Wann Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen sollten

Man kann es nicht anders sagen: Lohnabrechnungen sind komplex. Kommen Ausnahmen und Sonderregelungen wie Altersteilzeit, Kurzarbeit oder unbezahlter Urlaub hinzu, kann das bei den Verantwortlichen schon mal zu grauen Haaren führen. Gerade wenn in wachsenden Unternehmen die entsprechende Lohnexpertise (noch) nicht im eigenen Haus ist. Dann gilt es abzuwägen, eigenes Knowhow ins Unternehmen zu holen oder auf ein professionelles Outsourcing zu setzen. Grundsätzlich gehört die Lohnabrechnung zu den nicht wert schöpfenden Prozessen im Unternehmen, was für ein Outsourcing sprechen kann. Es gibt jedoch viele Argumente für eine Inhouse-Lösung. Wir zeigen, wann Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen sollten.

Lohnabrechnung outsourcen: 10 Argumente dafür

1. Mehr Konzentration aufs Kerngeschäft

Sie haben niemanden im Unternehmen, der die Lohnbuchhaltung aus dem Effeff beherrscht, und müssen sich selbst darum kümmern? Sie stellen fähige Mitarbeiter für die Entgeltabrechnung ab, die Sie lieber bei anderen Arbeiten einsetzen würden? Dann könnte es sinnvoll sein, dass Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen und einem Dienstleister anvertrauen. Das entlastet Sie und die betroffenen Kollegen. Sie schaffen sich einen tatsächlichen und gedanklichen Freiraum, den Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen können. Das bedeutet: weniger Bürokratie, weniger komplexe Fortbildungen in Lohnbuchhaltung – dafür mehr Kreativität und Konzentration auf das Wesentliche.

2. Je schwieriger es wird, desto wichtiger sind echte Experten

Ihr Unternehmen floriert, und neue Mitarbeiter kommen an Bord. Kollegen verlassen Ihre Firma, wollen eine Abfindung oder verabschieden sich unter komplizierten Kündigungsbedingungen. Sie müssen Kurzarbeit ansetzen. Eine Mitarbeiterin nimmt Elternzeit, ein älterer Arbeitnehmer beantragt Altersteilzeit. Die Anforderungen an die Lohnabrechnung steigen stetig. Wer kennt sich da noch aus und beachtet immer alle Sonderregelungen? Dafür gibt es Experten, die sich tagtäglich mit den Ausnahmesituationen und Feinheiten der Lohnabrechnung beschäftigen und immer auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung sind. Wenn es sich nicht lohnt, diese Experten ins eigene Haus zu holen, dann ist das Outsourcen der Lohnabrechnung sinnvoll.

3. Sicherheit hat oberste Priorität

Datensicherheit ist ein ebenso wichtiges wie heikles Thema für jedes Unternehmen. Lohn- und Gehaltsinformationen sind besonders sensible Daten und unbedingt schützenswert. Die große Frage lautet daher: Können Sie den Schutz dieser Daten in Ihrem Unternehmen gewährleisten? Sind die Daten gegen fremden Zugriff geschützt? Gibt es eine ausgereifte Systemsicherung? Einen Notfallplan, falls die Daten aus irgendeinem Grund verloren gehen und wiederhergestellt werden müssen? Hinterfragen Sie Ihr eigenes Risikomanagement kritisch – je ehrlicher, desto besser. Dazu gehört auch, zu überlegen, ob Ihre Aufgabentrennung sinnvoll ist und wie gut Sie auf Überprüfungen Ihres Unternehmens vorbereitet sind. Sollten Sie im Bereich Datensicherheit Nachholbedarf haben, kann es gut sein, dass Ihre Lohn- und Gehaltsinformationen bei einem zuverlässigen Dienstleister besser aufgehoben sind. Nutzen Sie in diesem Fall das Expertenwissen und die sicheren Kapazitäten und Prozesse eines externen Anbieters.

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4. Gesetzliche Vorgaben werden richtig umgesetzt

Verstöße gegen das Gesetz können teuer werden – auch wenn sie aus Unwissenheit geschehen. Bei der Lohnbuchhaltung ist es schwierig, immer die aktuelle Rechtsprechung im Auge zu behalten. Tarifbeziehungen, Einkommenssteuer, Abgaben, Meldungen sind zu bedenken und rechtskonform anzuwenden. Wer das nicht selbst erledigen will oder kann, ist bei versierten externen Fachleuten vielleicht besser aufgehoben. Deren tägliches Geschäft ist es, sich um Gesetzesänderungen zu kümmern und Fallstricken auszuweichen.

