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Digitale Compliance-Prozesse in der Praxis – warum sie sich in der Finanzbuchhaltung besonders lohnen

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Compliance Automation

Ein wichtiger Teil der Digitalisierung in vielen Unternehmen dreht sich rund um das anspruchsvolle Thema Compliance. Die Zeit von COVID-19 hat vielen Unternehmen nicht nur den digitalen Nachholbedarf vor Augen geführt, sondern auch wieviel Potenzial darin steckt, die Digitalisierung in diesem Bereich voranzutreiben. Laut einer Deloitte-Studie sehen fast 80 Prozent der befragten Compliance-Verantwortlichen den Ausbau der digitalen Compliance-Prozesse als größte Chance, die der Umbau infolge der Pandemie mit sich bringt – noch vor dem effizienteren Arbeiten, den 51 Prozent der über 800 für die Studie Befragten angegeben haben.

Warum digitale Technologien digitale Compliance brauchen

Die Veränderungen, die digitale Compliance mit sich bringt, haben wir mit Miriam Reichelt, Referentin Corporate Digital Responsibility & Datenschutz bei der Digitalagentur Comspace im Interview besprochen. Insgesamt verändern sich die Anforderungen an die Compliance im Unternehmen durch den digitalen Wandel enorm und ständig. Die neuen Technologien bringen – im positiven und negativen Sinne – neue Möglichkeiten. Die Prozesse und die Arbeit können effizienter gestaltet werden, aber neben bekannten Delikten wie Korruption und Wirtschaftskriminalität, können auch neue Straftaten begangen werden, wie zum Beispiel Cyber-Spionage, Verstöße gegen Datenschutz-Gesetze durch den laxen Umgang mit Kundendaten bis hin zu Angriffen auf digital gesteuerte Maschinenparks. Technologien wie Data Analytics, Cloud, Big Data und Sensorik bringen mit ihrer Einführung nicht nur neue Möglichkeiten, sondern auch neue Herausforderungen an die Compliance mit sich. Im schlimmsten Fall vergrößern sich Datenmengen und Prozesse und lassen das schwieriger gewordene Compliance-Management weit hinter sich. Prozesse und Geschäftsmodelle digital neu zu definieren, heißt also auch immer, die Compliance anzupassen.

Compliance-Bots entlasten bei der Prozessbewältigung

Wenn es um in die Zukunft gerichtete Analysen wie Risikomanagement oder Predictive Analytics im Marketing geht, heißt die Lösung oft Künstliche Intelligenz (KI). Künstliche Intelligenz nimmt den Menschen manuelle Arbeit ab, kann große Datenmengen und sogar Echtzeit-Daten verarbeiten – und somit auch Compliance-Verfahren vereinfachen. Hier kommt beispielweise Robotik durch Compliance-Bots zum Einsatz. Der Begriff „Robotik“ beschreibt Software-Bots, die es ermöglichen, vorhersehbare und sich wiederholende Ereignisse und Prozesse zu automatisieren.

Im Vergleich zur manuellen Arbeit erhöht Robotic Process Automation (RPA) im Compliance-Bereich die Sicherheit, da anstelle von Stichproben die Compliance durchgängig überwacht und gesichert werden kann. Die Automation übernimmt wiederholende Aufgaben, wie zum Beispiel KYC (Know your Customer) oder AFS (Anti-Financial Crime) Alert Handling und Reporting. Mitarbeiter werden – typisch beim Einsatz von KI – entlastet und stehen für Aufgaben zur Verfügung, bei denen menschliche Qualitäten gefragt sind. Laut Deloitte ist die Wirkung groß: „RPA-Projekte werden in wenigen Wochen bis Monaten realisiert und ermöglichen signifikante Effizienzsteigerungen. Damit leistet RPA einen nachhaltigen Beitrag zur Kostenreduktion, zur Integration einer fragmentierten Systemlandschaft sowie zur Risikominderung durch Vermeidung von Fehlern.“

Effizientere Finanz- und Lohnbuchhaltung ist ein Gewinn für alle

Läuft das Finanz- und Rechnungswesen im Unternehmen effizient, profitiert das gesamte Unternehmen. Hier werden nicht nur Budgets für Projekte verwaltet, Rechnungen bezahlt und Gehälter überwiesen, es fällt auch viel Aufwand durch Kosten im Geschäftsalltag wie Reisekosten und Bewirtungsbelege an. Kurzum: Das Potenzial für Entlastung in dieser Abteilung ist hoch – und das gesamte Unternehmen kann davon profitieren. Und nicht nur die anderen Abteilungen werden die Auswirkungen spüren. Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten werden nach der Prozessoptimierung zufriedener und motivierter arbeiten.

In der Praxis kann Finanz- und Rechnungswesen mit Automatisierung so effizienter aussehen:

  • Digitales Dokumentenmanagement spart Zeit und Geld: Die Umstellung auf papierlose, digitale Dokumentenworkflows bringt viele Vorteile, da der Aufwand für Rechnungsstellung und -verarbeitung automatisiert wird und digital deutlich sinkt. Das funktioniert jedoch nur, wenn nicht nur die Dokumente, sondern auch die Abläufe digitalisiert werden. Wer zum Beispiel Rechnungen für Lieferanten nicht in Stapeln von Hauspost lagert, selbst schneller genehmigt und früher bezahlt, profitiert teils von Frühzahler-Rabatten.
  • Digitalisierung erhöht die Transparenz: Mit digitalen Workflows werden die Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen einfacher, zudem stehen für die Freigabe Informationen wie Liefertermine jederzeit bereit. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit der Prüfung jedes Details beschäftigen, sondern können sich auf Entscheidungen konzentrieren. Im Zweifel sind jederzeit alle Daten einsehbar. Bei automatisierten Compliance-Prozessen passieren weniger Fehler als bei manuellen Kontrollen. Zudem sind der Status und die Informationen, wie zum Beispiel der Compliance-Status, jederzeit über ein Dashboard einsehbar.
  • Rechtskonformität wird sichergestellt: Das papierlose Arbeiten erhöht nicht nur die Effizienz, sie macht auch das Archivieren von Daten wesentlich einfacher. Statt Lagerungen, Papiertransport und zeitintensiver Ablage, sind Audits für Buchhaltungen mit simplen Abfragen in kürzester Zeit möglich. Klar definierte Zugriffsrechte sorgen digital sogar für bessere Vertraulichkeit, da Zugriffe mit Papierdokumenten nur schwer zu beschränken sind. Letztlich sind auch Aufbewahrungsfristen für Dokumente automatisiert leichter einzuhalten.

Analysen und Budgetierung ebenfalls einfacher

Da die Erfassung schneller und effizienter, sowie die Informationen wie Kosten und Lieferanten insgesamt transparenter werden, ist auch die Budgetplanung digital deutlich einfacher. Daten liefern tiefe Einblicke zu laufenden und abgeschlossenen Budgets. So wird die Planung des Budgets fürs nächste Quartal oder das nächste Projekt deutlich einfacher und treffsicherer. Insgesamt erhöht digitale Compliance gerade in der Finanzbuchhaltung durch weniger Fehler, besseren Cashflow und weniger Belastung die Zufriedenheit der Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden.

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