Rechnungseingangsbuch

Laut Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Es gibt drei Arten von Büchern: Hauptbuch, Grundbücher und Nebenbücher. Das Rechnungseingangsbuch ist ein Grundbuch.

Im Unternehmen gehören alle nicht sofort bar bezahlten Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch. Nach dem Posteingang werden diese zentral erfasst und verwaltet. Der Bruttobetrag ist einzutragen, Skonto wird nicht berücksichtigt. Umbuchungen vom Finanzamt gehören nicht in das Rechnungseingangsbuch, auch keine Aufstellungen zum Lastschrifteinzug oder Mahnungen. Es dient als Schnittstelle zwischen dem Einkauf und dem Rechnungswesen. Das Gegenstück ist das Rechnungsausgangsbuch im Verkauf. Bei beiden Büchern erfolgt die wertmäßige Erfassung aller Waren (Roh- und Hilfsstoffe, Halb- und Fertigwaren) chronologisch nach Datum.

Das Rechnungseingangsbuch und die doppelte Buchführung

Sämtliche Geschäftsvorfälle werden im Rahmen der doppelten Buchführung nach zeitlichen und sachlichen Ordnungskriterien erfasst. Es gilt der Leitsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Jedem Geschäftsfall muss ein Beleg zugrunde liegen.

Wichtig: Die zeitliche Erfassung erfolgt in den Grundbüchern. Im Hauptbuch findet die Gliederung nach sachlichen Kriterien statt.

Aufgrund der doppelten Buchführung werden bei der Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalls im Hauptbuch mindestens zwei Konten angesprochen. Dem Unternehmer dient das Hauptbuch jederzeit zur Ermittlung des Vermögens- und Schuldenstands. Zusätzlich gibt es Nebenbücher, die die Grundbücher und das Hauptbuch ergänzen und erläutern.

Tipp:

Erstellen Sie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine mit wenigen Klicks – Jetzt die richtige Buchhaltungssoftware finden

Die wichtigsten Grundbücher

In kleinen und mittleren Unternehmen wird meist nur ein Grundbuch geführt, die Anzahl hängt letztlich von organisatorischen Gegebenheiten ab. In größeren Unternehmen kann jede Filiale oder Abteilung ein Grundbuch führen. Das Kassenbuch ist das wichtigste Grundbuch, hier werden alle Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst. Weitere wichtige Grundbücher sind das Bankbuch, das Rechnungseingangsbuch und das Rechnungsausgangsbuch. Das Bankbuch beinhaltet alle Geschäftsvorfälle mit Banken in chronologischer Reihenfolge. Zu den einzelnen Geschäftsvorfällen werden im Grundbuch in der Regel folgende Angaben gemacht:

• Datum
• Beschreibung des Vorfalls
• Hinweis auf Belege
• Erstes Konto und zweites Konto (Gegenkonto) der Bilanzveränderung
• Betrag

Das Rechnungseingangsbuch enthält Informationen zu Rechnungen, Wareneingängen, Gutschriften und Storno-Wareneingängen.

Tipps zur Handhabung: Vorteile von Software nutzen

Die Rechnungen sollen chronologisch sortiert werden. Wer mit Excel-Tabellen arbeitet, sollte jeden Monat mit einem neuen Tabellenblatt beginnen. Alternativ bietet die Verwendung von Buchhaltungssoftware viele Vorteile. Unternehmer müssen nie mehr nach Rechnungen suchen, können diese komfortabel archivieren und vermeiden Mahngebühren. Für den Vorsteuerabzug müssen Unternehmen die Eingangsrechnungen im abgelaufenen Monat einreichen. Das Rechnungseingangsbuch unterstützt die Eingangsbelegkontrolle und liefert Unternehmern wichtige Informationen. Sie erhalten einen frühzeitigen und möglichst vollständigen Überblick zu ausstehenden Zahlungsverpflichtungen. Zudem lässt sich die in Abzug zu bringende Vorsteuer für die Umsatzsteuermeldung einfach ermitteln.

8 spannende Artikel zum Thema „Rechnung nicht bezahlt“

1. So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt – 6 einfache Tricks
2. 5 Tipps für einen pünktlichen Zahlungseingang von Rechnungen – ohne unangenehme Mahngespräche
3. Bessere Zahlungsmoral: Diese Online-Bezahlsysteme vereinfachen die Zahlung für die Kunden
4. Die Nicht-Zahler – Warum Kunden Ihre Rechnungen verzögern
5. So beeinflussen Unternehmen die Zahlungsmoral ihrer Kunden
6. Rechnung nicht bezahlt: Achten Sie auf diese Formalien
7. Verzug gehört zum Alltag: Zahlungsmoral in deutschen Unternehmen und ihre Auswirkung
8. Forderungsmanage­­­ment im Handwerk: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?