwirrenden Meldegründe werden abgeschafft. Bisher gab es für jede Melde-Kategorie verschiedene Kennzahlen. So musste die Betriebsbezeichnung beispielsweise mit dem so genannten „Abgabegrund 11“ versehen werden, die Anschrift mit dem „Abgabegrund 12“ und so weiter. Bei den Unternehmen führte das häufig zu Verwirrungen oder Doppelnennungen. Konsequente Erleichterung: Künftig brauchen Unternehmer die Meldegründe nicht mehr anzugeben.

Meldung für die Zukunft

Aber nicht nur weglassen ist die Devise bei den Neuerungen, sondern es gibt auch Ergänzungen. So verlangt das Meldeverfahren künftig, dass als zusätzliche Angabe stets das Datum genannt wird, ab dem die Änderung im Beschäftigungsverhältnis gilt. Anders als bisher wird es dadurch möglich, Änderungsangaben bereits im Vorfeld zu übermitteln.

Verwirrende Mitteilung fällt weg

Nicht bewährt hat sich im Meldeverfahren die Verpflichtung, die meldende Stelle anzugeben. Zu oft wurde dabei nicht die Betriebsnummer des Unternehmens angegeben, sondern fälschlicher Weise die eines Steuerberaters oder sogar des übermittelnden Rechenzentrums. Um die Verwirrung zu beseitigen, entfällt die bisherige Angabe zur meldenden Stelle. Was dagegen verpflichtend wird, ist die Nennung eines Ansprechpartners im Unternehmen, der für Rückfragen zur Verfügung steht.

Gesetzliche Änderungen im Lohn 2019:

Alle gesetzlichen Neuerungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung für 2019 finden Sie auf einen Blick hier im Blog