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Zum neuen Jahr: Das muss Ihre Buchhaltung können!

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Alles wird digital, das heißt: Unternehmen werden immer abhängiger von der Leistung ihrer Buchhaltungslösung. Hand aufs Herz – kann Ihre Buchhaltungssoftware, was Sie wollen? Oder sind Wünsche offen? Beschweren sich Mitarbeiter immer wieder über mangelnde Performance, fehlende Funktionen und eine Oberfläche, die man nicht auf Anhieb versteht? Lassen sich beispielsweise Angebote mit Textbausteinen leicht erstellen und aus der Software heraus versenden? Ist die Adresse des Kunden mit einem Klick eingefügt, inklusive Umsatzsteuer-ID? Wenn Wünsche offen sind, ist der Jahreswechsel die ideale Zeit, um eine neue Buchhaltungslösung zu implementieren. 

Eine Cloud spart eigene Server

Ein Wechsel der Software ist oft einfacher, als man denkt. Die Daten lassen sich in der Regel über eine Schnittstelle oder CSV-Datei leicht aus dem vorhandenen System exportieren und in ein Neues importieren. Das ist oftmals übers Wochenende gemacht, so dass der laufende Betrieb nicht unter dem Wechsel leidet. Auch Server brauchen Sie nicht zwingend: Die Software und Daten können in der Cloud laufen – sicher im deutschen Rechenzentrum und stets mit Backup – und Sie brauchen nicht in Hardware zu investieren. Ganz im Gegenteil: Sollten Sie eine eigene Lösung auf eigenen Servern betreiben, können Sie die Hardware verkaufen und sich Entwicklungskosten fortan sparen. 

Welche Funktionen sollen es sein?

Wenn Sie nun ein paar Bedenken weniger haben, lohnt es sich über Funktionen der neuen Software nachzudenken: Was benötigen Sie wirklich? Die Software soll Ihre Bedürfnisse erfüllen und nicht andersherum. Machen Sie sich klar, was die Software leisten soll: 

Kann Ihre Buchhaltungslösung die Anforderungen zum Jahreswechsel umsetzen? Seien Sie ehrlich zu sich selbst. 

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Gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung digitaler Belege 

Egal wie groß Ihr Unternehmen ist, Sie unterliegen einigen gesetzlichen Verpflichtungen.​ Die Finanzverwaltung hat eine Neufassung der Richtlinie für die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) vorgenommen, die verbindlich für alle Unternehmen gilt. In der grundlegenden Überarbeitung wurden die technischen IT-Gegebenheiten betrachtet, so dass jetzt eine höhere Rechtssicherheit und Klarheit für die aktuelle Unternehmensrealität besteht. 

Sollten bei einer steuerrechtlichen Prüfung die digitalen Belege nicht anerkannt werden, weil sie z.B. nicht GoBD konform behandelt wurden, dann kann es teuer werden! Halten Sie sich daher an die Regeln zur digitalen Archivierung: 

  1. Vollständigkeit:
    Digitale Dokumente müssen lückenlos und verlustfrei aufbewahrt werden 
  2. Nachvollziehbarkeit:
    Sicherstellung der Versionierung, damit der ursprüngliche Zustand und die zeitliche Abfolge von Änderungen nachvollziehbar sind 
  3. Verfügbarkeit:
    Zeitgerechte Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen sowie Lesbarkeit von digitalen Dokumenten 
  4. Unveränderbarkeit:
    Sicherstellung, dass digitale Dokumente nicht mehr verändert werden, sondern versioniert 
  5. Richtigkeit:
    Bildliche und textliche Übereinstimmung sowie eindeutige Indexierung zur zeitlichen und sachlichen Einordnung

Neufassung der GoBD zum Mobilen Scannen und Nutzung von Cloud-Diensten 

Durch die Neufassung der GoBD wird das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Die bildliche Erfassung durch mobile Geräte ist im Ausland nun ebenfalls zulässig und das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist ebenfalls möglich. 

In Randziffer 20 der GoBD werden ausdrücklich Cloud-Dienste als Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen, so dass Steuerpflichtige sowohl eigene Hardware bzw. Software, Cloud-Dienste oder eine Kombination aus stationären und digitalen Systemen betreiben können. Mit dieser GoBD-Erweiterung reagiert die Finanzbehörde auf die rasant vorschreitende technische Entwicklung, die nicht zuletzt durch die Auswirkungen der Pandemie immer mehr an Fahrt aufnimmt.  

Es ist zu erwarten, dass solche Änderungen und Ergänzungen der GoBD auch weiterhin regelmäßig erfolgen werden. Die Auswirkungen der Digitalisierung betreffen hierbei nicht nur die Buchhaltung, sondern auch elektronische Aufzeichnungspflichten für Kassensysteme (Kassensicherungsverordnung), die Lohnabrechnung oder die Warenwirtschaft. 

Weitere Informationen darüber, wie Sie ihre Finanzbuchhaltung optimieren, finden Sie hier. Erfahren Sie im Detail, welche Software für Ihre Zwecke geeignet ist und was Sie beachten müssen.

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