Wie entsteht eine Digitalstrategie? Teil 1: Die Vorbereitung

Über die Vorteile der Digitalisierung wurde schon viel gesagt. Doch was sind eigentlich die Voraussetzungen, damit diese auch wirklich gelingt? Wie bereitet man einen derart einschneidenden und wichtigen Schritt für ein Unternehmen in Richtung Zukunft gut vor? Im Kern geht es hier um die Frage nach der Digitalstrategie. Wie diese gerade für Unternehmen im Mittelstand aussehen könnte, bleibt oft unklar oder ganz unbeantwortet. Wir zeigen in zwei Teilen Schritt für Schritt und anhand von Praxisbeispielen, wie Sie die Digitalisierung angehen und umsetzen. Im ersten Teil geht es darum, die Strategie in vier Schritten vorzubereiten.

1) Die Frage nach dem „Warum“ und „Wann“ beantworten

Effizientere Prozesse, mehr Produktivität, motivierte Mitarbeiter, weniger Kosten – die zahlreichen belegten Nutzen der Digitalisierung beantworten das „Warum“ schon ausreichend. Gerade in wirtschaftlich schwierigen und unsicheren Zeiten, kann Digitalisierung nicht nur einen Wettbewerbsvorteil bedeuten, sondern das Überleben des Geschäfts sichern.

Dennoch lohnt es sich, zuerst einmal zu überlegen, wie Digitalisierung in Ihrem Geschäft aussehen könnte – welche Vorteile sich konkret für Sie bieten. In der Praxis stellen sich zum Beispiel solche Fragen:

• Wie wird es aussehen, wenn Ihre Mitarbeiter in der Cloud zusammenarbeiten?
• Wie läuft ein Bestellprozess ab, nachdem von Einkauf per Telefon, Fax oder E-Mail und Excel-Liste auf einen Onlineshop umgestellt wurde – und vom Kunden selbst erledigt werden kann?
• Könnte zum Beispiel ein FAQ-Bereich und ein Chatbot auf der Website die typischen, häufig gestellten Fragen des Kunden beantworten?
• Wo und wie sollte der Vertrieb weiterhin als Ansprechpartner für Beratung bereitstehen?
• Welche Vorteile bringen neue Prozesse und Geschäftsmodelle, die durch eine Digitalisierung möglich werden?

Solche Vorüberlegungen erleichtern den Einstieg in die digitale Transformation und geben Antwort auf die Frage, in welchem Bereich des eigenen Unternehmens sich die Digitalisierung am leichtesten umsetzen lässt oder den größten Effizienzgewinn bringt.

Grundsätzlich gilt: Digitalisierung ist heute längst nicht mehr nur ein Thema für die Technologiebranche. . Der Digitalisierungsindex 2021/22 sieht zwar wie in den Vorjahren technologiegetriebene Branchen wie Logistik vorne. Aber die traditionell arbeitenden Branchen wie das Baugewerbe nutzen stärker schlankere Prozesse, etwa durch ein digitales Bautagebuch.

Das „Wann“ lässt sich immerhin schnell und eindeutig beantworten: Abwarten ist nicht die beste Option, will man nicht im Wettbewerb abgehängt werden. In der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass digital gut aufgestellte Betriebe meist schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren können. Wenn es zum Beispiel möglich ist, Kundentermine jederzeit per Videokonferenz durchzuführen. Oder wenn Mitarbeiter – wo sinnvoll – problemlos ins Homeoffice ausweichen können. 18Nach der Pandemie finden Meetings und die Büroarbeit oft weiter teils virtuell statt. Digital arbeitende Unternehmen können sich schnell auf wechselnde Bedingungen einstellen.

2) Den Digital-Chef bestimmen – und externe Expertise einkaufen

Digitale Transformation ist eine Aufgabe, die sich lohnt. Laut dem eingangs zitierten Digitalisierungsindex der Telekom konnten im vergangenen Jahr alle befragten Mittelständler mithilfe digitaler Prozesse ihren Umsatz um mindestens 38 Prozent, die Top 10 der digitalen Vorreiter sogar um knapp 75 Prozent steigern.

Um erfolgreich zu sein, braucht die Digitalisierung jedoch vom ersten Schritt an volle Aufmerksamkeit. Sie sollte kein halbherzig angegangenes Nebenprojekt sein. Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung, die idealerweise einen Digital-Chef im Unternehmen ernennt, zum Beispiel den CDO (Chief Digital Officer). Hier ist es ratsam, eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen, die im Rahmen ihrer beruflichen Karriere bereits ein Unternehmen digitalisiert, mindestens jedoch einzelne Digitalprojekte umgesetzt hat oder IT-Expertise mitbringt.

Fehlen digitale Kompetenzen im Unternehmen, lohnt es sich, entsprechende Fachkräfte an Bord zu holen – oder diese Expertise von außen ins Haus zu holen. Achten Sie bei externen Beratern darauf, dass diese neben digitalem Know-how auch ausreichend Verständnis für Ihr Kerngeschäft, Ihre Branche und Ihre Kunden mitbringen.

3) Ganzheitlich denken und alle an Bord holen

Es wäre ein Fehler, Digitalisierung etwa nur als Thema der IT- oder Marketing-Abteilung zu betrachten. Tatsächlich betrifft Digitalisierung das ganze Unternehmen. Daher ist es wichtig, von Anfang an alle Abteilungen mit in die strategischen Vorüberlegungen einzubeziehen. Ein Kernteam mit Vertretern aller Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel Marketing, Vertrieb und Produktteam etc., sichert, dass alle Kompetenzen und entsprechende Sichtweisen bei der Planung der Schritte berücksichtigt werden.

4) Die (richtigen) Menschen motivieren – und als Botschafter einsetzen

Bei der Digitalisierung geht es naturgemäß um Technologie und Software, aber diese können ihr Potenzial nur entfalten, wenn der Mensch mitzieht. Beispiel: Das neue effiziente Projekt-Tool liegt brach, wenn es keiner nutzt oder die Cloud kann nur wenig helfen, wenn keiner seine Projekte dort speichert und pflegt.

In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die digitalen Technologien aufgeschlossen sind und solche, die technologischen Veränderungen eher zurückhaltend gegenüberstehen. Es ist deshalb die richtige Strategie, vor allem die digital-affinen Mitarbeiter für den Start mit ins Boot zu holen. Sie können dann als Botschafter in ihren Abteilungen den anderen helfen und eine aufgeschlossene Stimmung gegenüber der Digitalisierung fördern. Langfristig sollten aber alle Mitarbeiter digital arbeiten und denken. Wenn sich erste Veränderungen und Tools in der Praxis mit Zeitersparnis, zufriedeneren Kunden oder Mitarbeitern bewährt haben, wird es leichter, die eher skeptisch eingestellten Kollegen zu überzeugen.

Fazit: Vorüberlegungen bringen die Digitalisierung auf Spur

Stellen Sie die richtigen Fragen, bündeln Sie die nötigen Kompetenzen und bringen Sie die richtigen Menschen zusammen, um den Erfolg der Digitalisierung schon in den ersten Schritten zu sichern. Damit wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern zum echten Helfer in der Praxis. Wie es mit der Umsetzung weitergeht, lesen Sie in der kommenden Woche in unserem nächsten Beitrag: „Wie entsteht eine Digitalstrategie? Teil 2: Umsetzung“.