Interne Lohnabrechnung – wann lohnt es sich?

Es führt kein Weg daran vorbei: Wer Mitarbeiter einstellt, braucht eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung, die mit steigender Mitarbeiterzahl durchaus auch komplexer werden kann. Nicht nur Sonderregelungen sind dann zu beachten, sondern auch ständige gesetzliche Neuerungen. Doch wie geht man die Sache an? Die Lohnabrechnung zählt schließlich zu den wichtigsten und sensibelsten Aufgaben im Unternehmen. Ist es daher geschickter, in eigenes Knowhow sowie eine gute Software zu investieren für die interne Lohnabrechnung? Oder sollte man die Abrechnung extern einem Fachmann überlassen, denn es spricht einiges dafür, nicht wert-schöpfende Aufgaben eher auszulagern.

 10 Argumente für die interne Lohnabrechnung 

1. Interne Experten behalten den Durchblick

Wenn Sie die Expertise für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Haus haben, ist es optimal, wenn Sie Ihren internen Experten eine moderne Abrechnungs-Software zur Verfügung stellen, die deren Arbeit unterstützt und wichtige Aufgaben digitalisiert. Der große Vorteil dabei: Ihre Fachleute behalten auf diese Weise zwar die Übersicht über alle Vorgänge rund um die Lohnabrechnung. Viele ständig wiederkehrenden oder zeitraubenden Routinearbeiten müssen sie aber nicht mehr selbst erledigen.

2. Änderungen sind noch in letzter Minute möglich

Die interne Lohnabrechnung sorgt zudem dafür, dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Lohnbuchhaltung haben und nicht erst um einen Termin beim Steuerberater bitten müssen, um Einblick zu bekommen. Dadurch lassen sich Änderungen bei Bedarf auch abends oder am Wochenende schnell und unkompliziert erledigen. Und Sie haben stets die Kontrolle über alle Buchungen und den aktuellen Stand der Lohnbuchhaltung.

3. Sensible Daten bleiben im Haus

Klar ist auch: Die Informationen über Lohn und Gehalt Ihrer Mitarbeiter gehören zu den besonders sensiblen Daten Ihrer Firma. Sie vor unberechtigten Augen zu schützen, ist Ihre gesetzliche Pflicht. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung intern erledigen, können Sie steuern, wer Einsicht nehmen darf. Softwarelösungen erlauben nur berechtigten Mitarbeitern den Zugriff. Das heißt: Bei interner Lohnbuchhaltung bleiben Ihre sensiblen Mitarbeiterdaten im Haus.

4. Interne Lösungen sind kostengünstiger – oft!

Rechnen Sie gegeneinander auf, welche Kosten intern und extern auf Sie zukommen würden. Besonders für mittelständische Firmen lautet das Ergebnis meist: Die interne Variante ist die kostengünstigere. Eine Abrechnungs-Software in Kombination mit einem kompetenten Mitarbeiter ist auf Dauer häufig günstiger als das Outsourcing an einen externen Steuerberater oder ein Lohnbuchhaltungsbüro.

Tipp: Als Hilfe können Sie sich das Lohnabrechnung Muster von Sage herunterladen oder die kostenlose Lohnabrechnung Testversion ausprobieren.

5. Transparenz und Verlässlichkeit werden großgeschrieben

Was geschieht gerade in Ihrer Lohnbuchhaltung? Sie selbst und Ihre internen Experten können den gesamten Prozess jederzeit einsehen und überprüfen. Die zuständigen Mitarbeiter und Manager können die Lohnabrechnungs-Software vor Ort, im Homeoffice oder unterwegs bearbeiten, pflegen und abgleichen sowie Neuerungen einrichten. Wer hat wann woran gearbeitet? Alle Vorgänge sind leicht nachvollziehbar und verständlich aufbereitet, um größtmögliche Transparenz zu erzielen. Etwaige Unstimmigkeiten würden dadurch rasch ins Auge fallen – für Ihr Unternehmen bedeutet das ein Höchstmaß an Kontrolle und Verlässlichkeit in der Lohnbuchhaltung.

