Mit ihr übermitteln Unternehmen den Jahresabschluss elektronisch an das Finanzamt. Geschäftsabschlüsse ab dem Jahr 2013 müssen zwingend auf diesem Weg übertragen werden. Grundlage der E-Bilanz ist das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens aus dem Jahr 2008. Unternehmen, die nach der geltenden Gesetzgebung bilanzpflichtig sind, sind zur Abgabe der E-Bilanz verpflichtet. Dazu zählen laut Bundesfinanzministerium
- Unternehmer, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben
- Selbstständige Land- und Forstwirte
- Unternehmen in Form einer KG oder OHG
- Kapitalgesellschaften.
Darüber hinaus sind Nichtkaufleute zur Abgabe der E-Bilanz verpflichtet, wenn der Gewinn im Wirtschaftsjahr 60.000 Euro oder der Umsatz 600.000 Euro übersteigt. Auch Personengesellschaften, Einzelunternehmer und Land- und Forstwirte, die freiwillig im Handelsregister eingetragen sind, müssen die elektronische Bilanz an ihr Finanzamt übermitteln.
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Übermittlung von Stamm- und Jahresabschlussdaten
Die zu übermittelnden Daten sind durch das Bundesfinanzministerium vorgegeben. Die Daten unterteilen sich in die Stamm- und die Jahresabschlussdaten, in den Stammdaten sind Informationen zum Unternehmen enthalten. Unter anderem sind hier Steuernummer, Rechtsform oder Unternehmenssitz zu erfassen. Die Jahresabschlussdaten bestehen aus allen relevanten Daten für den Jahresabschluss. Die E-Bilanz muss folgende Mindestangaben enthalten:
- Bilanz
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung
- Ergebnisverwendung
- Bei Personenhandelsgesellschaften die Entwicklung der Kapitalkonten
- Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften die steuerliche Gewinnermittlung
- Weitere Berichtbestandteile wie ein Lagebericht oder ein Anlagespiegel können freiwillig übermittelt werden.
Inhalt und Struktur der E-Bilanz
Die gegliederten Datenschemata werden als Taxonomien bezeichnet. Die zu verwendende Taxonomie ist abhängig von der jeweiligen Branche. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die aktualisierten Taxonomien als amtlich vorgeschriebenen Datensatz nach den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes § 5. Für die Erstellung der E-Bilanz sind jeweils die aktuellen Taxonomien zu verwenden. Die Daten sind bei ihrer Anfertigung in das entsprechende Schema einzuordnen. Bestimmte Positionen sind hier als „Mussfelder“ gekennzeichnet, diese sind zwingend auszufüllen. Oftmals wird hier auch ein Kontennachweis verlangt. Mit einer speziellen Software ist die Erstellung einfach möglich. Die Buchungsdaten werden hier in das entsprechende Format gebracht und korrekt zugeordnet. Für die Formatierung wird das Dateiformat XBRL verwendet. Dieser Standard wird weltweit für die elektronische Erstellung von Jahresabschlüssen genutzt. Eine Software, mit der Unternehmen ihre E-Bilanz erstellen, basiert auf diesem Dateiformat. Idealerweise stimmen Unternehmen ihre Konten auf die Vorgaben der Finanzbehörde ab. Auf diese Weise kann die E-Bilanz problemlos erstellt werden.
Vorteile der E-Bilanz
Für die Finanzverwaltung werden automatische Datenabgleiche durch die E-Bilanz wesentlich vereinfacht. Steuerpflichtige Unternehmen profitieren ebenfalls, denn das elektronische Verfahren erleichtert die Bilanzerstellung deutlich. Der Weg von der Buchführung bis zur Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt in digitaler Form und der Verwaltungsaufwand verringert sich, sofern die Daten während des Geschäftsjahres stets korrekt zugeordnet werden.
