Einkauf

Der Einkauf ist zum einen eine Tätigkeit, die auf die Bedarfsdeckung gerichtet ist. Zum anderen bezeichnet der Begriff einen großen und wichtigen Bereich innerhalb des Unternehmens. Mit dem Begriff wird außerdem die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bezeichnet. Dabei kann es sich um Handelswaren, Produktionsmaterialien und Betriebsmittel handeln. Dienstleistungen beziehen sich ebenfalls auf die Funktion des Unternehmens oder auf die Produktion von Gütern. Um seine Aufgabe zum Wohl des Unternehmens zu erfüllen, wird auf optimale Preise und die Beschaffung bei zuverlässigen Lieferanten geachtet. Innerhalb des Unternehmens erfüllt der Einkauf eine grundlegende Funktion. Dieser Bereich ist für einen reibungslosen Produktionsablauf sowie im Handel für die Verfügbarkeit ausreichender Verkaufsmengen verantwortlich.

Welche Aufgaben gehören zum Einkauf?

Um die Versorgung des Unternehmens unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu gewährleisten, obliegen ihm die Aufgabenbereiche

• Bedarfsbestimmung
• Ermittlung zuverlässiger Lieferanten
• Vergleichen und Aushandeln von Preisen
• Vergleich der Lieferkonditionen
• Festlegen von Bestellmengen
• Regelung der Anlieferung in Abstimmung mit dem Lager
• Auftragserteilung
• Lieferungsannahme
• Warenprüfung
• Veranlassung der Bezahlung

Grundsätzlich wird zwischen dem strategischen und dem operativen Einkauf unterschieden. Zum operativen Bereich gehören Funktionen wie die Bestellung und Terminverfolgung sowie die Abwicklung von Retouren und Reklamationen. Es handelt sich also um die klassischen ausführenden Aufgaben im Rahmen der Beschaffung. Der strategische Bereich legt die genauen Wege fest. Er wählt die Lieferanten aus, verhandelt über Preise und organisiert die Warengruppen. Gleichzeitig beteiligt er sich an der Entscheidung der Geschäftsleitung darüber, ob einzelne Produkte oder Bauteile selbst gefertigt oder von externen Lieferanten angekauft werden. Zu den Hauptaufgaben gehört darüber hinaus die Optimierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse bis hin zur Lagerhaltung.

Einkauf – Konzepte für eine optimale Versorgung

Die optimale Organisation in einem Unternehmen hängt vom individuellen Bedarf der Firma ab. Für Handelsunternehmen mit mehreren Filialen ist meist der Zentraleinkauf die ideale Lösung. Große Beschaffungsmengen sind ein gutes Argument für Preisverhandlungen und reduzieren in der Regel den Stückpreis. Er stellt darüber hinaus sicher, dass Einkäufe zum einheitlichen und günstigsten Preis erfolgen. Aus diesem Grund kann er auch für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen die Lösung der Wahl darstellen. Ein Zentraleinkauf reduziert die Anzahl der Lieferanten und damit die Beschaffungskosten. Zudem ermöglicht eine zentrale Abteilung hierfür die Konzentration von spezialisiertem Personal. Dem gegenüber stehen verschiedene Konzepte des dezentralen Einkaufs. Er kann auf einzelne Projekte ausgelegt sein, selbstständige Aufgabenbereiche im Unternehmen oder einzelne Filialen. Der Projekteinkauf bietet sich in der Regel an, wenn hohe fachliche und qualitative Anforderungen an die für das Projekt benötigten Materialien bestehen. Das trifft insbesondere auf umfangreiche Projekte wie Baumaßnahmen oder die Herstellung großer Maschinen zu. Wenn einzelne Waren und Dienstleistungen nur für bestimmte Unternehmensbereiche benötigt werden, kann er sich auf diese Bereiche beziehen. Sie verfügen über die fachliche Kompetenz, um Angebote richtig zu beurteilen, und eine zentrale Beschaffung würde keine Mengen- und Preisvorteile mit sich bringen. Das Lead oder Heavy Buyer Konzept geht von einer dezentralen Beschaffung aus, bei der jeweils der Unternehmensbereich eine Produktgruppe einkauft, der die größten Mengen davon benötigt.