Steuerliche Außenprüfung: Prüfungsmethoden des Finanzamts

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – so lautet auch die Devise des Finanzamts. Was die steuerliche Außenprüfung in Unternehmen angeht, setzen die Prüfer daher auf automationsgestützte quantitative Prüfungsmethoden. Diese nutzen sie zur Verprobung der Besteuerungsgrundlagen und für die Plausibilitätsprüfung. So lassen sich Prüffelder unter Risikogesichtspunkten erkennen. Im Fall von Auffälligkeiten liefern die eingesetzten Methoden schließlich den Anlass, die Ursachen durch weitere Prüfungshandlungen aufzudecken.

Einsatz der automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden

Ergänzend zu automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden greift das Finanzamt für die steuerliche Außenprüfung auf Schätzungsmethoden zurück. Welche Methoden dabei konkret eingesetzt werden können, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben zusammengestellt. Diese Aufstellung ist jedoch ausdrücklich nicht abschließend. Bei Bedarf können weitere Prüfungsmethoden zum Einsatz kommen.

Die Datenlage und das Analyseziel bestimmen, welche der quantitativen Prüfungsmethoden die Außenprüfer einsetzen. Dabei konkurrieren die Methoden nicht miteinander, sondern ergänzen sich gegenseitig. Das bedeutet: Die Finanzbehörde kann auch mehrere im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung einsetzen. Unterstützend kommt die visualisierende Betrachtung hinzu.

Die quantitativen Prüfungsmethoden für die steuerliche Außenprüfung

Zu den quantitativen Prüfungsmethoden für die steuerliche Außenprüfung gehören die Zeitreihenanalyse – der sogenannte Zeitreihenvergleich, die Ziffernanalyse, die Struktur- und Verteilungsanalyse, die summarische Risikoprüfung sowie das Stichprobenverfahren. Bei der Zeitreihenanalyse werden die Daten in einem Diagramm entlang einer Zeitachse eingetragen. Auf diese Weise können die Prüfer historische Entwicklungen und Zusammenhänge von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eines Unternehmens leichter erkennen. Mögliche Ursachen für Ausreißer sollten die Verantwortlichen erklären und begründen können. Ansonsten liefern diese den Anlass für Anpassungen oder weitere Analysen durch die Prüfer.

Bei Bargeldumsätzen greift das Finanzamt auf die Ziffernanalyse zurück. Sie zeigt die Zahlenstruktur von Daten auf, sodass über die Analyse von Ziffernhäufigkeiten Manipulationen auffallen können. Dies stützt sich auf die Erkenntnis, dass Unternehmen bei manipulierten Buchungen oft Zahlenmuster oder Lieblingszahlen verwenden. Betriebliche Besonderheiten lassen sich dabei meist gut durch mathematische Überlegungen oder eine Struktur- und Verteilungsanalyse ausschließen. Bei dieser Analysemethode werden die Daten nach Klassen sortiert und ausgewertet. Mögliche Unregelmäßigkeiten werden dabei durch den Vergleich zwischen der aufgetretenen Verteilung und der erwarteten aufgedeckt. In einem solchen Fall hat das Unternehmen weitere Untersuchungen durch das Finanzamt zu erwarten.

Die summarische Risikoprüfung (SRP) ist schließlich ein System, das einzelne quantitative Prüfungsmethoden in systematischen Prüfungen miteinander verknüpft. Dies sind vor allem der Zeitreihenvergleich, die Ziffernanalyse sowie die Struktur- und Verteilungsanalyse. Die Verknüpfung erfolgt mit Hilfe von IT-gestützte Vorlagen. Prüfer nutzen die SRP, um sich eine grobe Übersicht zu verschaffen oder auch zur gezielten Untersuchung auffälliger Einzelsachverhalte. Auf das Stichprobenverfahren greifen sie dagegen zurück, um die Richtigkeit und Plausibilität von Daten zu prüfen. Mithilfe von statistischen Methoden wird dabei eine zufällig ausgewählte Teilmenge von Daten analysiert. Für Unternehmen, die in ihrem Geschäftsverlauf Unregelmäßigkeiten aufweisen, bedeutet das: Die Prüfer werden weitere Analysen veranlassen. Abschließend können sie die fälligen Steuern auf Basis ihrer Daten neu festsetzen. 

