Recht, Steuern und Finanzen

So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt – 6 einfache Tricks

Nach seinem Abschluss des MBA in Australien arbeitete Oliver König 8 Jahre in den Bereichen Business-Development-, Marketing- und Alliance-Management im internationalen Umfeld der ICT-Branche. Anschließend war er bis 2021 bei Sage tätig.

22. Oktober 2020 4 Minuten zu lesen

Viele Menschen schreckt schon die Vorstellung ab, offene Rechnungen eintreiben zu müssen. Es ist eine Gratwanderung, das Thema so anzusprechen, dass der Kunde zahlt und die Geschäftsbeziehung trotzdem keinen Schaden davonträgt.

Es gibt einige bewährte Taktiken. Manche davon können Sie sogar schon vor dem Rechnungsversand einsetzen, um unangenehme Gespräche im Nachhinein zu vermeiden.

Folgende 6 Tipps helfen Ihnen, den Zahlungseingang Ihrer Kunden zu beschleunigen.

1. Vollständigkeit der Angaben in Rechnungen sicherstellen

Dazu gehören, sofern vorhanden:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Bestellnummer
Preisangaben
Bestellmenge und Beschreibung der Artikel
Zahlungsbedingungen
Datum der Leistungserbringung
Vollständiger Name und Anschriften von Kunden und Zulieferer.

Das Fehlen von Formalien auf Rechnungen ist einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Wenn Sie dem Kunden alle benötigten Informationen zur Verfügung stellen, muss er nicht extra bei Ihnen nachfragen.

2. Vollständige Kontodaten in allen Rechnungen und anderen Geschäftsschreiben einfügen

Das sind die internationale Bankkontonummer (IBAN) und der BIC bzw. SWIFT-Code Ihrer Bank. Falls Sie weitere Zahlungsmodalitäten wie PayPal (E-Mail-Adresse angeben), Kreditkartenzahlung per Telefon oder Ähnliches anbieten, listen Sie diese ebenfalls zusammen mit den notwendigen Angaben (z. B. E Mail-Adresse) auf.

Versuchen Sie, den Kunden die Bezahlung so einfach wie möglich zu machen. Wenn sie den Bezahlvorgang unterbrechen müssen, um erst einmal mühsam nach Ihren Kontodaten oder anderen Angaben zu suchen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit der Bezahlung.

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3. Rechtzeitig zum Telefon greifen und Kunden kontaktieren

Bei größeren Rechnungsbeträgen rufen Sie den Kunden eine Woche nach Rechnungsversand kurz an, um sicherzustellen, dass die Rechnung auch angekommen ist und es keine Diskrepanzen gibt. Natürlich sind alle Rechnungen wichtig und sollten rechtzeitig bezahlt werden. Bei größeren Beträgen ist eine persönliche Nachfassung jedoch angebracht.

Wenn Sie erst nach Ablauf der Zahlungsfrist anrufen und dann herausfinden, dass die Rechnung nicht angekommen ist oder Fehler enthält, haben Sie möglicherweise den Zahlungslauf verpasst und erhalten Ihr Geld erst einen Monat später. Erwarten Sie nicht, dass Ihre Kunden Sie anrufen, um Sie über Fehler zu informieren oder um eine Rechnung zu bitten – das geschieht im seltensten Fall.

4. Telefongespräche und Reaktionen dokumentieren

Notieren Sie sich das Datum, die Uhrzeit, den Namen Ihres Gesprächspartners und seine Reaktion. Vor allem beim ersten Anruf eine Woche nach Rechnungsversand. Ich habe festgestellt, dass das äußerst nützlich ist in Fällen, in denen ich noch einmal anrufen muss und ein anderer Grund für den Zahlungsverzug angegeben wird. So kann ich meinem Gesprächspartner das Datum und den Inhalt des ersten Gesprächs nennen.

Wenn Kunden wissen, dass ich ein wachsames Auge auf den Zahlungseingang habe, tendieren sie dazu, meine Rechnungen zuverlässiger zu begleichen. Ich verwende dafür eine Excel-Tabelle, weil ich mir damit rasch einen Überblick verschaffen kann. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Tools mit Notizfunktion, beispielsweise CRM Systeme oder Buchhaltungssoftware.

5. Rechnungsdatum anpassen

Wenn Sie immer am Ersten eines Monats Rechnungen versenden, geben Sie als Rechnungsdatum den Tag davor an. Dadurch fällt die Rechnung in den Vormonat. Unternehmen, die Rechnungen standardmäßig 30 Tage nach Ende des Monats bezahlen, in den das Rechnungsdatum fällt, begleichen die Rechnung dann meist einen Monat früher als sonst.

Sie würden eine auf den 1. April datierte Rechnung zum Beispiel Ende Mai begleichen, eine auf den 31. März datierte jedoch bereits Ende April. Auch wenn Ihre Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, bezahlt die Mehrheit der Unternehmen einfach entsprechend ihrem 30 tägigen Zahlungslauf.

Legen Sie die Zahlungsbedingungen unbedingt vorab fest. Ansonsten laufen Sie Gefahr, teilweise Zahlungsziele von bis zu 60 Tagen netto in Kauf nehmen zu müssen. In einem solchen Fall würde die Rechnung erst 90 Tage nach dem Rechnungsdatum beglichen. Daher ist dieser Punkt so wichtig.

Die Anpassung des Rechnungsdatums kann dazu beitragen, dass Sie Ihr Geld rechtzeitig erhalten.

6. Unbezahlte Rechnungen? Kein Thema mehr!

Durch die elektronische und automatisierte Rechnungserstellung lassen sich die häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen praktisch aushebeln.

Eine Buchhaltungssoftware mit Offene-Posten- und Bezahlfunktionen erleichtert die Verwaltung der Zahlungen erheblich und macht den Bezahlvorgang einfacher für Ihre Kunden. Das bedeutet, dass sich Zahlungen an Ihr Unternehmen deutlich schneller abwickeln lassen, so dass Sie Ihr Geld schneller erhalten.