Wett­bewerb um Fachkräfte für Kommunen: Digitale HR-Verwal­tung macht Kommunen agiler

Viele Kommunen, Stadt- und Gemeindeverwaltungen stehen vor großen Herausforderungen: der demografische Wandel und der Fachkräftemangel. Bis 2030 fehlen dem öffentlichen Dienst bis zu 816.000 Mitarbeiter. Das hat die Unternehmensberatung PricewaterhouseCoopers berechnet. Während der Bund wegen seiner attraktiven Angebote wohl geringere Probleme haben würde, wären die Länder und Gemeinden allein aufgrund ihrer quantitativ höheren Nachfrage besonders betroffen. Aktuell ist nach Erhebungen von Destatis über die Hälfte der Angestellten über 45 Jahre alt. Diese zu ersetzen, ist auch wegen der steigenden Konkurrenz um Fachkräfte durch die Wirtschaft und freigemeinnützige Träger fast unmöglich. In dieser Situation sollten die kommunalen Verwaltungen die Prozesse ihrer Personalabteilungen optimieren und ihre Strukturen flexibilisieren. Ein zentraler Strategieansatz dafür ist die Digitalisierung der Personalarbeit.

Ganzheitliches und präventives Personalmanagement

Die Arbeits- und Lebenswelt ist im Umbruch, der Ruf nach Flexibilisierung erschallt auch in Gemeindeverwaltungen. Die Mitarbeiter erwarten flexible Arbeitszeiten für ihre Work-Life-Balance sowie einen modernen Arbeitsplatz, der mit mobilen Endgeräten auch mal ins Homeoffice verlegt werden kann. Zudem erwarten Mitarbeiter, dass Personaler ihre Angelegenheiten schnell und nachvollziehbar erledigen.

Damit verändern sich auch die Anforderungen an die Personalverantwortlichen in Kommunen:

• Sie sollten ein zielgruppenorientiertes Management der Vielfalt und lebensphasenorientiertes Arbeiten ermöglichen.
• Personalmarketing, Personalplanung, Personalgewinnung sowie Personalentwicklung und -qualifizierung sind zu gewährleisten.
• Gerade jungen Kandidaten müssen Karriereperspektiven aufgezeigt werden, um im Wettbewerb mit der freien Wirtschaft gute Fachkräfte für Kommunen rekrutieren zu können.
• Auch gilt es, die Mitarbeiterbindung zu intensivieren, um die Fluktuation einzudämmen und wechselwillige Mitarbeiter frühzeitig zu identifizieren und wieder für die Arbeit zu motivieren.

Ein weiteres Thema ist das betriebliche Gesundheitsmanagement. Gerade ältere Mitarbeiter sind durch Präventionsangebote zur Gesundheitsförderung vor der Frühverrentung zu bewahren, und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter ist insgesamt zu erhalten. Mit den klassischen analogen Instrumenten ist eine ganzheitliche und präventive Personalarbeit nicht zu leisten. Dafür brauchen kommunale Personaler Instrumente, die es heute nur in digitalen und zukunftsorientierten HR-Lösungen gibt.

Strategisches Personalmarketing funktioniert nur noch digital

Ein strategisches Personalmanagement und erst recht Personalgewinnung sind heute nur noch mit digitalen Strukturen effektiv zu bewerkstelligen. Längst etabliert haben sich digitale Personalgewinnungsmethoden. Kommunale Verwaltungen müssen Bewerber über diese digitalen Kommunikationswege erreichen und darüber mit ihnen kommunizieren. Dabei sollten sie auch berücksichtigen, dass viele potentielle Fachkräfte für Kommunen nur noch über mobile Endgeräte interagieren.

Auch die Pflege und die Profilierung der Arbeitgebermarke über Online-Jobbörsen müssen nachhaltig aufgebaut werden, um im Wettbewerb zu bestehen. Die vielfältigen und attraktiven Aufgaben kommunaler Arbeitgeber müssen künftig auch Quereinsteiger adressieren und wechselwillige Kandidaten ansprechen. Für diesen Kulturwandel brauchen kommunale Arbeitgeber moderne Prozesse und Technologien. Sie müssen mit geeigneten HR-Kennzahlen arbeiten, die neben den technischen auch die soziokulturellen Aspekte der Digitalisierung und die Folgen für ihre Mitarbeiterbindung berücksichtigen.

Das eröffnet kommunalen Arbeitgebern die Chance, guten Mitarbeitern frühzeitig Anreize zu geben, damit sie ihren Arbeitgeberwechsel überdenken. Neben einem attraktiven Arbeitsplatz erwarten Mitarbeiter auch ein effektives Management aller Personalfragen durch Digitalisierung der Zeitwirtschaft mit Zeitkonten und vereinfachter Arbeitszeiterfassung, digitale Personalabrechnung und Urlaubsanträge per Klick sowie Self-Services für Mitarbeiter und vieles anderes mehr. Für die kommunale HR-Arbeit besteht deshalb in der Digitalisierung ein enormes Potenzial, um ihre Prozesse einerseits qualitativ zu verbessern und sich gleichzeitig bei knappen Ressourcen als gefragter Arbeitgeber zu positionieren.

Konzentration auf das Wesentliche durch Automatisierung der Standards

Softwareanwendungen für moderne Personalarbeit sind heute dem analogen und selbstgestrickten Personalmanagement weit überlegen. Sie entlasten die kommunale Personalarbeit im Tagesgeschäft und senken den Verwaltungsaufwand durch optimierte, digitale und datenschutzkonforme Prozesse. Dadurch können sich kommunale Personaler auf Bereiche wie Organisationsentwicklung und Veränderungsmanagement konzentrieren. Vor allem können Personaler mit einer HR-Lösung von Sage schneller auf potentielle Fachkräfte für Kommunen reagieren, ihre internen Prozesse agiler gestalten und durch moderne Strukturen auch die Mitarbeiterbindung stärken.