Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Ist die digitale Personalakte ab 2026 Pflicht? Noch nicht – aber sie wird immer relevanter. Warum sich digitale Aktenführung lohnt, welche Anforderungen gelten und wie die Umsetzung gelingt, ist in diesem Artikel zusammengefasst. Inhaltsverzeichnis Das Wichtigste auf einem Blick: Was ist eine digitale Personalakte? Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie […]
Ist die digitale Personalakte ab 2026 Pflicht? Noch nicht – aber sie wird immer relevanter. Warum sich digitale Aktenführung lohnt, welche Anforderungen gelten und wie die Umsetzung gelingt, ist in diesem Artikel zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste auf einem Blick:
- Was ist eine digitale Personalakte?
- Besteht eine Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten?
- Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
- Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
- Welche Anforderungen gelten bei der Digitalisierung von Personalakten?
- Fazit: Noch keine Pflicht – aber zunehmend alternativlos
Das Wichtigste auf einem Blick:
- Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte – Unternehmen dürfen weiterhin Papierakten nutzen.
- Digitale Akten werden jedoch durch neue Vorgaben (z. B. elektronische Entgeltunterlagen) faktisch immer wichtiger.
- Ab 2026 gilt keine generelle Umstellungspflicht, aber der Druck zur Digitalisierung wächst spürbar.
- Vorteile von digitalen Personalakten sind: Zeitersparnis, bessere Datenverfügbarkeit, rechtliche Sicherheit, geringere Kosten, ortsunabhängiger Zugriff.
- Wichtig bei der Umsetzung: Datenschutz (DSGVO), Revisionssicherheit, Zugriffsrechte und Dokumentation beachten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie bündelt alle relevanten Unterlagen und Informationen zu Mitarbeitenden in digitaler Form: Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Zertifikate, Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen – zentral gespeichert, revisionssicher archiviert und jederzeit abrufbar. Unternehmen nutzen sie, um Verwaltungsprozesse zu verschlanken, die Datenqualität zu erhöhen und Compliance-Vorgaben einfacher zu erfüllen.
Mit Hilfe moderner HR-Softwarelösungen lässt sich die digitale Personalakte in bestehende Systeme integrieren und an individuelle Workflows anpassen. Sie bildet damit die Grundlage für effizientes, papierloses Personalmanagement.
Besteht eine Pflicht zur Digitalisierung von Personalakten?
Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht aktuell nicht – auch nicht ab 2026. Unternehmen dürfen weiterhin mit Papierakten arbeiten, sofern sie die Anforderungen an Datenschutz, Archivierung und Dokumentation erfüllen. Dennoch entwickelt sich die digitale Personalakte zunehmend zum Standard in der modernen Personalverwaltung. Ein wichtiger Treiber ist die elektronische Entgeltunterlagenverordnung, geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Sie verpflichtet Unternehmen, bestimmte Entgeltunterlagen digital an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln – etwa Angaben zur Staatsangehörigkeit oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Das macht die Digitalisierung von Personalunterlagen faktisch notwendig, auch wenn keine explizite Pflicht zur digitalen Personalakte
Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
Immer wieder kursieren Gerüchte, dass die digitale Personalakte ab 2026 verpflichtend wird. Derzeit gibt es dafür jedoch keine gesetzliche Grundlage. Was sich ändert, ist der Druck zur Digitalisierung – etwa durch neue Meldepflichten, digitale HR-Prozesse und steigende Anforderungen an Compliance und Transparenz. Im Zuge der digitalen Transformation wird der analoge Aktenordner mehr und mehr zum Auslaufmodell.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Unternehmen, die auch ohne gesetzliche Pflicht schon jetzt auf die Digitalisierung der Personalakten setzen, sichern sich dadurch klare Wettbewerbsvorteile:
Zeitersparnis und Effizienz
Manuelle Ablage, Suche und Archivierung entfallen. Mitarbeitende und HR-Teams haben schnell Zugriff auf aktuelle Dokumente.
Datenschutz und Rechtssicherheit
Gute Softwarelösungen bieten Zugriffsrechte, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen und DSGVO-konforme Prozesse.
Flexibilität und Standortunabhängigkeit
Digitale Akten sind ortsunabhängig einsehbar – ideal für Home-Office und Remote Work, verteilte Teams oder externe Prüfer.
Geringere Kosten
Weniger Papier, Druck, Lagerfläche und Verwaltungsaufwand – besonders für wachstumsstarke Unternehmen ist das ein wirtschaftlicher Vorteil.
Integrierbarkeit
In Kombination mit HR-Software ergeben sich automatisierte Workflows, z. B. für Onboarding, Vertragsverlängerungen oder Abmahnungen.
Tipp: Machen Sie Schluss mit dem Papierkram! Legen Sie jetzt elektronische Personalakten an.
Welche Anforderungen gelten bei der Digitalisierung von Personalakten?
Wer Personalakten digitalisiert, muss sicherstellen, dass sie:
- vollständig und unverändert archiviert werden (Revisionssicherheit).
- jederzeit nachvollziehbar und zugriffsgeschützt sind.
- nur autorisierten Personen zugänglich sind.
- den Datenschutzvorgaben der DSGVO entsprechen und dass Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Zudem sollten Prozesse dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. Die Auswahl eines passenden Anbieters und ein technischer Mindeststandard sind ebenfalls entscheidend für Sicherheit und Compliance.
Fazit: Noch keine Pflicht – aber zunehmend alternativlos
Auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Personalakte gibt, sprechen alle Zeichen für die Umstellung. Der administrative Aufwand, die gesetzlichen Anforderungen und die wachsenden Ansprüche an HR-Prozesse lassen die papierbasierte Akte zunehmend unpraktikabel erscheinen. Wer jetzt digitalisiert, sichert sich Effizienzvorteile – und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.
