KI in HR: Das Beschäftigungs­datenschutz­­­gesetz (BDSG)

Beschäftigungsdatenschutzgesetz (BDSG) – Diese neuen Spielregeln kommen auf Personaler zu

Künstliche Intelligenz krempelt die Arbeitswelt ordentlich um. Und es sind nicht nur Jobs in Konzernen oder der IT-Branche von KI-Anwendungen betroffen. „Ab 2035 wird es keinen Job mehr geben, der nichts mit KI zu tun hat“, prognostiziert treffend Bundesarbeitsminister Hubertus Heil im Interview mit „Der Mittelstandsverbund“.

KI ist auch ein Thema, das Ängste und Bedenken schürt, wie zum Beispiel: „Werde ich künftig durch KI überwacht?“, oder „Werden Bewerber künftig per KI ausgewählt?“ Das neue BDSG (Beschäftigungsdatenschutzgesetz) soll jetzt Rechtssicherheit schaffen – sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte.

Status quo: Warum die DSGVO KI am Arbeitsplatz unscharf regelt

Derzeit regelt hauptsächlich die DSGVO den Umgang mit Beschäftigtendaten in Unternehmen. Spezifische Vorschriften für KI-Anwendungen in der Personalarbeit existieren nicht. Dies führt zu erheblicher Unsicherheit: Welche KI-Tools dürfen im Recruiting eingesetzt werden? Wo liegen die Grenzen beim Mitarbeitermonitoring? Die fehlende Rechtssicherheit bremst viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse.

Das neue Beschäftigungsdatenschutzgesetz im Detail

Das BDSG definiert erstmals präzise, wie Unternehmen KI in der Personalarbeit einsetzen dürfen. Im Mittelpunkt stehen drei zentrale Anwendungsfelder:

• KI im Bewerbungsmanagement

Künstliche Intelligenz darf grundsätzlich zur Kandidatenvorauswahl eingesetzt werden – allerdings unter strengen Auflagen. Die Systeme müssen wissenschaftlichen Standards entsprechen und diskriminierungsfrei arbeiten. Entscheidend ist: Die finale Auswahl muss immer von Menschen getroffen werden. Strikt untersagt ist die KI-gestützte Analyse sensibler Merkmale wie Herkunft, sexuelle Identität oder Gewerkschaftszugehörigkeit.

• Digitales Monitoring von Mitarbeitern

Das Gesetz zieht klare Grenzen bei der digitalen Überwachung. Eine dauerhafte Kontrolle ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, etwa bei Feuerwehrleuten aus Sicherheitsgründen. Video- und Standortüberwachung sind ausschließlich zeitlich begrenzt und für konkrete Zwecke erlaubt. KI-gestützte Emotionserkennung sowie die Analyse sozialer Beziehungen zwischen Mitarbeitern werden komplett untersagt.

•  Neue Transparenzpflichten

Unternehmen müssen den KI-Einsatz künftig klar kennzeichnen und Beschäftigte umfassend informieren. Das Gesetz schreibt zudem eine strikte Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung von Geräten vor. Sämtliche KI-Anwendungen müssen DSGVO-konform dokumentiert werden.

Tipp:
Mit unserer modernen HR Software sind Ihre HR-Mitarbeiter bestens auf die Zukunft vorbereitet – jetzt kostenlos testen!

Chancen für moderne HR-Arbeit

Das neue Gesetz eröffnet HR-Abteilungen vielfältige Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Durch KI-Unterstützung lässt sich das Recruiting effizienter gestalten, die Vorauswahl von Kandidaten wird objektiver. Automatisierte Routineaufgaben schaffen Freiräume für strategische Personalarbeit. Die klaren rechtlichen Vorgaben geben Unternehmen die nötige Sicherheit für Investitionen in digitale HR-Lösungen.

