Fahrtenbuch 2023: Vorsicht bei Schätzungen

Ein Fahrtenbuch oder die Anwendung der 1 %-Methode zu nutzen, stellt Unternehmer und Freiberufler stets vor eine kleine Herausforderung. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht.

In diesem Artikel gehen wir auf das Urteil vom Bundesfinanzhof (BFH) vom 15. Dezember 2022 ein. Es wurde jüngst veröffentlicht und stellt die Voraussetzungen an das Fahrtenbuch und den dabei zugrunde liegenden Kosten nochmals deutlich heraus.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Um bei der Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen den Anteil der Privatnutzung zu bestimmen, gibt es zwei Methoden, die Steuerpflichtigen zur Verfügung stehen: Die 1 %-Methode oder das Fahrtenbuch. Während die 1 %-Methode einen pauschalen Nutzungswert ausweist, sind über die Fahrtenbuchmethode die tatsächlichen Kosten § 6 (1) Nr. 4 EStG zu ermitteln.

Pauschalen vermindern den eigenen Arbeitsaufwand zur Ermittlung der Kosten, da im Unterschied zur 1 %-Methode bei der Fahrtenbuchmethode jede nicht betriebliche Fahrt im Fahrtenbuch aufzuzeichnen ist. Der sich daraus ergebende Anteil der privaten KM-Leistung wird dann entsprechend auf die Kosten wie z.B. für Benzin, Wartung Versicherung und KFZ-Steuer angewendet, um den privat veranlassten Aufwand zu bestimmen.

Viele Unternehmer oder Freiberufler meiden den Aufwand zur Führung eines Fahrtenbuchs und entscheiden sich für die 1 %-Methode. Ob nun zur Ermittlung der Kosten die Führung eines Fahrtenbuchs oder die Anwendung der 1 %-Methode im Einzelfall sinnvoll ist, hängt neben der Abwägung zum Aufwand aber noch von weiteren Faktoren ab.

Überlassung an den Arbeitnehmer

Darf ein Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug nutzen, bedeutet die nicht betrieblich veranlasste Nutzung einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer. Unter dem Begriff „geldwerter Vorteil“ ist somit eine (Sach-)Leistung zum Lohn zu verstehen, welche dem Arbeitnehmer nicht in Geld, aber zu seinem Vorteil laut § 8 (1), (2) EStG gewährt wird .

Unabhängig davon, ob das Fahrzeug ein Unternehmer oder Arbeitnehmer (wie zum Beispiel ein in der GmbH angestellter Geschäftsführer) nutzt, ist die Nutzung des PKW für private Zwecke gleich zu bewerten. Entweder über das Fahrtenbuch oder über die 1 %-Methode.

Urteil zum Fahrtenbuch

Nach diesen Grundinformationen kommen wir nun zum Urteil.

Sachverhalt

Im vorliegenden Fall des BFH hat eine GmbH Fahrzeuge an Mitarbeiter überlassen, die sie auch zur privaten Nutzung verwenden durften. Die zwei betroffenen Mitarbeiter haben für ihre privat veranlassten Fahrten ein Fahrtenbuch geführt. Da die GmbH eine eigene Tankstelle besaß, wurden die Fahrzeuge auch dort betankt. In diesem Fall war es nun schwierig, die Treibstoffkosten zu bestimmen, da die Tankstelle weder über eine Anzeige verfügte, über die ermittelt werden konnte, wieviel Sprit die Mitarbeiter tankten noch zu welchem Preis der Sprit abgegeben wurde. Was macht man in solchen Fällen? Die Klägerin hat einen pragmatischen Ansatz gewählt und die Treibstoffkosten nach Durchschnittswerten bemessen.

