Erneute Bestandsmeldung für Betriebsdaten im Jahr 2025

Eine einzige Meldung – und schon ist alles erledigt. So sieht es künftig das Unternehmensdatenbasisregister vor. Mehrfache Meldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register sollen damit der Vergangenheit angehören. Doch für den Aufbau dieses Registers sind umfangreiche Vorarbeiten nötig. Daher müssen auch die Unternehmen noch einmal tätig werden und eine Initialmeldung abgeben.

Erneute Initialmeldung für Betriebsdaten notwendig

Bereits 2023 hatten die Sozialverbände beschlossen, dass Arbeitgeber die Kopplungsinformation aus Unternehmensnummer und Betriebsnummer im Rahmen einer Initialmeldung im DEÜV-Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) an die Agentur für Arbeit melden. Der Datensatz wurde daher eigens um das Feld „Unternehmensnummer“ erweitert. Diese Meldung mit dem Abgabegrund 09 sollte einer ersten Befüllung des Unternehmensdatenbasisregisters dienen. Als Stichtag war der 31. Mai 2024 angegeben. Allerdings fehlten der Behörde zu diesem Termin noch etwa 25 Prozent der erwarteten Kopplungsinformationen.

Da die bisher erreichte Zahl an Meldungen den Ansprüchen an ein vollständiges Basisdatenregister nicht genügen, müssen Unternehmen nun erneut eine Initialmeldung für Betriebsdaten abgeben. Dies soll zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Mai 2025 erfolgen. Auch Arbeitgeber, die diese Aufgabe bereits erledigt hatten, sind zu einer erneuten Bestandsmeldung verpflichtet. Am 25. Juni 2026 wollen die Spitzenorganisation der Sozialverbände das Ergebnis der erneuten Meldung auswerten. Sollten immer noch zu wenige Rückmeldungen erfolgt sein, sind bereits weitere Maßnahmen im Gespräch.

Was Arbeitgeber tun müssen

Wie ursprünglich bereits bis Mai 2024 gefordert, müssen Arbeitgeber erneut die Initialmeldung mit Abgabegrund 09 einreichen. Die Abgabe sollte dabei automatisch über die Entgeltabrechnungsprogramme laufen. Da als Grund für die hohe Quote an nicht vorliegenden Meldungen auch Systemfehler vermutet werden, sollten Unternehmen klären, ob die von ihnen genutzte Software die Bestandsmeldung den Vorgaben entsprechend umsetzen kann. Auskunft dazu erhalten sie bei ihrem Systemhersteller.

Sollte die Initialmeldung bei der erneuten Abgabe wegen eines Fehlers vom Empfängersystem abgelehnt werden, sollten Arbeitgeber die Ursache prüfen. Nach erfolgter Fehlerkorrektur ist die Meldung dann erneut einzureichen. Vermutungen zufolge ist dies bei ersten Bestandsmeldung 2024 in vielen Fällen nicht geschehen, was ein weiterer Grund für die große Datenlücke im Basisdatenregister sein dürfte.

Arbeitgeber, die statt ein Entgeltabrechnungsprogramm das SV-Meldeportal nutzen, mussten ihre Pflicht zur Bestandsmeldung bereits 2024 selbst im Auge behalten. Dies gilt auch jetzt bei der erneuten Initialmeldung.

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Angaben im Unternehmensdatenbasisregister

Im Unternehmensdatenbasisregister sollen unter anderem die Stammdaten eines Unternehmens erfasst werden. Dazu zählen Firmenname, Rechtsform, Anschrift und Branche. Hinzu kommen Identifikationsnummern aus verbundenen Registern. Die registerübergreifende Identifikation soll dabei über die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) erfolgen. Für deren Vergabe ist das Statistische Bundesamt zuständig. Grundlage für das Register ist das „Gesetz zur Errichtung und Führung eines Registers über Unternehmensbasisdaten und zur Einführung einer bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer für Unternehmen“ (Unternehmensbasisdatenregistergesetz – UBRegG).

Gefüllt wird das Basisregister mit Daten bereits bestehender Verwaltungsregister. Dazu zählen Handelsregister, Genossenschaftsregister und Vereinsregister. Als Quellen dienen ebenfalls das Bundeszentralamt für Steuern und das zentrale Unternehmensverzeichnis. Nur Unternehmen, die in mindestens einem davon aufgeführt sind, finden demnach auch Eingang in das Unternehmensdatenbasisregister.

Vorteile des Basisregisters

Unternehmen profitieren künftig von dem Unternehmensdatenbasisregister durch einen geringeren Verwaltungsaufwand. Denn bisher bestehen in Deutschland mehr als 100 Register mit Unternehmensbezug und viele Betriebe sind in mehr als einem davon eingetragen. Für die Verantwortlichen steht dahinter jedoch meist ein hoher zeitlicher und finanzieller Aufwand für die Pflege der jeweiligen Daten.

Mit Blick auf die Anforderungen an eine zunehmende Digitalisierung bietet das Basisregister ebenfalls einen deutlichen Vorteil. Immerhin sorgt es für eine stärkere Vernetzung innerhalb der Verwaltungsstrukturen. Als zentrale Stelle für alle relevanten Unternehmensdaten dient es auch dem effizienten Datenaustausch zwischen den Beteiligten. Damit schaffen vereinfachte Abläufe Entlastung und reduzieren mögliche Fehlerquellen bei der Übertragung von Daten.

Voraussetzung für Funktion des Unternehmensdatenbasisregisters

Damit sich die angestrebten Ziele des Unternehmensdatenbasisregister tatsächlich erreichen lassen, ist jedoch eine fehlerfreie Initialbefüllung notwendig. Dazu sollten die relevanten Daten möglichst vollständig und von allen Unternehmen vorliegen. Entsprechend kommt es darauf an, dass die erneute Bestandsmeldung der Basisdaten von den Arbeitgebern unterstützt wird und erfolgreich verläuft.

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