Mehr Zeit für das Wesentliche: So schaffen Sie Freiräume für die Mitarbeiterbetreuung

Aktenschrank öffnen, Akte heraussuchen, das gewünschte Dokument finden, bearbeiten, zurücklegen und die Akte wieder weghängen – diese routinemäßigen Arbeitsschritte kosten die Mitarbeiter vieler Personalabteilungen Tag für Tag jede Menge Zeit und Nerven. Denn nicht immer liegen benötigte Dokumente am richtigen Ort, oft müssen sie mühsam gesucht werden. Das bindet Ressourcen, die dann bei der strategischen Personalarbeit und Mitarbeiterbetreuung fehlen.

Durchschnittlich 39 Prozent ihrer Ressourcen benötigen Personaler für reine Administrationstätigkeiten. Das ergab eine Studie der Unternehmensberatung Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung. Optimal wären nur 15 bis 25 Prozent.

Digitalisierung als wichtigster Hebel

Doch wie lässt sich die Effizienz im Personalbereich verbessern? Wie die Studie „Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten“ der internationalen Managementberatung Bain & Company zeigt, lässt sich durch den Einsatz digitaler Lösungen die Effizienz im Personalwesen um 20 bis 30 Prozent erhöhen. So stellen beispielsweise Digitale Personalakten eine effiziente Alternative zu manuellen administrativen Verwaltungsprozessen dar. Sie bündeln relevante Mitarbeiterdaten und -dokumente in einem digitalen Ordner und bieten der Personalabteilung so ein zentrales und zuverlässiges Informations- und Ablagesystem, über das sich sämtliche Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter stets aktuell und im Handumdrehen bereitstellen lassen – egal, ob es sich dabei um Arbeitsverträge, wichtige E-Mails, gehaltsrelevante Fakten oder Zeugnisse handelt.

Zudem fallen parallel geführte Schattenakten sowie Medienbrüche bei der Bearbeitung von Personalaufgaben weg. Das zahlt sich aus: Die Ablagezeit pro Vorgang sinkt durchschnittlich um zwei Minuten, die Suchzeit sogar um bis zu fünf Minuten.

So gewinnen Personaler bis zu drei Stunden pro Woche, die sie für wichtige strategische Aufgaben nutzen können. Gleichzeitig sparen Unternehmen jede Menge Geld für Papier, Kopien, Ordner und Schränke. Hinzu kommen weniger Ausgaben für Archivmiete und Raumkosten.

Standardprozesse optimieren Dank Software

Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen mithilfe einer Software ihre Standardprozesse im Personalbereich automatisieren. Am häufigsten kommt die Software dabei im administrativen Bereich zum Einsatz. Der Einsatz einer professionellen integrierten Softwarelösung im Personalmanagement birgt unbestritten eine Vielzahl von Vorteilen, denn sie automatisiert viele Standardabläufe. Um die Abläufe im Unternehmen zu optimieren, ist allerdings nicht die entsprechende IT erforderlich.

Eigene Abläufe prüfen und gegebenenfalls hinterfragen

Unternehmen müssen sich auch im Klaren darüber sein, wie ihre Abläufe aussehen und wie sie ineinandergreifen. Oftmals sind diese Prozesse indessen immer noch kaum bekannt und deshalb nicht einmal definiert. Wer seine Prozesse aber nicht kennt, kann nicht zuverlässig die passende Software auswählen. Denn welche Software zum Einsatz kommt, sollte sich immer an den dahinter liegenden Abläufen (und der Strategie) des Unternehmens orientieren.

Eine Grundvoraussetzung für effiziente Personalprozesse sind vor allem eine klare Rollendefinition und ein gutes Zusammenspiel mit den Führungskräften und den sogenannten internen Kunden. Ziel sollte es sein, alle Prozesse vor einer Implementierung sauber zu analysieren und zu definieren, damit nachher der Einsatz der Software nicht floppt oder nicht die gewünschten Resultate bringt. Hier sollte der Kern der Zusammenarbeit zwischen HR- und IT-Abteilung und den Führungskräften liegen. Denn niemand kennt seine Abläufe so gut wie die Prozessbeteiligten selbst.

