Zurück ins Office? – Wie der Neustart gelingen kann

Am 20. März 2022 läuft die Homeoffice-Pflicht aus. Für viele Arbeitnehmer bedeutet das ein Ende des mobilen Arbeitens. Doch der Ruf nach mehr Flexibilität am Arbeitsplatz wird lauter. Laut einer Studie des Bayerischen Forschungsinstitutes für digitale Transformation wünschten sich im Mai 2021 zuletzt 55 Prozent der Befragten, auch nach der Pandemie von zuhause arbeiten zu können. 72 Prozent ist bei der Suche eines neuen Arbeitgebers wichtig, dass er Möglichkeiten zu mobilem Arbeiten anbietet. Ein Umdenken ist also notwendig. Für HR und Führungskräfte lohnt sich ein Blick auf auf Trends in der Arbeitswelt und anschließend auf die eigenen Strukturen. Es sind hybride Konzepte, die sich zunehmend bewähren. Aber diese passen nicht immer – das richtige Modell muss das Unternehmen zunächst für sich ausloten. Führungskräfte und HR stehen vor einer großen, aber spannenden Herausforderung.

Zurück ins Büro…

Die Pandemie hat eines sehr deutlich gemacht: Mitarbeiter können von zuhause genauso effektiv sein wie vor Ort im Büro – oder sogar effektiver. Viele sehen die Möglichkeit zur freien Zeiteinteilung als Vorteil und können sich zuhause besser konzentrieren. Für Führungskräfte kann eine Umstellung auf mobile und flexible Arbeitsweisen aber herausfordernd sein. Der persönliche Kontakt ist wichtig, auch um die Stimmung innerhalb der Belegschaft einschätzen zu können. Außerdem passt nicht jedes Arbeitsmodell zum eigenen Unternehmen und nicht alle können Arbeit von zuhause auch weiterhin anbieten. Bei vielen kleinen und mittelständischen Betrieben kommt es daher jetzt zu einer großen Rückwanderung ins Büro. Das kann sich für die Mitarbeiter zunächst ungewohnt anfühlen oder zu Frust führen. Hier ist die Personalabteilung gefragt: Als kommunikative Schnittstelle zwischen Führungsetage und Belegschaft können HR-Experten diesem Unmut vorbeugen. Das gelingt, indem sie die Emotionen und Herausforderungen, die für Mitarbeiter mit der erneuten Umstellung einhergehen, ernstnehmen. Die lange Zeit der Homeoffice-Pflicht während der Pandemie kann zu einer Entfremdung innerhalb der Belegschaft geführt haben. So stellt etwa Liz Fosslien, Expertin für Emotionen am Arbeitsplatz, im Manager Magazin einen Sechs-Schritte-Plan vor, der Führungskräften hilft, mit dieser Entfremdung umgehen. Zu ihren Praxistipps zählen zum Beispiel Vier-Augen-Gespräche zwischen den Mitarbeitern, erprobte Übungen, um individuelle Fähigkeiten zu fördern, oder auch konkrete und langfristige Zielsetzungen für Teams, die diese dann in Etappen eigenverantwortlich organisieren.

… oder doch flexibel bleiben?

Eine Rückkehr ins Büro ist also herausfordernd, aber mittels sensibler Kommunikation umsetzbar. Nichtsdestotrotz liegen die Vorteile von Homeoffice und flexibler Arbeit auf der Hand: deutlich zufriedenere und produktivere Arbeitnehmer. Das war in einer bereits 2020 durchgeführten Bitkom-Studie die größte Erkenntnis. Sofern es dem Unternehmen möglich ist, ist es also ratsam, auch nach der Pandemie an flexiblen Arbeitsweisen festzuhalten und diese sogar noch auszubauen und zu festigen.

