5 Gründe, warum KI die Personalverwaltung revolutionieren kann

Künstliche Intelligenz kann in vielen Bereichen eine große Hilfe sein. Einer davon ist die Personalverwaltung. Wir zeigen, wie die KI bei der Personalverwaltungssoftware viele Prozesse einfacher und effizienter macht.

KI ist derzeit in aller Munde. Das revolutionäre Werkzeug ChatGPT gilt schon als „iPhone-Moment“ der Künstlichen Intelligenz. Der Textgenerator im Chatbot-Stil hat es sogar in eine Titelgeschichte des renommierten Time Magazins geschafft und damit eine Demokratisierung von KI hervorgerufen.

ChatGPT hat aber nicht nur in Rekordzeit 100 Millionen Nutzer gewonnen, der Dienst ruft mit seinen Fähigkeiten auch zwiegespaltene Reaktionen hervor. Manche schätzen die revolutionären Fähigkeiten der Künstlichen Intelligenz als genialen Helfer, andere fürchten darum, die KI könnte ihnen ihren Job wegnehmen.

Tatsächlich revolutioniert KI die Arbeitswelt, erleichtert dabei allerdings vor allem sich wiederholende Aufgaben, die früher mühsam und zeitaufwendig waren. Die Personalverwaltung ist dabei ein Bereich, der von KI profitieren kann. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz in eine Personalverwaltungssoftware können viele Prozesse automatisiert und dadurch effizienter gestaltet werden. Im Folgenden zeigen wir, welche Aufgaben im Personalbereich durch KI einfacher werden können.

1. Zeitintensive Aufgaben automatisieren

In der Personalverwaltung fallen viele Aufgaben an, die viel Zeit und Ressourcen erfordern, aber eigentlich Routineaufgaben sind. Zum Beispiel die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Zeiterfassung, Onboarding und Gehaltsabrechnungen. Hier kann die KI helfen, indem sie diese Routineaufgaben automatisiert.

Gerade sich wiederholende Aufgaben eignen sich hervorragend für das Delegieren an die KI. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr Stunden damit verbringen müssen, Dokumente auszufüllen oder Informationen manuell einzutragen. Stattdessen kann die KI diese Aufgaben automatisch erledigen, was Zeit spart und menschliche Fehler minimiert.

2. Effizienz der Personalverwaltung steigern

Die Automatisierung von Routineaufgaben wird die Personalmitarbeiter insgesamt entlasten. Sie können sich dann besser auf die Aufgaben konzentrieren, die menschliche Qualitäten, also komplexe Entscheidungen oder das Abwägen von menschlichen Einflussfaktoren wie Empathie oder Bauchgefühl erfordern. Sie können dann beispielsweise mehr Zeit für die Suche nach den richtigen Bewerbern aufwenden. Dadurch minimiert das Personal-Team auch Fehler, die aufgrund von Überlastung oder Nachlässigkeit entstehen können.

3. Datengestützte Entscheidungen treffen

KI ist auch in der Lage, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren. Dadurch kann das Personal-Team datengestützte Entscheidungen treffen und bessere Einblicke gewinnen. Zum Beispiel kann die KI dabei helfen, die besten Kanäle für das Recruiting zu identifizieren oder Trends in der Mitarbeiterzufriedenheit zu erkennen. Die Analyse von Daten kann auch dazu beitragen, die Effektivität von HR-Programmen zu bewerten und zukünftige Entscheidungen zu verbessern.

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4. Datensicherheit in der Personalverwaltung erhöhen

In den letzten Jahren und Monaten hat sich immer wieder gezeigt, welchen enormen Schaden Datenlecks und Hackerangriffe anrichten können. Gerade Personaldaten sind sensibel und maximal schützenswert. Durch zentrale Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten können diese besser überwacht und vertrauliche Informationen besser gesichert werden. Die Cloud wird dabei oft falsch eingeschätzt: Tatsächlich sind Daten in der Cloud heute doppelt und dreifach durch Backups gesichert und werden in hochgesicherten Rechenzentren sicherer gelagert, als es auf einem On-Premise Server möglich wäre, der im Unternehmen steht. KI kann durch die zentrale Sicherung besser arbeiten und helfen, potenzielle Schwachstellen in der Datensicherheit zu erkennen und zu beheben.

5. Personalisierte Fortbildung

KI-Systeme können Daten über Mitarbeiter analysieren, um personalisierte Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu entwickeln. Indem die individuellen Stärken und Schwächen der Mitarbeiter berücksichtigt werden, kann man Schulungsprogramme effektiver gestalten. So werden die Stärken von Mitarbeitern besser gefördert und Wissenslücken gezielter geschlossen.

6. Mitarbeiter besser und langfristig binden

Heute geht es im Personalwesen durch den Fachkräftemangel auch im Wesentlichen darum, gute Mitarbeiter lange zu binden, um Produktivität und Qualität zu sichern. Durch die Analyse von Mitarbeiterdaten können KI-Systeme Verhaltensmuster und Vorlieben identifizieren. Dies kann dazu beitragen, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Die Personalabteilung kann gezielter auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen.

7. Risiken für Mitarbeiter minimieren

KI-Systeme können vor Risiken und Bedrohungen für die Organisation und ihre Mitarbeiter warnen. Zum Beispiel können KI-Systeme Daten über Mitarbeitergesundheit und -sicherheit sammeln und analysieren, wo es Gefahren gibt, um Krankheitsausfälle, Verletzungen und Unfälle am Arbeitsplatz zu minimieren.

Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass spezielle Schulungen für Arbeitssicherheit oder den Umgang mit Sicherheitsausrüstung wie Schutzkleidung am Arbeitsplatz angeboten werden. Es kann auch einfach Förderungsprogramme wie mehr Bewegung für Büroarbeiter empfehlen, um Ausfälle durch Rückenprobleme zu verhindern.

Fazit: KI ist auch im Personalwesen ein Gamechanger

KI mag auf den ersten Blick nicht nach einem passenden Helfer für die Personalverwaltung klingen – auf den zweiten Blick ist das Potenzial aber enorm – von der Entscheidungsfindung bis zur Mitarbeiterbindung. Eine Personalverwaltungssoftware mit integrierter KI ist somit ein wichtiger Schritt in Richtung datengetriebener und sicherer Verwaltung von Ressourcen. Somit sollten Entscheider bei der Auswahl der richtigen Personalverwaltungssoftware KI-Features nicht als Zukunftsmusik abtun, sondern als echten Gewinn in Richtung effizienterem Arbeiten bewerten.

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