Allerdings werden viele Personalabteilungen bereits durch die große Datenmenge und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand ausgebremst und schaffen es nicht, den darin liegenden Mehrwert zu erschließen. Dabei steht dafür mittlerweile eine Vielzahl leistungsstarker Werkzeuge zur Verfügung.

Freiraum für die Mitarbeiterbetreuung

Mittlerweile gibt es für jede Personalaufgabe ein passendes Tool; das Angebot ist entsprechend groß. Wer heute gute Fachkräfte motivieren und an sein Unternehmen binden will, braucht Zeit für die Herausforderungen, der – teils sehr individuellen – Mitarbeiterbetreuung. Softwarelösungen können dabei helfen, diese Freiräume zu schaffen. Bei der Wahl für eine passende Lösung, sind einige Dinge zu beachten. So punkten viele Speziallösungen auf ihrem jeweiligen Gebiet durch umfassende Funktionalitäten, wirken übergreifend jedoch nicht immer optimal miteinander. Dadurch können ebenso Aufwand und Fehlerquellen entstehen. Integrierte Lösungen schaffen dagegen einheitliche Datengrundlagen und Aktualität in allen Anwendungen.

Software muss zur Struktur und zu den Prozessen des Unternehmens passen und alle Anforderungen möglichst komplett erfüllen. Unternehmen sollten bei der Softwareauswahl folgende Aspekte unbedingt beachten:

• Bereitstellungsmodell – Lizenz oder Abomodell, Cloud oder On-Premise
• Sicherheit – Datenschutz und Datensicherheit spielen eine wichtige Rolle
• Funktionalität – Welche Prozesse sollen kurz-, mittel- und langfristig verbessert werden und welche Funktionen werden dafür benötigt
• Technologie – Auf welchem Stand ist die Lösung und wie ist ihre Zukunftsfähigkeit, bietet sie Möglichkeiten für verteiltes Arbeiten und weitere Zugriffsmöglichkeiten via Intranet z.B. auf Portalfunktionen, usw.

Vorteile bei der Automatisierung von HR-Kernprozessen

Ziel modernen Anwendungen für den Personalbereich ist es, Routinearbeiten von Kernprozessen im HR zu automatisieren und die Mitarbeiter im HR davon zu entlasten. Denn HR wandelt sich immer mehr zu einem strategischen Partner der Geschäftsleitung – und der Führungskräfte – und benötigt frei gewordene Ressourcen für genau diese strategischen Aufgaben der Mitarbeiterbetreuung.

In unserem e-Book „Mitarbeiter betreuen – Mehr Zeit für das Wesentliche: Automatisieren Sie administrative HR-Aufgaben“ zeigen wir die Vorteile der Automatisierung von HR Prozessen und stellen Ihnen Bereiche im Personalwesen vor, in denen administrative Abläufe souverän von Software übernommen werden können.

HR-Fokus: Mitarbeiter-Lebenszyklus als Konzept

Die Forschung hat gezeigt, dass Unternehmen mit einer heterogenen Belegschaft bessere Leistungen erzielen. Wird Ihr Unternehmen den Bedürfnissen einer Belegschaft von 17 bis 70 gerecht? Ansprüche und Bedürfnisse der Mitarbeiter – über Generationen hinweg aber auch ganz individuell – sind sehr verschieden. Eine wichtige Rolle dabei spielt auch die Phase, in der sich jeder Mitarbeiter anhand seiner Unternehmenszugehörigkeit befindet.

Die Customer Experience bestimmt über Loyalität und Zufriedenheit von Kunden. Gleiches gilt für die Mitarbeitererlebnisse. Und die sind im Kampf um gute Fachkräfte heute entscheidend. So individuell wie die Kunden sind auch Ihre Mitarbeiter. Das Konzept des „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ ebnet als konsequente Personalisierung des Personalmanagements den Weg zu positiven Mitarbeitererlebnissen. Wir stellen das Konzept in unserem HR-Fokus vor und beleuchten verschiedene HR Aufgaben unter diesem Gesichtspunkt.

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