Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen vereinfacht: Von der Erstellung bis zur Implementierung

Eine Stellenbeschreibung hilft Unternehmen, eine zu besetzende Stelle genauer zu definieren und gibt den Mitarbeitern konkrete Aufgabenstellungen vor. Sie sollte vor einer Stellenausschreibung erstellt werden und umfasst bestimmte Punkte, die allerdings je nach Unternehmen und Position variieren. Zudem ist eine Stellenbeschreibung eine hilfreiche Grundlage, um später den Arbeitsvertrag zu formulieren.

Inhalt

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiges Instrument im Personalbereich. Sie enthält alle maßgeblichen Aufgaben und Kompetenzen des Mitarbeiters. Außerdem werden in der Funktionsbeschreibung die Abgrenzung und Zusammenarbeit mit anderen Bereichen beschrieben. Die Stellenbeschreibung ist zum einen eine statistische Grundlage für die relevanten Daten der Mitarbeiter. Zum anderen wird sie in vielen Einsatzbereichen des Personalwesens benötigt: zur Erstellung von Arbeitszeugnissen genauso wie zum Recruiting, zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei Umstrukturierungen im Betrieb. Im öffentlichen Dienst wird die Stellenbeschreibung auch Dienstpostenbeschreibung genannt und unterliegt einer ähnlichen Definition.

Was gehört in die Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung ist je nach Unternehmen und Position individuell. Es gibt aber einige Punkte, die sie in jedem Fall umfassen sollte. Zur Orientierung hilft folgende Checkliste:

• Bezeichnung der Stelle, Funktion der Stelle innerhalb des Unternehmens
• Bezeichnung des Teams oder der Abteilung
• Vorgesetzter und Stellvertreter
• Direkt unterstellte Mitarbeiter
• Ziel der Stelle
• Kern- und Hauptaufgaben
• Nebenaufgaben
• Führungsaufgaben
• Arbeitsplatzbeschreibung
• Kompetenzen, Befugnisse und Pflichten
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
• Mitwirkung bei Projekten, Mitarbeit in Gremien
• Fort- und Weiterbildung

Die Aufgabenbeschreibung ist wesentlicher Bestandteil der Funktionsbeschreibung. Dabei sollte die Frage beantwortet werden, welches Ziel diese Stelle hat. Aus diesem Ziel leiten sich die Aufgaben der Stelle ab. Die Aufgaben gilt es, nach ihrer Gewichtung zu sortieren. So erhält der Mitarbeiter eine klare Orientierung über die Aufgaben, die von ihm erwartet werden. Wichtig ist auch, die Befugnisse, die mit der Stelle verbunden sind, zu benennen. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Mitarbeiter darüber entscheiden kann, welche Weiterbildungsangebote seine Teammitglieder nutzen dürfen, oder wenn er Budgetverantwortung hat.

Anforderungen an die Stellen können sich insbesondere innerhalb einer dynamischen Arbeitswelt immer ändern, weswegen die ursprüngliche Festlegung in der Stellenbeschreibung nicht aktuell bleibt. Es empfiehlt sich daher zusätzlich, einen Versetzungsvorbehalt aufzunehmen. Auf diese Weise können dem Arbeitnehmer auch andere Aufgaben zugewiesen werden.

Wie erstellt man eine eigene Stellenbeschreibung?

Die Stellenbeschreibung ist immer konkret auf die entsprechende Stelle bezogen, weswegen über die Kernpunkte hinaus der Inhalt kaum pauschal festgelegt werden kann. Auch steht von Seite des Unternehmens nicht immer von vornherein fest, welche Funktionsbeschreibungen die Stellenbeschreibung beispielsweise beinhalten soll. Hier sollten, je nach Position, weitere Fachbereiche mitarbeiten – etwa das Marketing – wenn es um eine entsprechende Stelle geht.

Nachdem der hauptsächliche Zweck der Stellenbeschreibung definiert ist, können mit Absprache der jeweiligen Abteilung weitere detailliertere Punkte festgelegt werden. So kann man sich immer mehr an die Stellenbeschreibung annähern, bis sie abschließend individuell erstellt ist. Wichtig hierbei ist außerdem, kurze und genaue Formulierungen zu verwenden, um die Stellenbeschreibung so verständlich und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Das ist auch deswegen relevant, weil nach Unterschreiben des Arbeitsvertrags die Stellenbeschreibung verbindlich ist. Unter Umständen können schwammig formulierte Aufgaben oder Befugnisse später zu Auseinandersetzungen führen.

Werden mehrere Stellenbeschreibungen innerhalb eines Unternehmens erstellt, sollten diese immer einheitlich gestaltet und strukturiert sein. Zudem sollte man auf Aktualität achten: Ändert sich die Unternehmensstruktur oder Anforderungen an die Stelle, sollte die Stellenbeschreibung zeitnah überarbeitet werden.

