5 Tipps für einen pünktlichen Zahlungseingang von Rechnungen – ohne unangenehme Mahngespräche
Wie lange brauchen Ihre Kunden, um Ihre Rechnungen zu bearbeiten und Ihre Waren und Dienstleistungen zu bezahlen? Und wie viele unangenehme Gespräche müssen Sie bis zu diesem Zeitpunkt führen? Gemäß einer von Sage durchgeführten Studie werden mehr als 1 von 10 Rechnungen zu spät bezahlt. Die Studie fand außerdem heraus, dass es überall in der […]

1. Stellen Sie Rechnungen sofort
Wenn Sie sich mit der Rechnungsstellung Zeit lassen, vermitteln Sie dem Kunden, dass Ihnen eine pünktliche Begleichung nicht wichtig ist. Zudem wird ein späterer Rechnungsversand Ihre Position sicherlich nicht stärken, insbesondere, wenn Sie beim Kunden die Zahlung anmahnen müssen. Eine Rechnung, die eher später als früher gestellt wird, kann beim Kunden auch für Verwirrung sorgen, da wegen der verstrichenen Zeit die Zuordnung der Rechnung erschwert wird. Die für die Buchhaltung zuständige Person muss möglicherweise nachforschen, auf welchen Vorgang sich die Rechnung bezieht, was die Möglichkeit einer verspäteten Begleichung noch erhöht. Wie schnell sollten Sie Ihre Rechnung versenden? Wie wäre es mit sofort? Wenn Sie eine moderne Buchhaltungslösung mit einer mobilen App einsetzen, können Sie das sogar direkt in Anwesenheit des Kunden durchführen. Sie haben gerade einen Auftrag bei Ihrem Kunden abgeschlossen oder Waren geliefert? Prima, dann erstellen und versenden Sie die Rechnung an Ort und Stelle mit einem Telefon oder Tablet und sorgen Sie dafür, dass der Kunde dies mitbekommt. So kann es im Anschluss, im Falle einer Mahnung, auch keine Unklarheiten darüber geben, ob die Rechnung bei dem Kunden eingegangen ist.Buchhaltung online durchführen – so geht das:
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2. Bieten Sie unterschiedliche Arten der Rechnungsbegleichung an
In der modernen Welt von heute sollte es selbstverständlich sein. Jede Rechnung, die Ihr Unternehmen stellt, sollte Ihren Kunden so viele Bezahloptionen wie möglich bieten. Neben der alten Methode der Banküberweisung sollten zusätzlich diese Optionen angeboten werden:- Kreditkarte,
- Überweisung,
- PayPal, Stripe,
- Apple Pay oder Google Pay.
3. Haben Sie stets im Blick, ob Ihre Rechnungen beglichen sind
Moderne Buchhaltungssoftware enthält Funktionen, die einen automatischen Kontenabgleich ermöglichen. Damit haben Sie ohne großen Zeitaufwand Ihre Bank- sowie Onlinekonten unter Kontrolle und behalten mit Lösungen, wie Sage 50 Connected, auch Ihre PayPal- oder Stripe-Zahlungen stets im Blick. Ohne den zusätzlichen Zeitaufwand des manuellen Kontenabgleichs jedes einzelnen Kontos können Sie die im Verzug befindlichen Kunden direkt kontaktieren. Nutzen Sie alternativ automatisierte Mahnanlaufprozesses in Ihrer Software. So werden Kunden, die sich im Verzug befinden, individuell per E-Mail oder postalisch gemahnt. Ab der dritten Mahnstufe können die offenen Posten sogar direkt an Inkasso-Unternehmen weitergeleitet werden.Kostenlos: Interaktiver Ratgeber
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4. Verschicken Sie präzise und ansprechende Rechnungen
Eine klar strukturierte und vorzeigbare Rechnung ist eine Aufforderung an den Empfänger zu handeln. Je professioneller die Rechnung aussieht, desto eher wird sie beim Empfänger eine professionelle Reaktion hervorrufen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung pünktlich bezahlt wird, ist somit höher. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine Reihe von Rechnungsvorlagen, aus denen Sie wählen können. Sie könnten die einzelnen Vorlagen zeitweise testen, um festzustellen, welche Vorlage in Bezug auf pünktliche Zahlungen am besten abschneidet. Nutzen Sie am besten auch die Möglichkeiten einer Individualisierung, um Ihre Rechnung und Ihre Firma respektive Marke positiv sowie professionell darzustellen. Denn auch eine Rechnung kann Ihr Image positiv beeinflussen.5. Vereinbaren Sie regelmäßige Zahlungen
Wenn Sie für einen Kunden wiederholt und in regelmäßigen Abständen Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen, warum nicht regelmäßige Zahlungen mit dem Kunden vereinbaren? Dann können Sie sicher sein, dass das Geld am Fälligkeitsdatum der Rechnung eingezogen wird. Das ist auch für die Kunden gut, denn bei ihnen fallen keine Verwaltungskosten für das Anweisen des Rechnungsbetrags an. Selbst sehr kleine Unternehmen können mit ihrer Buchhaltungssoftware und einem Anbieter wie PayPal oder Stripe für ihre Kunden Lastschriften erstellen. Die Gebühren sind mit anderen Formen der elektronischen Bezahlung vergleichbar. Doch die Vorteile gehen weit über den Empfang regelmäßiger Zahlungen ohne Mahnverfahren hinaus. Die Zahlungen werden beim Eingang in Ihrer Buchhaltungssoftware automatisch abgeglichen, so dass sich der Bearbeitungsaufwand im Hintergrund ebenfalls reduziert. Das Einrichten einer Lastschrift für einen Kunden muss aber nicht notwendigerweise nur für regelmäßige Zahlungen verwendet werden. Sie können mit einer Lastschrift auch weniger regelmäßige Beträge bei Bedarf abbuchen. Auch bei diesem Szenario kann die Senkung der Verwaltungskosten für Sie und den Kunden, verglichen mit der herkömmlichen Rechnungsstellung und dem Zahlungseinzug, attraktiv sein.Fazit: So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt
Die Gespräche mit Ihren Kunden bezüglich Rechnungen sollten nicht unangenehm und angespannt, sondern vielmehr produktiv sowie proaktiv sein. Mit den hier vorgestellten Methoden sollten Sie in der Lage sein, Ihre Rechnungsprozesse umzugestalten, damit unangenehme Mahngespräche in Zukunft der Vergangenheit angehören oder zumindest weniger Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.6 weitere spannende Artikel zum Thema „Rechnung nicht bezahlt“ inklusive Ratgebern

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