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Pflicht für Arbeit­geber ab 2023: Elektronische Arbeits­unfähig­keits­beschei­nigung

HR-Management und Payroll

Pflicht für Arbeit­geber ab 2023: Elektronische Arbeits­unfähig­keits­beschei­nigung

Die Auslaufphase für die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde Oktober 2022 eingeleitet. Ab dem kommenden Jahr 2023 wird nun die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den bisherigen gelben Schein endgültig ablösen. Das bedeutet für Arbeitgeber, dass für ihre gesetzlich krankenversicherten Mitarbeiter dann nur noch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Relevanz hat. Den elektronischen Abruf können Arbeitgeber übrigens bereits seit dem 1. Januar 2022 testen.

Was ist eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Es handelt sich bei der eAU um eine Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, die mittels eines Datensatzes vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt wird. Dieses digitale Verfahren müssen seit Januar 2022 alle Vertragsärzte, Vertragskrankenhäuser und Vertragszahnärzte anwenden.

Ab Januar 2023 erhalten nun Arbeitgeber die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch von der Krankenkasse übermittelt. Es gilt jedoch eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2022, in der die Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit noch in Papierform nachweisen können.

Änderung sofort zum Jahresbeginn

Für die Arbeitnehmer entfällt ab 1. Januar 2023 die Pflicht, dem Arbeitgeber den gelben Schein als Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann und nichts verloren geht, ist es für Arbeitgeber ratsam, ab diesem Zeitpunkt bei der gesetzlichen Krankenversicherung des Arbeitnehmers die entsprechenden Daten abzurufen. Allerdings muss der Arbeitgeber zum Abruf der Daten berechtigt sein. Das ist der Fall, wenn:

  • ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber für den angefragten Zeitraum vorliegt und
  • dem Arbeitgeber durch den Arbeitnehmer die abzurufende Arbeitsunfähigkeit und die geschätzte Dauer vorab mitgeteilt wurde (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) iVm. § 5 Abs. 1a Satz 2 EntgFG).

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Weiterhin bleibt bestehen, dass jeder Mitarbeiter verpflichtet ist, dem Arbeitgeber oder der zuständigen Stelle im Unternehmen die Arbeitsunfähigkeit und die geschätzte Dauer derselben am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz muss eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit nur dann erfolgen, wenn die Krankheit länger als drei Tage dauert. Der Arbeitgeber kann jedoch vom Arbeitnehmer verlangen, dass er bereits früher, beispielsweise ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, diese durch einen Arzt feststellen lassen muss (§ 5 Abs. 1a Satz 2 iVm. Abs. 1 Satz 3 EntgfG).

Ab 2023 ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nur noch dann in Papierform beim Arbeitgeber vorzulegen, wenn keine Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht. Für gesetzlich Versicherte ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse des Versicherten ab.

Dies geschieht wie folgt: Wurde der Arbeitgeber durch den Arbeitnehmer über eine bestehende Arbeitsunfähigkeit informiert, erstellt er mit dem Startdatum der Krankheit und der Versicherungsnummer eine elektronische Anfrage. Sobald der Krankenkasse diese elektronische Arbeitsunfähigkeit vorliegt, erhält der Arbeitgeber die folgenden Informationen in einem Datensatz zurück:

  • Name des Mitarbeiters
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichnung, ob eine Erst- oder Folgemeldung vorliegt
  • Angabe darüber, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die bestehende Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder anderen Unfall beruht.

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Relevanz des Papier-Ausdrucks in der Anlaufphase der eAU

Der Papier-Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird vorerst nicht komplett abgeschafft. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin einen Ausdruck für seine Unterlagen. Diese Ausdrucke werden auf Basis einer einheitlichen Vorlage erstellt und gleichen den klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie sind jedoch nicht gelb, sondern schwarz-weiß und in A4 oder A5 erhältlich. Auf Wunsch gibt es auch eine Ausfertigung für den Arbeitgeber. Das kann zum Beispiel bei einem Internetausfall in der Arztpraxis oder anderen Störungen erforderlich werden.

Obwohl mit Störungen im Internet immer gerechnet werden muss, wurde ein Ersatzverfahren bislang nicht gesetzlich geregelt. Entsprechende Forderungen vonseiten der Wirtschaft bestehen, sind bislang aber nicht umgesetzt worden. Nachdem zulasten des Mitarbeiters keine Abweichungen vom EntgfG vereinbart werden dürfen, wäre eine solche Verpflichtung in einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag rechtlich mit Problemen behaftet (§ 12 EntgfG).

Weniger Bürokratie oder Mehraufwand für Arbeitgeber?

Der Bundesrat hatte dem dritten Gesetz zur Bürokratieentlastung am 8. November 2019 zugestimmt und damit auch der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Ziel des digitalisierten Verfahrens ist, damit den großen bürokratischen Aufwand zu minimieren, wenn Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform versendet und bearbeitet werden sowie darin enthaltenes Konfliktpotential zu vermeiden.

Ein Problem war beispielsweise, dass der Nachweis über die rechtzeitige Vorlage nicht immer eindeutig zu erbringen war. Somit stand die Frage im Raum: Hat die Bescheinigung pünktlich vorgelegen oder nicht? Mit der Umstellung auf das elektronische Verfahren soll nun die Handarbeit bei Datenerfassung und -weiterleitung verringert und die Einhaltung der Fristen für alle Beteiligten vereinfacht werden. Soweit der Wunsch des Gesetzgebers.

Allerdings ist zu befürchten, dass diese Neuregelung in Sachen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die Arbeitgeber eine erhebliche Mehrbelastung mit sich bringen wird. Schließlich erfordert der Wechsel von der Vorlagepflicht des Arbeitnehmers zur Abrufmöglichkeit durch den Arbeitgeber die laufende Erfassung und Bearbeitung der Krankmeldungen. Zudem müssen auch die Rückmeldungen überwacht werden.

Da auch die möglichen Fehlerquellen innerhalb des Meldeverfahrens sehr hoch sind, besteht hier Klärungsbedarf, wie dieser Prozess korrekt abgebildet werden kann.

All diese genannten Punkte können die Kosten für die Lohnbuchhaltung und den Korrekturaufwand bei gleichzeitigen Personalproblemen für Unternehmen in die Höhe treiben.

Ausnahmen von der Regel

In bestimmten Lebenssituationen bleibt die alte Variante der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung jedoch bestehen. Denn die eAU gilt nicht für:

  • privat krankenversicherte Mitarbeiter,
  • Mini-Jobber in Privathaushalten und
  • für Personen, bei denen die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt festgestellt wurde, der kein Vertragsarzt ist.

Durch das neue Abrufverfahren ist es somit nun auch für Minijobber notwendig, dem Arbeitgeber Auskunft zu ihrem Krankenversicherungsstatus zu geben. Denn sofern sie in der Hauptbeschäftigung oder über ein Familienmitglied gesetzlich krankenversichert sind, ist der Arbeitgeber zum Abruf der eAU bei der Krankenkasse des Minijobbers berechtigt.

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