In einer Stellenbeschreibung sollten ausschließlich Punkte stehen, die zur genaueren Definition der Stelle und ihrer Eingliederung im Unternehmen notwendig sind. Gehaltsangaben, Probezeiten oder der zeitliche Umfang insgesamt sind beispielsweise Kriterien, die nicht in eine Stellenbeschreibung gehören. Sie finden eher in der Stellenausschreibung oder im Arbeitsvertrag Platz.

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Was ist der Unterschied zwischen einer Stellenbeschreibung und einer Stellenausschreibung?

Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung klingen zwar ähnlich, sind allerdings nicht synonym zu verstehen. Vielmehr ist die Stellenausschreibung gleichzusetzen mit einer Stellenanzeige. Sie dient entsprechend dazu, öffentlich die Aufmerksamkeit auf die zu besetzende Stelle zu lenken und das Interesse potenzieller Bewerber zu wecken. Dem gegenüber ist eine Stellenbeschreibung ein internes Dokument, das der Bewerber erst nach erfolgreicher Bewerbung vorgelegt bekommt.

Eine Stellenausschreibung ist weniger detailliert als eine Stellenbeschreibung und bezieht sich auf eine konkrete Position, allerdings können hier Inhalte der Beschreibung mit einfließen. Diese wird demnach vor der Ausschreibung erstellt und trägt dazu bei, die Anzahl der potenziellen Bewerber zu reduzieren, indem diese auf einen Blick erkennen, ob sie dem Anforderungsprofil entsprechen oder nicht. Auf diese Weise kann das Unternehmen auch den Recruiting-Prozess verschlanken.

Was sind die Vor- und Nachteile der Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibungen schaffen Transparenz, verbessern die Organisationsstruktur, erleichtern die Beurteilung des Mitarbeiters und helfen bei einer Stellenneubesetzung. Außerdem können sie zur Steigerung der Motivation und der Zufriedenheit am Arbeitsplatz und somit zur besseren Mitarbeiterbindung beitragen. Sie beugen Missverständnissen und Kompetenzgerangel vor und sorgen für klare Regelungen während des Urlaubs oder im Krankheitsfall. Außerdem erleichtern sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und helfen dabei, die Mitarbeiter für ihren Aufgabenbereich fit zu machen.

Weitere Vorteile einer Stellenbeschreibung sind:

• Genaue Definition der Aufgabenstellung, wodurch das Erreichen von Zielen überprüfbar wird
• Erleichterung des gesamten Recruiting- und Onboarding-Prozesses
• Insgesamt Vereinfachung der Personalplanung im Unternehmen
• Erhöhung der Transparenz im Unternehmen und für Bewerber
• Aufgrund der genauen Aufgabenbeschreibung ergibt sich eine faire Gestaltung des Gehalts
• Aufdeckung von Problemen bei einer Aufgabenstellung

Allerdings haben Stellenbeschreibungen auch Nachteile. So ist vor allem die initiale Einführung zeitaufwendig, wenn für alle Stellen eine Beschreibung zu fertigen ist. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung ist ebenfalls mit Aufwand verbunden. Das starre Gerüst wird als hinderlich in der dynamischen Arbeitswelt von heute empfunden. Denn wenn sich die Anforderungen auf dem Markt ändern, wandeln sich damit entsprechend die Aufgaben des Einzelnen im Unternehmen. Eine zeitnahe Aktualisierung ist unter solchen Umständen nur schwer zu realisieren. Die konventionelle Stellenbeschreibung bildet die moderne Arbeitswelt mit Projekt- und Teamarbeit, vernetzten Strukturen, Flexibilität, Arbeitsgruppen und einem hohen Maß an Eigenverantwortung zudem nur unzureichend ab. Laufend angepasste Ziele können ebenfalls schlecht erfasst werden. Auch besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter sich auf die Aufgaben in ihrer Stellenbeschreibung zurückziehen und „Dienst nach Vorschrift“ leisten, statt selbst initiativ zu werden und sich im Unternehmen einzubringen.

Was ist ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung?

Bezeichnung der Stelle: Marketing Manager

Stelleninhaber: Vorname/Nachname

Direkter Vorgesetzter: Vorname/Nachname

Stellenziel: Zusammenführen von Marketing-Maßnahmen innerhalb des Unternehmens.

Kern- und Hauptaufgaben:

• Erstellung von Marketingkonzepten
• Auswahl der Kommunikationskanäle
• Betreuung des Content-Managements und -optimierung
• Budgetverwaltung
• Marktanalysen

Nebenaufgaben:

• Zielgruppenermittlung
• Erstellung von Reports
• Unterstützung bei Briefing-Erstellung

Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium der Kommunikationswissenschaften oder ähnliches
• Erfahrung im Bereich Marketing
• Entscheidungsfähigkeit und Teamfähigkeit
• Kenntnis der gängigen Social-Media-Tools

Befugnisse: Entscheidung über das Marketing-Budget

Zusammenarbeit und Schnittstellen: Sie arbeiten eng mit allen Abteilungen zusammen, die das Marketing betreffenden und sorgen auch intern für eine reibungslose Zusammenarbeit.

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