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Von analog zu digital: Dokumentenmanagement statt Papierkram

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Die Arbeit mit Papierdokumenten – gewohnt, vertraut, man hat etwas in der Hand. Und manchmal erwischt man sogar Kollegen oder sich selbst dabei, e-Mails auszudrucken. Nur was man in den Händen hält, ist wirklich da, oder? Digitalisierung ist nicht einfach. Es ist aber notwendig. Auch der Einsatz von Systemen zum digitalen Dokumentenmanagement lohnt sich für alle. Und er ist ein guter Anfang. Es ist an der Zeit, analoge Prozesse zu digitalisieren und Hemmungen gezielt abzubauen.

Digitales Dokumentenmanagement

An seinem Homeoffice-Tag möchte der Vertriebsmitarbeiter an seinem Projekt vom Vortrag weiterarbeiten. Als er merkt, dass er seine Unterlagen im Büro vergessen hat, lässt er sich diese einscannen und mailen. Wertvolle Zeit vergeht. Beim Blick in den Projektplan fällt ihm dann auf, dass Angaben geändert wurden. Von wem und aus welchem Grund – das ist für ihn nicht rasch nachzuvollziehen.

Leitfaden Dokumenten-Management-System

Mit DMS einen wichtigen Schritt in die Digitalisierung gehen

  • Für wen eignet sich DMS?
  • Wie funktioniert elektronisches DMS?
  • Integration in bestehende Systeme
  • Kosteneinsparungen
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Organisation ist alles – Zeit für ECM und DMS

Solche Situationen sind es, die den Einsatz von Enterprise Content Management (ECM) unabdingbar machen. Dieses umfasst „die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“, so der Branchenverband AIIM International. Bei ECM geht es sowohl um strukturierte Inhalte wie Rechnungen oder Verträge, als auch um wenig strukturierte Inhalte wie E-Mails, Fachartikel oder Notizen. ECM-Lösungen bilden Prozesse rund um Dokumente jeder Art transparent ab. Dank integrierter Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als Teil von ECM herrscht kein Papier- und Dateichaos mehr – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit DMS finden, bearbeiten und koordinieren Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente aller Art schnell und standortunabhängig. Das spart nicht nur erheblich Zeit, sondern erhöht die Arbeitsqualität und -zufriedenheit durch die hohe Transparenz der Dokumentenprozesse. Zusätzliche kollaborative Features steigern die Effizienz von Teamwork und Geschäftsprozessen. Das macht Unternehmen nachhaltig wettbewerbsfähiger.

Auf den Punkt: Was können Dokumentenmanagement Systeme?

  • Kritische Geschäftsprozesse schnell und agil gestalten
  • Geschäftsprozesse digitalisieren
  • Rechtssicherheit (DSGVO; GoBD) schaffen
  • Neue Form von Kollaboration und Teamwork ermöglichen
  • Schnelles Auffinden und Bearbeiten von Dokumenten ermöglichen
  • Transparente Workflows schaffen
  • Zugriff von allen Geräten ermöglichen
  • Übersicht über alle Bearbeitungsschritte richtiger Reihenfolge geben

Mittelstand oft noch zurückhaltend

Laut KYOCERA Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ wünschen sich 39 Prozent der Arbeitnehmer eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit und etwa 29 Prozent einen leichteren Zugriff auf Unternehmensdaten. Aber nur 11 Prozent der Mittelständler setzen ein zentrales ECM ein – so die 2017 erschienene Studie „Auf dem Weg zum Digital Office – ECM im Mittelstand“ vom Bitkom-Kompetenzbereich ECM. Auffällig: Bei Großunternehmen sind es stolze 90 Prozent. Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen möchte in nächster Zeit Investitionen tätigen, doch oft mangelt es noch am nötigen digitalen Drive. Woran liegt das?

Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Zurückhaltung in Sachen ECM. Die Bitkom-Studie führt die klassischen Werte des Mittelstandes – Bodenständigkeit, Pragmatismus und eine kritische Sicht auf IT-Investitionen – als einen Grund dafür auf. Weiter fürchten kleine und mittelständische Unternehmen oft hohe Projektinvestitionen in Funktionen, für die sie gar keine Verwendung haben. Auch der Implementierungs- und Beratungsaufwand für die Software schreckt sie ab. Ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist die Hemmung durch Geschäftsführer, die im Gegensatz zu Mitarbeitern aus Buchhaltung, Vertrieb oder Finanzen grundsätzlich seltener ECM benutzen, aber gleichzeitig über deren Anschaffung entscheiden sollen.

DMS geht Herausforderungen des Mittelstandes an

Um Hemmungen aktiv abzubauen, lohnt sich ein Blick darauf, was ECM und speziell DMS leisten kann – besonders in Hinblick auf die spezifischen Herausforderungen mittelständischer Unternehmen.

Herausforderung 1: Kostendruck und Investitionen

  • Gerade kleine Unternehmen stehen oft unter starkem Kostendruck. Das kann Grund zur Nicht-Anschaffung, genauso aber Motivation zur Anschaffung von DMS sein. Durch die Software beschränken sich administrative Aufgaben auf ein Minimum. Das effiziente Ablegen und Abrufen von Dokumenten spart Kosten, sodass sich DMS in kürzester Zeit rechnet und als nachhaltige Investition in die Zukunft dient.

Herausforderung 2: Komplexität moderner IT-Systeme

  • Dem Mittelstand fehlt es mitunter an tiefergehendem IT-Know-how. Genau hier kann DMS punkten. Vorkonfigurierte Szenarien und Module wie E-Mail-Archivierung oder Personal Management machen das Handling leicht.

Herausforderung 3: Sicherheit und Rechtskonformität

  • Besonders für kleine Unternehmen ist es oftmals schwer, den Überblick über alle gesetzlichen Regelungen zu behalten. DMS hilft dabei, Stolpersteine beispielsweise zur Datensicherheit (wie etwa DSGVO) zu vermeiden und ist revisionssicher. Außerdem verlangt die Gesetzgebung seit 2017 nach lückenloser Nachweispflicht (GoBD), die DMS garantiert

In unserem vorangegangenen Blogbeitrag können Sie noch mal nachlesen, weshalb DMS sich nicht nur für große Unternehmen lohnt.

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