So können Sie intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen (Teil 1/2)

Wenn Sie Ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus sein und den Erfolg Ihres Unternehmens sichern möchten, ist Zukunftsplanung mit guten Geschäftsentscheidungen das A und O. In der Praxis ist es jedoch schwierig, Vorhersagen zu treffen und danach zu handeln, wenn es an den nötigen Tools und Prozessen für regelmäßige, präzise Datenanalysen mangelt.

Falls Ihr Geschäftsmodell auf datenbasierten Entscheidungen beruht, müssen Sie bei Bedarf rasch und ohne großen Aufwand zuverlässige Daten generieren und analysieren können. Vor allem aber müssen Sie sicherstellen, dass alle Geschäftsentscheidungen im Unternehmen auf Basis von relevanten Daten getroffen werden.

Im Folgenden haben wir einige Tipps von Carl Reader zusammengetragen, einem Wirtschaftsexperten, der kleinen Unternehmen zu mehr Wachstum verhilft.

Tipp 1: Datenanalyse statt bloßer Dateneingabe – essenziell für bessere Geschäftsentscheidungen

Es gibt im Wesentlichen einen Faktor, der viele Unternehmen davon abhält, ihre Geschäftsentscheidungen verstärkt auf Daten zu basieren: Daten.

Paradox, oder? Für datenbasierte Geschäftsentscheidungen braucht man logischerweise Daten. Doch die Erhebung der richtigen Daten und die manuelle Eingabe in Excel-Tabellen, Formularen und Buchhaltungssoftware ist so aufwendig, dass am Ende keine Zeit mehr für die Entscheidungsphase bleibt. So investieren Sie immer mehr Zeit in die Dateneingabe, die Ihnen anschließend für die Analyse fehlt, anhand derer Sie fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen könnten.

Deshalb ist unser erster Tipp simpel, aber äußerst effektiv: Automatisieren Sie die Datenerfassung, so weit es irgendwie geht.

Um es mit den Worten von Carl Reader zu sagen: „Es ist verrückt, wenn Unternehmer oder Finanzexperten wertvolle Arbeitszeit mit der Eingabe von Daten verbringen, obwohl Software-Tools diese Aufgabe schneller erledigen und weniger Fehler machen.“

Mit der richtigen Software lassen sich sämtliche Zahlen aus Verkaufsberichten, Rechnungen und Excel-Tabellen direkt in die Buchhaltung übernehmen. So sinkt nicht nur der Zeitaufwand für die Dateneingabe, sondern auch die Fehleranfälligkeit.

„Heutzutage lassen sich die Daten noch während einer Transaktion ins System übertragen“, erläutert Reader. „Früher wurde viel Zeit auf die Prüfung von Belegen, die Verwaltung von Beschaffungsdaten und Ähnliches verwendet. Heute kann sie für die Datenanalyse und die weitere Geschäftsplanung genutzt werden.“

Nach einem kürzlich veröffentlichten Bericht von Sage investieren kleine und mittlere Unternehmen weltweit im Durchschnitt 146 Tage und rund 55.000 Euro in Verwaltungsaufgaben. Es liegt auf der Hand, dass eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands dank Automatisierung erhebliche Wettbewerbsvorteile mit sich bringen kann. Wenn Sie nicht so viel Zeit für die manuelle Dateneingabe aufwenden müssen, haben Sie mehr Zeit, darüber nachzudenken, welche Geschäftsentscheidungen diese Daten nahelegen. Gleichzeitig behalten Sie die Benutzeraktivitäten im Auge und profitieren von optimierten Prozessen und einfacherer Zusammenarbeit.

Tipp 2: Geschicktes Delegieren

Möglicherweise gefällt Ihren Kollegen die Idee, Geschäftsentscheidungen künftig verstärkt auf Datenbasis zu treffen. Doch ihre Begeisterung könnte schnell verfliegen, wenn sie nicht auf die Daten zugreifen können, die sie für eine strategischere Denk- und Arbeitsweise benötigen.

„Unsere Gesellschaft wird zunehmend transparenter“, bemerkt Reader. „Daten werden heute vermehrt offengelegt. Unternehmen jeder Art und Größenordnung geben ihren Mitarbeitern Einblick in interne Vorgänge.“

Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter hat in einer Stunde eine Besprechung. Er möchte einen Bericht vorlegen, aus dem hervorgeht, wie hoch der mit einem Neuprodukt erzielte Gewinn im Vergleich zum Zeitaufwand für dessen Verkauf ausfällt. Doch bis die Buchhaltung Zeit hat, den Bericht zu erstellen, die Daten visuell aufzubereiten und ihm die Informationen zuzusenden, ist die Besprechung bereits vorüber. Alle Geschäftsentscheidungen sind getroffen und das Buchhaltungsteam hat Zeit verschwendet, die es besser in die strategische Analyse investiert hätte.

Nicht ohne Grund gewähren laut Aberdeen 70 % aller führenden Unternehmen ihren Benutzern in gewissem Umfang Datenzugriffsrechte.

„Ein gutes Finanzsystem bietet die Möglichkeit, ausgewählten Benutzern, Zugriff auf ausgewählte Daten zu erteilen“, führt Reader weiter aus. „Schaffen Sie eine Infrastruktur, die Probleme von vornherein verhindert, und entwickeln Sie eine Vertrauenskultur.“

Entscheidend ist, dass jeder zum gewünschten Zeitpunkt problemlos auf die gewünschten Daten zugreifen kann. Moderne Buchhaltungslösungen bieten beispielsweise die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben nur für ausgewählte Personen freizuschalten. Diese können die erforderlichen Daten hochladen (z. B. Belege ihrer Auslagen) und die benötigten Informationen herunterladen (z. B. Verkaufsberichte oder Bestätigungen für beglichene Rechnungen), ohne Zugriff auf das gesamte System zu haben.

Dadurch müssen Sie weniger Daten eingeben und Ihre Mitarbeiter verfügen dennoch über die notwendigen Informationen und Steuerungsmöglichkeiten, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Weitere nützliche Artikel für bessere Geschäftsentscheidungen

In der kommenden Woche, am 10. September 2020, geht es mit den Experten-Tipps unserer kleinen Serie weiter. Dann folgt: So können Sie intelligentere Geschäftsentscheidungen treffen (Teil 2/2).

Bis dahin ist sicher auch dieser Beitrag zum Thema für Sie von Interesse: Tipps für intelligentere Geschäftsentscheidungen.