5. Die Abhängigkeit von einzelnen Personen lässt sich reduzieren

Gut, dass es Experten gibt – im eigenen Unternehmen hat man sie besonders gern. Das gilt auch für die Fachleute der Lohnabrechnung. Problematisch wird es nur dann, wenn sich das Wissen bei nur wenigen Personen bündelt. Für die Lohnbuchhaltung heißt das konkret: Falls Sie nur einen oder sehr wenige Mitarbeiter haben, die sich in diesem Thema auskennen, sollten Sie zumindest gewappnet sein. Im schlimmsten Fall fällt ein wichtiger Kollege genau dann aus oder erkrankt, wenn Lohnabrechnungen oder die Steuerprüfung anstehen. Mit dem Outsourcen Ihrer Lohnbuchhaltung reduzieren Sie das Risiko, dass wichtige Arbeiten unerledigt bleiben oder in die Hände von Kollegen kommen, die sich damit nicht auskennen.

6. Bilanzen und Abschlüsse werden fristgerecht erstellt

Eine angenehme Begleiterscheinung der ausgelagerten Lohnbuchhaltung ist die Tatsache, dass Sie auf die notwendigen Fristen und Deadlines nicht mehr selbst achten müssen. Ihr Dienstleister hat alle Daten im Blick und erstellt Monats-, Quartals- und Jahresbilanzen zum Stichtag. Um die Berechnung und Aufbereitung kümmern sich die externen Profis. Ihre Aufgabe ist es anschließend nur noch, die Daten und Zahlen nachzuvollziehen und sich einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen.

7. Änderungen sind rechtssicher

Kurz vor knapp ergeben sich noch Änderungen für Ihre Lohnabrechnung? Wenn Eile geboten ist, schleichen sich leicht Flüchtigkeitsfehler ein – und die dürfen bei der Lohnabrechnung nicht passieren. Das sollte allerdings kein Problem sein, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen und die Änderungswünsche den externen Spezialisten mitteilen. Die sorgen dafür, dass alle Daten, Fakten und Zahlen stets korrekt und rechtssicher angewendet werden. Die Qualität der extern geleisteten Arbeit ist stets gleichbleibend hoch.

8. Ein persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen zur Verfügung

Auslagern bedeutet nicht, dass Sie nur noch mit Zahlen zu tun haben. Im Gegenteil. Seriöse Dienstleister stellen Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite, der Ihre Firma und Ihre besondere Situation genau kennt. Die Reaktionszeit der externen Spezialisten ist kurz, damit Sie mit wichtigen und zeitkritischen Fragestellungen und Problemen nicht lange warten müssen.

9. Die Haftung reduziert sich

Gerade Unternehmen, die sich den komplexen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen nicht immer hundertprozentig gewachsen fühlen, werden das Haftungsrisiko gerne abgeben. Der Dienstleister übernimmt dieses Risiko für Ihre Firma und garantiert Ihnen im Gegenzug hohe Professionalität und Qualität.

10. Zeit und Geld sparen, Planungssicherheit gewinnen

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung schenkt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit für andere Aufgaben. Aber wussten Sie, dass Sie auch Geld sparen können, wenn Sie sich für das Outsourcen entscheiden? Seriöse Anbieter verlangen nur für die tatsächlich geleisteten Abrechnungen eine Bezahlung. Was auch bedeutet, dass Sie bereits vorab wissen, welche Kosten Ihnen monatlich entstehen – die Planbarkeit von Zeit und Kosten der Lohnabrechnung ist dadurch hoch.

Haben Sie weitere Fragen? Unser E-Book hilft bei der Entscheidung

Vieles spricht also auch dafür, die Lohnabrechnung auszulagern und externe Spezialisten zu beauftragen. Unsere Infografik veranschaulicht Vor- und Nachteile von Inhouse- oder Outsourcing-Lösungen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder sich für die Vorteile des Outsourcens von Lohnabrechnungen interessieren, dann erfahren Sie dazu mehr in unserem kostenlosen Ratgeber.