HR-Management und Lohnbuchhaltung

Lohnsteuerbescheinigung 2025/2026: Alle Neuerungen im Überblick

Die Lohnsteuerbescheinigungen 2025 und 2026 bringen spürbare strukturelle Änderungen: neue Ordnungszahlen, präzisere Meldepflichten und ein digitalisierter Datenaustausch. Dieser Überblick zeigt kompakt, worauf Arbeitgeber jetzt achten müssen.

Lohnwegweiser 2026 gratis downloaden

Die Lohnsteuerbescheinigung wird für 2025 und 2026 erneut angepasst. Sie beinhaltet neue Felder, präzisierte Angaben und erweiterte Prüfvorgaben. Entscheidend sind die Ordnungszahlen. Genau an diesem Punkt wartet häufig der Fehlerteufel. Doch genau hier setzen die aktuellen Änderungen an. In diesem Artikel werfen wir einen systematischen Blick auf die einzelnen Ordnungszahlen, erklären die Neuerungen Schritt für Schritt und zeigen, worauf Arbeitgeber jetzt in der Praxis achten müssen.

Neues Muster für die Lohnsteuerbescheinigung

Für die Jahre ab 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Vorgaben für das Ausfüllen der Bescheinigung erneuert (Schreiben vom 5. September 2024 – IV C 5 – S 2378/19/100002 :002). So muss beispielsweise keine Bescheinigung ausgestellt werden, wenn für Beschäftigte zwar elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) übermittelt wurden, jedoch kein Arbeitslohn ausgezahlt wurde.

Das offizielle Muster zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2025 ist hier zu finden: Muster „Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2025“ (PDF)

Wichtige Änderungen bei den Ordnungszahlen

Die Lohnsteuerbescheinigung 2025/2026 bringt Anpassungen in Bezug auf die Ordnungszahlen mit sich. Ein zentraler Punkt betrifft Fälle, in denen Beschäftigte ihre steuerliche Identifikationsnummer nicht vorlegen. Ist die Steuer-IdNr. trotz zumutbarer Bemühungen nicht verfügbar, muss der Arbeitslohn weiterhin mit Steuerklasse VI abgerechnet werden. 

Unter der Ordnungszahl 2 wird die Anzahl der Unterbrechungszeiträume (Anzahl „U“) eingetragen, in denen der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage wegfällt. Beispiele dafür sind längere Krankheitsphasen oder unbezahlten Fehlzeiten. Wichtig ist die folgende Abgrenzung: Liegt ein Anspruch auf Lohnersatzleistungen vor, greift diese Angabe nicht. Gemeint sind Leistungen nach § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG, also beispielsweise das Krankengeld oder gleichgestellte Zahlungen, die nicht im Rahmen der Lohnsteuerbescheinigung bestätigt werden müssen.

Die Ordnungszahl 15 bleibt ein zentrales Sammelfeld für verschiedene Lohnersatzleistungen, die während eines Beschäftigungsverhältnisses geleistet werden. Hierzu zählen:

• das Kurzarbeitergeld und Saison-Kurzarbeitergeld,
  
• Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld,
  
• Verdienstausfallentschädigungen nach Infektionsschutzgesetz,
  
• die Aufstockungsbeträge und Leistungen im Rahmen der Altersteilzeit,
  
• sowie das neue Qualifizierungsgeld nach § 82a SGB III.
  

Alle diese Zahlungen werden weiterhin in einer Summe unter der Ordnungszahl 15 erfasst.

Neu ist ab 2025: Das Kurzarbeitergeld, einschließlich des Saisonkurzarbeitergeldes, erhält ein zusätzliches eigenes Feld. Unter der neuen Ordnungszahl 15a muss dieses künftig gesondert ausgewiesen werden. 

Fünftelregelung und Arbeitslohn für mehrere Jahre 

Ab 2025 wird die Fünftelregelung für Entschädigungen, wie etwa Abfindungen, sowie für mehrjährig entstandenen Arbeitslohn nicht mehr direkt im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt. Die steuerliche Begünstigung kann nur noch im Rahmen der persönlichen Steuererklärung geltend gemacht werden.

Arbeitgeber müssen diese Beträge dennoch eindeutig in der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen: Unter Ordnungszahl 10 sind sowohl der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre als auch die Entschädigungen gesondert zu bescheinigen.

Versorgungsleistungen

Betriebsrenten oder Pensionen, die im Bruttolohn enthalten sind (Ordnungszahl 3) müssen in der Lohnsteuerbescheinigung weiterhin klar abgegrenzt werden. Unter Ordnungszahl 8 sind diese enthaltenen Versorgungsbezüge separat auszuweisen.

Werden Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre gezahlt, erfolgt der Eintrag unter der Ordnungszahl 9. Auch hier gilt, dass das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zusätzlich in der Ordnungszahl 30 vermerkt werden muss.

Für die Berechnung des Versorgungsfreibetrags trägt der Arbeitgeber unter Ordnungszahl 29 die maßgebliche Bemessungsgrundlage ein. Diese setzt sich aus dem Zwölffachen des ersten vollen Monatsbezugs sowie den zu erwartenden Sonderzahlungen zusammen. Ergänzend dazu ist unter Ordnungszahl 30 das Jahr des Versorgungsbeginns in vierstelliger Form anzugeben.

Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile für Vorsorgeaufwendungen

Die Angaben zu den Vorsorgebeträgen bleiben ein zentraler Bestandteil der Lohnsteuerbescheinigung. Unter den Ordnungszahlen 22 ff. werden wie bisher die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung eingetragen.

