HR-Management und Payroll

Geldwerter Vorteil – Neue Regelungen für Firmen- und Dienstwagen

Es ist kein geldwerter Vorteil, wenn Firmen- oder Dienstwagen nur in Zeiten der Bereitschaft zur Verfügung gestellt werden.

Das Bundeszentralamt für Steuern hat in einem BMF-Schreiben vom 3. März 2022 festgelegt, dass ein Firmenwagen, der einem Mitarbeiter ausschließlich für Bereitschaftszeiten zur Verfügung steht, kein geldwerter Vorteil ist. Auch die Zuordnung einzelner Fahrzeugtypen wird in diesem Schreiben abschließend geregelt. Anwendbar ist das BMF-Schreiben auf alle offenen Fälle.

Betriebliche Kraftfahrzeuge

Das BMF-Schreiben vom 03. März 2022 ersetzt das BMF-Schreiben vom 4. April 2018. Beide beinhalten die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines Firmen- oder Dienstwagens an einen Mitarbeiter. Im BMF-Schreiben vom 03. März 2022 wurde diese neu gefasst und ergänzt. Ein Firmen- oder Dienstwagen ist ein Kraftfahrzeug, welches zum Betriebsvermögen des Unternehmens zählt (BFH Urteil vom 18.12.2008, VI R 34/07, BStBl II 2009, 381). Die im BMF-Schreiben getroffenen Regelungen gelten für jedes Kraftfahrzeug, das zum Betriebsvermögen eines Unternehmens gehört (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Wie der BFH jedoch urteilte, ist es nach Sinn und Zweck geboten, bestimmte Kraftfahrzeugarten wie auch LKW aus der Anwendung der 1-%-Regelung auszunehmen.

Auch Kraftfahrzeuge, die nicht zum Betriebsvermögen gehören, können Dienst- oder Firmenwagen im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG sein. Unternehmer, die kein Betriebsvermögen bilden können, weil sie beispielsweise Überschusseinkünfte erzielen, aber betriebliche Kraftfahrzeuge an Mitarbeiter überlassen, besitzen ebenfalls betriebliche Fahrzeuge. Nach Geserich in NWB 19/2015, 1367 reicht es aus, wenn die Kraftfahrzeuge nach wirtschaftlicher Betrachtungsweise als Firmen- oder Dienstwagen anzusehen sind. Zu den Dienst- und Firmenwagen zählen auch die Behördenfahrzeuge.

Dienst- und Firmenwagen für die Fahrt ins Büro

Neben der Privatnutzung des Fahrzeugs stellt auch die Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zur Arbeit einen geldwerten Vorteil dar, der als Arbeitslohn zu besteuern ist. Anstatt der Einzelabrechnung der zurückgelegten Kilometer hat sich in der Praxis die pauschale Bewertung des geldwerten Vorteils bewährt. Arbeitnehmer, die einen Firmen- oder Dienstwagen vom Unternehmen nur an den Tagen zur Verfügung gestellt bekommen, an denen sie ihren Arbeitsplatz auch aufsuchen, müssen den geldwerten Vorteil in Höhe von 0,03% des Listenpreises pro Entfernungskilometer versteuern. Das gilt für Pendelfahrten und zwar auch für die Tage, an denen der Mitarbeiter im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, seinen Arbeitsplatz also nicht aufsucht. Die Berechnung erfolgt stets pro Kalendermonat.

Wird der Firmen- oder Dienstwagen vom Arbeitgeber dem Mitarbeiter dauerhaft zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung gestellt und wird der geldwerte Vorteil nach der 0,03-%-Regelung für Pendelfahrten berechnet, dann muss diese Berechnung immer für volle Kalendermonate erfolgen. Das Unternehmen als Arbeitgeber ist verpflichtet, den pauschalen Nutzungswert auch dann anzusetzen, wenn die Fahrten mit dem betrieblichen Kraftfahrzeug zur ersten Tätigkeitsstätte nicht jeden Tag anfallen. Das kann etwa bei einer Teilzeitvereinbarung sein, bei anfallenden Dienstreisen, angeordneter Kurzarbeit, einem Aufenthalt im Ausland oder einer zumindest zeitweisen Tätigkeit im Homeoffice. Auch Krankheit oder Urlaub sind unerheblich für die Berechnung.

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Die neuen Regelungen

Ob die Einzelbewertung oder die Pauschalbewertung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit angewendet wird, ist für jedes Kalenderjahr einheitlich zu treffen. Bisher musste die Entscheidung zu Beginn des Kalenderjahres erfolgen. Im BMF-Schreiben wurde nun ein rückwirkender Wechsel der Bewertungsmethode im laufenden Kalenderjahr ausdrücklich zugelassen. Allerdings muss der Wechsel vor der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung gemäß § 41 c EStG erfolgen.

Für die Bewertung des geldwerten Vorteils aus Privatnutzung und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ist der Listenpreis des Fahrzeugs entscheidend. Das neue BMF-Schreiben trifft eine Aussage für Fahrzeuge, für die kein inländischer Listenpreis ermittelt werden kann. Hier gilt: Ist kein inländischer Listenneupreis zu ermitteln, so muss er auf Basis verschiedener inländischer Endverkaufspreise freier Importeure geschätzt werden.

Für Zeiten in Bereitschaft keine Berechnung des geldwerten Vorteils

Wird einem Arbeitnehmer der Dienst- oder Firmenwagen nur an Tagen zur Verfügung gestellt, an denen eine dienstliche Fahrt von der Wohnung aus erforderlich werden kann (zum Beispiel ein PKW für Bereitschaftszeiten oder ein Einsatzwagen der freiwilligen Feuerwehr), so muss das Unternehmen als Arbeitgeber hierfür keinen geldwerten Vorteil berechnen. Wichtig dabei ist, dass das betriebliche Kraftfahrzeug dem Mitarbeiter tatsächlich nur während der Zeit des Bereitschaftsdienstes zur Verfügung steht (vgl. BFH-Beschluss vom 19. April 2021, BStBl II Seite 605).

Kraftfahrzeuge im lohnsteuerlichen Sinn

Im neuen BMF-Schreiben wurde nun auch geregelt, was ein Kraftfahrzeug im lohnsteuerlichen Sinn ist. Zu den betrieblichen Kraftfahrzeugen zählen nun auch Wohnmobile, Taxen, E-Bikes mit Geschwindigkeiten über 25 km/h, Kombinationskraftfahrzeuge wie Geländewagen und E-Scooter. E-Bikes, die als Fahrräder gelten, sind steuerrechtlich keine Kraftfahrzeuge. Für diese E-Bikes besteht keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht.

GoBD und elektronisches Fahrtenbuch

Der Privatanteil für Fahrten mit einem betrieblichen Kfz wird entweder mit der 1-%-Regelung oder mittels eines Fahrtenbuches ermittelt und damit versteuert. Das Fahrtenbuch kann per Hand oder elektronisch geführt werden. Lückenlos und zeitnah müssen aufgezeichnet werden:

  • die beruflichen Fahrten
  • die privaten Fahrten
  • die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Das Fahrtenbuch muss den Anforderungen des Finanzamts genügen. Offiziell gibt es aber keine Zertifizierung für elektronische Fahrtenbücher. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, muss es vollständig und zeitnah erfasst worden sein. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar und Manipulationen ausgeschlossen sein. Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, so wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung berechnet. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten. Danach gilt, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten ausgeschlossen beziehungsweise für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein muss. Unzureichend sind Telematiklösungen. Die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind im BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 formuliert.

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