Timeline zur Einführung

(laut Planungsstand Bundesregierung Oktober 2024)

• Q4/2024: Geplanter Kabinettsbeschluss
• H1/2025: Parlamentarisches Verfahren
• Aug/Sept 2025: Voraussichtliches Inkrafttreten des Gesetzes

So bereiten Sie Ihre HR-Abteilung vor

Die Zeit bis zum Inkrafttreten sollten HR-Abteilungen für eine strukturierte Vorbereitung nutzen. Eine systematische Herangehensweise hilft dabei, alle Anforderungen rechtzeitig umzusetzen.

Der erste Schritt ist eine gründliche Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie, wo in Ihren HR-Prozessen bereits KI zum Einsatz kommt und welche Anwendungen Sie künftig planen. Priorisieren Sie die Bereiche nach Wichtigkeit und definieren Sie konkrete Ziele für die KI-Nutzung. Analysieren Sie auch Ihre technische Infrastruktur und verfügbaren Ressourcen – personell wie finanziell.

Checkliste für die Umsetzung

1. Compliance & Datenschutz vorbereiten

•    Rechtliche Anforderungen des BDSG prüfen
•    Informations- und Kennzeichnungspflichten definieren
•    Protokolle für Datenschutz erstellen
•    Zugriffsrechte und Authentifizierung regeln
•    Notfallpläne für Datenschutzvorfälle entwickeln

2. Systeme und Prozesse anpassen

•    KI-Systeme auf wissenschaftliche Standards prüfen
•    Diskriminierungsfreie Datengrundlagen sicherstellen
•    Dokumentationsprozesse aufsetzen
•    Monitoring-System für KI-Anwendungen etablieren
•    Qualitätssicherung implementieren

3. Change-Management planen

•    Schulungskonzept für Mitarbeiter entwickeln
•    Kommunikationsstrategie ausarbeiten
•    Betriebsrat frühzeitig einbinden
•    Feedback-Mechanismen etablieren
•    Regelmäßige Evaluierung planen

Qualität und Prozess bei der Umsetzung zählt

Ein besonderes Augenmerk sollten HR-Teams auf die Qualitätssicherung legen. Dies umfasst sowohl die regelmäßige Überprüfung der KI-Systeme als auch die Etablierung klarer KPIs zur Erfolgsmessung. Feedback-Mechanismen helfen dabei, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Die erfolgreiche Implementierung der neuen Anforderungen ist ein fortlaufender Prozess. HR-Abteilungen sollten dabei schrittweise vorgehen und regelmäßig überprüfen, ob alle Maßnahmen greifen. Besonders wichtig ist eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten – von der Geschäftsführung über die IT-Abteilung bis hin zu den Mitarbeitern.

Fazit: Rechtssicherheit für die digitale HR-Transformation

Wer die Chancen der KI-gestützten Personalarbeit nutzen will, muss die Balance zwischen Innovation und Datenschutz im Blick behalten. Das neue BDSG gibt dafür nun einen klaren Rahmen vor. Der Aufwand lohnt sich aber: Es schafft gleichzeitig den dringend benötigten Rechtsrahmen für den KI-Einsatz und gibt HR-Abteilungen Handlungssicherheit.

„Mit dem Gesetz schaffen wir Rechtsklarheit, ob und wie Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen“, fasst Arbeitsminister Heil gegenüber der Süddeutschen zusammen.

Für HR bedeutet das: Die Zeit bis zum Inkrafttreten sollte genutzt werden, um bestehende Prozesse zu prüfen und zukunftssicher aufzustellen.

weitere interessante Artikel:

• KI in HR: Wie der Mensch durch Technologie in den Fokus rückt
• Der European AI Act: Das müssen HR-Abteilungen darüber wissen
• So profitieren HR-Teams von Automatisierung
• Datengrundlage in HR: Der Schlüssel zur KI-Revolution
• Gesetz zur Stärkung der Aus- und Weiterbildungsförderung
• Von HR zu People: 4 Wege, wie Personaler den HR Wandel vorantreiben – und warum