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Was ist das Tagegeld für Dienstreisen?

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Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen Alltag – sei es für Kundentermine, Messen oder Schulungen. Dabei entstehen nicht nur Fahrt- und Übernachtungskosten, sondern auch zusätzliche Verpflegungsaufwendungen für die Mitarbeitenden. Das sogenannte Tagegeld dient dazu, diese Mehraufwendungen pauschal zu erstatten. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Tagegeld“, wann besteht ein Anspruch darauf und wie wird es berechnet? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gesetzlichen Regelungen und praxisrelevanten Aspekte rund um das Tagegeld bei Dienstreisen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Tagesgeld?

Das Tagegeld, auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, ist eine steuerfreie Pauschale, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden für zusätzliche Verpflegungskosten während einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit gewähren können. Es soll die Mehrkosten abdecken, die entstehen, wenn Beschäftigte außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig sind und sich nicht wie gewohnt verpflegen können – zum Beispiel bei Schulungen, Konferenzen oder anderen externen Terminen.

Wann haben Angestellte Anspruch auf Tagesgeld?

Ein Anspruch auf Tagegeld besteht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit: Die Mitarbeitenden müssen sich aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte und Wohnung aufhalten.
• Mindestabwesenheitsdauer: Der Angestellte ist mehr als 8 Stunden beruflich bedingt woanders tätig. Je nach Dauer der Abwesenheit gelten unterschiedliche Pauschalen.

Wie viel Tagesgeld bekommt ein Angestellter für eine Dienstreise?

Die Höhe des Tagegeldes richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit: Bei einer eintägigen Dienstreise ohne Übernachtung gilt eine Pauschale von 14 Euro bei mehr als 8 Stunden. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung liegt die Pauschale für den An- und Abreisetag bei jeweils 14 Euro und bei 28 Euro pro vollständigem Kalendertag (24 Stunden).

Auf einen Blick: Tagesgelder in Deutschland

• Mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• 24 Stunden: 28 Euro
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 Euro

Diese Pauschalen gelten für Inlandsreisen. Bei Auslandsreisen variieren die Beträge je nach Zielland und werden regelmäßig vom Bundesverwaltungsamt aktualisiert.

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Bundesreisekostengesetz einfach erklärt

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) regelt in erster Linie die Erstattung von Reisekosten für Bundesbeamte, Richter und Soldaten. Es dient jedoch auch als Orientierung für viele Unternehmen im privaten Sektor. Das BRKG legt fest, welche Kosten erstattungsfähig sind und in welcher Höhe, darunter auch das Tagegeld für Verpflegungsmehraufwand. Die Pauschalen gemäß BRKG können von Arbeitgebern übernommen werden, um steuerfreie Erstattungen an Mitarbeitende zu leisten.

Welche Rolle spielt die Kilometerpauschale?

Neben dem Tagegeld können Mitarbeitende für die Nutzung ihres privaten Fahrzeugs auf Dienstreisen auch eine Kilometerpauschale geltend machen. Auch diese ist im BRKG, und zwar unter § 5 zur sogenannten Wegstreckenentschädigung, geregelt und beträgt derzeit 30 Cent pro Kilometer. Die Kilometerpauschale dient zur Abgeltung von Fahrtkosten und ist separat vom Tagegeld zu betrachten.

Berechnung Tagesgeld: So geht’s

Zusammenfassend erfolgt die Berechnung des Tagegeldes demnach anhand der Abwesenheitsdauer und der entsprechenden Pauschalen:

1. Abwesenheit ermitteln: Zunächst muss die genaue Dauer der Abwesenheit vom Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte klar sein.
2. Pauschale anwenden: Je nach Dauer gelten die oben genannten Pauschalen (14 Euro ab mehr als 8 Stunden, bzw. 28 Euro pro gesamten Tag).
3. Kürzungen berücksichtigen: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt (z. B. Frühstück im Hotel), sind laut § 6 Absatz 2 des BRKG Kürzungen vorzunehmen: für ein gestelltes Frühstück 20 % des vollen Tagegeldes, für das Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des vollen Tagegeldes.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für zwei volle Tage (jeweils 24 Stunden) auf Dienstreise und erhält Frühstück und Mittagessen vom Arbeitgeber.

• Volle Tage: 2 x 28 Euro = 56 Euro
• Kürzungen: Frühstück:
  • 2 x (20 % von 28 Euro) = 11,20 Euro
  • Mittagessen: 2 x (40 % von 28 Euro) = 22,40 Euro
• Auszahlbares Tagegeld: 56 Euro – 11,20 Euro – 22,40 Euro = 22,40 Euro

Fazit: Regelmäßig informieren

Das Tagegeld ist ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung und dient dazu, Mitarbeitenden die zusätzlichen Verpflegungskosten während einer Dienstreise pauschal zu erstatten. Die korrekte Anwendung der gesetzlichen Regelungen, insbesondere der Pauschalen und Kürzungen, ist entscheidend für eine rechtssichere und transparente Abrechnung. Unternehmen sollten ihre Reisekostenrichtlinien entsprechend gestalten und regelmäßig überprüfen, um sowohl steuerliche Vorteile zu nutzen als auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.

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