6. Viele Prozesse lassen sich automatisieren – das spart Zeit und Nerven

Routinearbeiten? Datenerfassung? Berechnungen? Dabei sind interne Software-Lösungen unschlagbar. Sie erledigen wiederkehrende Alltagsarbeiten schnell und effizient. Für eine Vielzahl an Prozessen entfällt die mühselige manuelle Eingabe von Daten, Zahlen, Namen. Diese Arbeit erledigen stattdessen in Sekundenbruchteilen integrierte automatisierte Systeme. Automatisch fließt zudem die Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung ein – dafür müssen Sie keinen Kollegen mehr abstellen, der stundenlang Daten einträgt. Die digitale Mitarbeiterverwaltung der Abrechnungs-Software speichert Arbeitszeiten, Krankheitstage, Kurzarbeit, bezahlten und unbezahlten Urlaub sowie Sonderurlaubstage und alle weiteren außergewöhnlichen Ereignisse präzise, automatisch und minutengenau und berechnet daraus individuelle Lohnabrechnungen. Ihre Kollegen aus der Lohnabrechnung gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.

7. Abrechnungen werden effizient und zuverlässig erstellt

Einfache Abrechnung :

Sicherheit bei elektronischen Meldungen :

Professionelle Lohn-Software ermittelt automatisiert die monatliche Abrechnung, inkl. aller Meldungen an SV und Krankenkassen. Rechnen Sie auch komplexe Fälle wie Altersteilzeit, Zuschläge, Kurzarbeit, Versorgungsbezüge oder betriebliche Altersvorsorge einfach und sicher ab. Gut aufbereitet, transparent und nachvollziehbar. Sparen Sie sich Zeit und Kosten und bringen Sie mehr Transparenz in Ihre Abrechnung sowie Ihr Meldewesen. Sie und Ihre internen Fachleute haben stets den Überblick über die aktuelle Situation.

8. Ihre Lohnabrechnung ist zu jeder Zeit rechtssicher

Nichts bleibt, wie es ist – schon gar nicht, wenn es um Rechts- und Steuervorschriften für Unternehmen geht. Und es hilft nichts: Sie müssen alle neuen Anordnungen, Vorschriften; Gesetze und Tarife zwingend anwenden, sonst kann es teuer werden für Ihr Unternehmen. Zertifizierte Abrechnungssoftware (z.B. ITSG oder SOKA Bau) wird vom Anbieter auf dem allerneuesten Stand gehalten. Das heißt: Softwarepflege und Wartung leistet der Anbieter und stellt die aktuellen Anforderungen via Updates pünktlich zur Verfügung.

9. Sie haben stets einen Ansprechpartner

Sie haben eine Frage zur Lohnabrechnung Ihres Unternehmens? Die Software wendet eine neue Vorschrift an, die Sie noch nicht kennen? Es taucht ein unerwartetes Hindernis auf? Machen Sie Gebrauch von der persönlichen Hotline Ihres Software-Anbieters. Ein integrierter digitaler Lohnbuchhalter bietet Ihnen Hilfestellungen, beantwortet Ihre Fragen und gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern sinnvolle Tipps und Anregungen.

10. Sie behalten die Kommunikation mit Krankenkassen und Co. in Ihrer Hand

Natürlich – Ihre Lohnabrechnungs-Software erledigt alle elektronischen Meldungen und hält die erforderlichen Fristen und Vorschriften ein. Die Kommunikation mit wichtigen Ansprechpartnern von Krankenkassen, Finanzämtern und anderen Behörden bleibt dennoch bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Sie können Fragen und Probleme auf direktem Weg klären und brauchen diese Verantwortung nicht an externe Experten abzugeben. Sie sichern sich dadurch die Kontrolle über alle Themen, die sich rund um die Lohnabrechnung auftun.

Entscheidungshilfen externe vs. interne Lohnabrechnung

Vieles spricht dafür, die Lohnabrechnung im eigenen Unternehmen zu belassen und dafür einen Experten und eine leistungsstarke Software einzusetzen. Es gibt aber auch Gründe, warum sich ein Outsourcing lohnt. Darum wird es in einem folgenden Artikel gehen. Unsere Infografik veranschaulicht Vor- und Nachteile von Inhouse- oder Outsourcing-Lösungen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder sich für die Vorteile des Outsourcens von Lohnabrechnungen interessieren, dann erfahren Sie dazu mehr in unserem kostenlosen Ratgeber.