Reaktion des Finanzamts

Doch eine Bemessung nach Durchschnittswerten klingt nach einer Art Schätzung und hört sich so gar nicht nach tatsächlichen Kosten an. Das Finanzamt war auch dieser Auffassung. Folglich berechnete das Finanzamt den geldwerten Vorteil der außerdienstlichen KfZ-Nutzung nach Maßgabe der 1 %-Methode, anstatt über die mittels Fahrtenbuchs aufgezeichneten Privatfahrten

Nach vergeblichem Einspruch kam es zur Klage beim Finanzgericht, welches die Bemessung nach der Fahrtenbuchmethode, wie es der Steuerpflichtige unter Berücksichtigung des Durchschnittsverbrauchs der Treibstoffkosten tat, anerkannte. Das Finanzamt gab sich aber mit dieser Entscheidung nicht zufrieden und so musste höchstrichterlich am Ende der BFH entscheiden.

Entscheidung durch den Bundesfinanzhof

Der BFH sagt deutlich, dass in diesem Fall das Fahrtenbuch nicht anzuwenden ist. Interessant sind dabei die Entscheidungsgründe und die nähere Definition der Vorrausetzungen, die er dabei bestimmt.

Für die Anwendung des Fahrtenbuchs genügt es nicht allein, dass jemand ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt. Der BFH führt an, dass der zweite Bestandteil darin besteht auch eine vollständige Bemessungsgrundlage zu liefern, um den errechneten privaten Anteil aus der privaten Kilometerleistung zur Gesamtleistung darauf anzuwenden. Diese Bemessungsgrundlage ist aber nur dann vollständig, wenn der Nutzer alle Aufwendungen belegmäßig erfasst.

Wenn keine Belege zu Grunde liegen, handelt es sich vielmehr um eine Schätzung, weil tatsächliche Kosten nicht mehr die Basis bilden. Aus diesem Grund ist in diesem Fall ein Fahrtenbuch nicht die richtige Wahl.

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Schützt ein Sicherheitszuschlag?

Im Streitfall hatte die Klägerin, da sie sich bei der Treibstoffermittlung des Durchschnittsverbrauchs bedient hatte, einen Sicherheitszuschlag vorgenommen. Frei nach dem Motto: Lieber etwas mehr, bevor sich das Finanzamt beschwert. Den BFH interessiert jedoch der Sicherheitszuschlag nicht, weil auch das nicht den tatsächlichen Kosten entspricht.

Wichtig für Sie als Unternehmer

Im Ergebnis liefert der BFH in seinem Urteil eine Konkretisierung der Anforderung des Fahrtenbuchs. Wenn, innerhalb der GmbH wie im Fall des Urteils, als Unternehmer oder Freiberufler, ein Fahrtenbuch zur Aufzeichnung verwendet wird, sind die Anforderungen dabei auch einzuhalten.

Der BFH führt die Vorrausetzungen des Fahrtenbuchs sehr genau an, die, wenn sie nicht eingehalten werden, Ihr Fahrtenbuch in Frage stellen. Deutlich wird dabei auch das Abgrenzungskriterium zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Methode.

Wollen Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen, dann können Sie das über ein Fahrtenbuch vornehmen welches folgende zwei Voraussetzungen erfüllt:

1. Es ist lückenlos und damit ordnungsgemäß geführt, um den privaten Anteil zu bestimmen.
2. Alle Ihre tatsächlich zugrunde liegenden Kosten sind belegmäßig nachgewiesen.

Können Sie nicht alle Kosten belegmäßig nachweisen, bleibt Ihnen nur als Alternative die 1 %-Methode zu verwenden. Diese 1 %-Methode ist eine pauschale Wertbestimmung und basiert nicht auf den tatsächlichen Kosten.

Schätzmethoden können Sie an keiner Stelle bei einem Fahrtenbuch einfließen lassen, da sie zum Verwurf des Fahrtenbuches führen. Falls Sie ein Fahrtenbuch verwerfen, öffnen Sie allerdings damit auch Tür und Tor für einen Betriebsprüfer. Denn dieser ist dann vermutlich sehr daran interessiert, noch viel tiefer in Ihr Unternehmen zu blicken.

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