Eingesetzte Schätzungsmethoden

Als Schätzungsmethoden bei der steuerlichen Außenprüfung nutzen die Außenprüfer die zeitreihenbasierte Schätzung, die Quantilschätzung und die Schätzung nach Monetary Unit Sampling (MUS). Ziel dieser Methoden ist die möglichst genaue Feststellung des Sachverhalts. Ihr Einsatz erfolgt im Anschluss an die Verprobung mit automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden. Welche Schätzungsmethode eingesetzt wird, hängt vom Einzelfall ab und wird vom Finanzamt festgelegt.

Grundlage der zeitreihenbasierten Schätzung sind Ergebnisse von Zeitreihenanalysen. Dabei nutzt die Methode betriebsinterne Daten und kann so die jeweiligen Besonderheiten berücksichtigen. Die Quantilschätzung basiert auf betriebswirtschaftlichen und statistischen Standardwerkzeugen. Vor der Feststellung des Schätzwertes werden Ausreißer dabei großzügig aus der Datenbasis entfernt. Ausgangsgrößen sind die monatlichen Rohgewinnaufschlagssätze und der Wareneinsatz. Können bei der Überprüfung aufgedeckte Fehler in einem Prüffeld nicht identifiziert werden, nutzen die Prüfer schließlich die Schätzung nach MUS. Diese Methode ermöglicht es ihnen, den Fehleranteil der Stichprobe auf die Gesamtdaten hochzurechnen. Als Folge droht dem Unternehmen, dass Steuern auf Basis der Prüfungsdaten neu festgesetzt wird.

Folgen bei Auffälligkeiten in der steuerlichen Außenprüfung

Auf die Schätzungsmethoden greifen Außenprüfer zurück, wenn das Ergebnis einer ersten Prüfung mithilfe der automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden Unstimmigkeiten zeigt. Dieses Vorgehen wurde in der Vergangenheit bereits mehrfach richterlich bestätigt. Dabei hatte die steuerliche Außenprüfung Fälle von formell und materiell falscher Buchhaltung aufgedeckt. Als besonders anfällig für diese Problematik haben sich bisher vor allem bargeldintensive Geschäfte erwiesen.

Für alle Branchen gilt jedoch gleichermaßen, dass die Prüfbarkeit der Buchführung sowie von steuerrelevanten Geschäftsdaten jederzeit gesichert sein muss. Selbst kleine Nachlässigkeiten können ein Unternehmen in schlechtes Licht rücken. Lassen Auffälligkeiten sich allerdings glaubhaft mit betrieblichen Ursachen begründen, berücksichtigt das Finanzamt dies entsprechend. In anderen Fällen werden die sachliche Richtigkeit und die Buchführung beanstandet.

Grundsätzlich können Außenprüfer die Schätzungsmethoden auch bei einer gesicherten Datenlage anwenden. Dies geschieht meist zur Plausibilitätsprüfung von Massendaten. Auch Auffälligkeiten in Bezug auf Prüfungsschwerpunkte sollen auf diese Weise aufgedeckt werden. Besonders aufmerksam sollten Unternehmen allerdings werden, wenn die Prüfer abschließend mit den Ergebnissen der automationsgestützten quantitativen Prüfung argumentieren. Sind sie bei Einsatz der Prüfverfahren von falschen Annahmen ausgegangen, ist die statistisch hergeleitete Feststellung unbedingt zu widerlegen. Nur so lassen sich nachteilige Folgen für das Unternehmen abwenden.