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Diese Unternehmen machen es vor

Dass große Unternehmen diesen Wandel bereits sehr ernst nehmen, lässt sich aktuell vielerorts beobachten – dazu muss man nicht direkt ins Silicon Valley schauen. So plant zum Beispiel die OTTO Group ein hybrides Arbeitsmodell, dessen Kern die gemeinsame Absprache der An- und Abwesenheitszeiten in den jeweiligen Abteilungen bildet. Mitarbeiter sollen dort zum Einsatz kommen, wo sie ihre Arbeitsleistung am effektivsten erbringen können, erzählt Irene Oksinoglu, Leiterin der FutureWork-Initiative bei OTTO, dem W&V-Magazin. Die generelle Präsenzpflicht solle abgeschafft werden, vorausgesetzt natürlich, dass die Arbeit von unterwegs möglich sei. Und auch traditionsreiche Unternehmen entdecken den Mehrwert von New Work für sich. Beim Sportwagenhersteller Porsche können Mitarbeiter künftig an bis zu zwölf Tagen im Monat mobil arbeiten – vor der Pandemie waren zwei Tage pro Woche möglich. Diese Beispiele zeigen nur zwei von zahlreichen möglichen Modellen flexibler Arbeit. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zählt in einer Studie allein 16 verschiedene Ansätze mit ihren Vor- und Nachteilen auf – darunter zum Beispiel Jobsharing, Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit. Welches Format zum eigenen Unternehmen passt, ist also keine einfache Entscheidung. Vor der festen Implementierung empfiehlt sich demnach eine realistische Analyse der eigenen Strukturen.

Drei Erfolgsfaktoren auf dem Weg zum flexiblen Modell

1. Prozesse festlegen, die bleiben

Die Pandemie hat den Mittelstand in Atem gehalten und zu ungeahnten Experimenten gezwungen. Jetzt, wo die Impfrate zunehmend steigt und sich die globale Situation entschärft, ist es an der Zeit für eine Bestandsaufnahme. Führungskräfte, HR und die einzelnen Abteilungen können nun gemeinsam überlegen, welche neu eingeführten Prozesse bestehen bleiben sollten und welche nicht. Als erster Schritt empfiehlt sich eine Mitarbeiterbefragung, um mehr über die Vorstellungen und Bedürfnisse der Teams zu erfahren und die anschließenden Entscheidungen auf Daten zu stützen.

2. Gemeinsame Strategie

Die Flexibilisierung der Arbeit kann einen großen Change Prozess darstellen – und Change Prozesse scheitern genau dann, wenn sie von vornherein nicht zu Ende gedacht sind oder die Mitarbeiter negativ auf den Wandel reagieren. Daher ist es besonders wichtig, den Fokus auf eine gemeinsame Gestaltung zu legen. Mithilfe von praxiserprobten Methoden wird die Herangehensweise an eine solche Strategieentwicklung konkreter. Sie unterscheiden sich zwar in ihren einzelnen Schritten, aber ähneln sich trotzdem in der Basis: Alle in der Wissenschaft diskutierten Methoden heben die Kommunikation mit den Betroffenen, also den Stakeholdern und damit allen voran den Mitarbeitern, hervor. Von besonderer Bedeutung sind außerdem eine gemeinsame Vision und das frühzeitige, aktive Einbinden aller Beteiligten.

3. Digitale Strukturen schaffen

Ohne die richtigen Tools – kein mobiles und agiles Arbeiten. Sich möglichst dezentral aufzustellen, ist daher ein Muss auf dem Weg zum flexiblen Modell. Cloud Lösungen helfen dabei, wichtige Inhalte des täglichen Geschäfts für alle sicher zugänglich zu machen, ganz egal, wo sich die Mitarbeiter befinden. Dabei ist es ratsam, den Teams die Chance zur Eingewöhnung an die neuen, digitalen Strukturen und Arbeitsweisen zu geben und die Vorteile immer wieder zu kommunizieren. So beugen Führungskräfte und HR-Experten dem Risiko vor, dass sich alte Routinen und Gewohnheiten wieder einschleichen.

Fazit: Flexibilität zahlt sich aus

Es ist an der Zeit, das Konzept „Büro“ zu überdenken. Immer mehr Unternehmen gehen jetzt am Ende der Pandemie der Frage nach, ob sie die Performance ihrer Mitarbeiter tatsächlich an Anwesenheit und Arbeitszeit messen wollen – und kommen meist zu dem Schluss, dass diese Vorstellung nicht mehr zeitgemäß ist. Hybride Modelle scheinen sich zunehmend zu bewähren. Das Office hat nun die Chance, primär ein Ort des Zusammenkommens und des Austauschs zu werden. Es muss nicht mehr der einzige Ort zum Arbeiten sein. Flexibilität auf diesem Gebiet hat sich zu einem enorm wichtigen Wettbewerbsfaktor entwickelt – die Offenheit gegenüber neuen Modellen zahlt sich also aus.