Für das Jahr 2025 gilt außerdem: Unter Ordnungszahl 28 bestätigt der Arbeitgeber die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung oder, falls erforderlich, die sogenannte Mindestvorsorgepauschale.

Mit 2026 beginnt jedoch ein grundlegender Systemwechsel. Durch den neuen automatischen Datenaustausch zwischen den privaten Krankenversicherungen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern werden die tatsächlichen Kranken- und Pflegepflichtversicherungsbeiträge direkt elektronisch übermittelt. Die Mindestvorsorgepauschale entfällt vollständig. Damit wird auch die bisherige Bescheinigung unter der Ordnungszahl 28 obsolet: Der dort eingetragene Teilbetrag der Vorsorgepauschale für die private Basisabsicherung wird künftig nicht mehr ausgewiesen, weil er beim Lohnsteuerabzug keine Rolle mehr spielt.

Fahrtkosten: Zuschüsse korrekt ausweisen

Für den Arbeitgeber bleibt die Angabe von Zuschüssen zu den Fahrtkosten ein wichtiger Bestandteil der Lohnsteuerbescheinigung. Unter der Ordnungszahl 17 werden alle steuerfreien Arbeitgeberleistungen, die auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind, eingetragen. Dazu zählen beispielsweise das Deutschlandticket- oder Jobticket-Zuschüsse, sofern sie steuerfrei gewährt werden. Die Entfernungspauschale beträgt 2025 weiterhin 0,30 € je Entfernungskilometer und 0,38 € ab dem 21. Kilometer; ab 2026 ist eine einheitliche Pauschale von 0,38 € vorgesehen.

Unter der Ordnungszahl 18 folgen die pauschal besteuerten Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Leistungen, regelmäßig Zuschüsse zu PKW-Fahrten, werden mit 15 % pauschal nach § 40 Abs. 2 EStG versteuert und ebenfalls auf die Entfernungspauschale angerechnet.

Achtung: Nicht einzutragen sind Arbeitgeberleistungen, die mit 25 % pauschal besteuert werden, wie etwa aus bestimmten Jobticket-Modellen. Da diese Zahlungen nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet werden, gehören sie nicht in die Lohnsteuerbescheinigung.

Auswärtstätigkeiten und Verpflegungsmehraufwand

Steuerfreie Zuschüsse zum Verpflegungsmehraufwand müssen grundsätzlich unter der Ordnungszahl 20 in der Lohnsteuerbescheinigung erfasst werden. Die Regel gilt für alle beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, für die Pauschalen nach § 9 EStG gezahlt werden.

Für die Jahre 2025 und 2026 bleibt jedoch eine bereits bestehende Erleichterung bestehen: Wurde vom Betriebsstättenfinanzamt eine alternative Dokumentation zugelassen, etwa bei getrennten Lohn- und Reisekostenabrechnungen, ist ein Eintrag in der Lohnsteuerbescheinigung nicht zwingend erforderlich. Die Unternehmen können also weiterhin auf diese Kulanzregelung zurückgreifen, sofern die gesonderte Aufzeichnung den Anforderungen genügt.

Fehlerkorrektur in der Lohnsteuerbescheinigung

Stellt ein Arbeitgeber fest, dass eine bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigung Fehler enthält, muss eine Korrektur oder Stornierung grundsätzlich bis zum Ablauf des siebten Kalenderjahres nach dem betreffenden Besteuerungszeitraum erfolgen. (§ 93c Abs. 3 Satz 1 AO) Dafür wird ein weiterer Datensatz elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt. Eine Anpassung des eigentlichen Lohnsteuerabzugs ist allerdings nur möglich, solange die elektronische Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt wurde.

Neu ist eine zusätzliche Frist: Laut aktueller Ausfüllanleitung kann eine bereits gesendete Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres korrigiert werden. Das gilt auch dann, wenn kein gesetzlicher Änderungsgrund vorliegt. Das erleichtert spätere Berichtigungen typischer Eingabefehler.

Auch danach bleiben Korrekturen möglich, sofern es sich um die Berichtigung eines unzutreffend übermittelten Datensatzes handelt, etwa bei falsch ausgewiesener und einbehaltener Lohnsteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag. Die überarbeitete Bescheinigung wird erneut elektronisch gesendet und mit dem Hinweis „Korrektur“ gekennzeichnet. Voraussetzung ist, dass die Angaben nicht im Widerspruch zu einer bereits bestandskräftigen Lohnsteueranmeldung stehen.Ist eine Änderung der Bescheinigung nicht mehr zulässig, bleibt der Weg über die Einkommensteuerveranlagung. Arbeitnehmer können sich dort die zu viel einbehaltene Lohnsteuer erstatten lassen. Wurde hingegen zu wenig Lohnsteuer abgeführt, muss der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt melden. Ab 2026 ausschließlich elektronisch. Erst durch diese Anzeige wird gewährleistet, dass die Finanzverwaltung den fehlenden Betrag beim Arbeitnehmer nachfordern kann. (§ 41c Abs. 4 EStG)

Das könnte Sie auch interessieren:

Überblick Lohnabrechnung zum Jahreswechsel

Alle wichtigen gesetzlichen Änderungen, eine Checkliste mit allen Zahlungsterminen und weitere top-aktuelle Artikel zum Jahreswechsel finden Sie auf unserer Überblicksseite Jahreswechsel Lohnbuchhaltung .