Immer mehr Unternehmen tendieren dazu, ihre Rechnungen online erstellen und versenden zu lassen. Die Übersendung erfolgt innerhalb von Sekunden als Anhang einer E-Mail und ist für den Absender kostenfrei. Tatsächlich überlassen Firmen somit ihren Kunden die Kosten für den Ausdruck der Rechnung und sollten daher zunächst ihr Einverständnis mit dem Online-Verfahren einfordern.
Als selbstverständlich gilt hingegen die Online Rechnung im Online-Handel, da sie verschiedene Vorteile mit sich bringt. Zum einen entfällt die Zeit für den Postversand; der Rechnungsbetrag wird dadurch einige Tage früher fällig. Andererseits haben Kunden einen größeren zeitlichen Spielraum, um ihre Skonto-Abzüge zu nutzen. Der größte Vorteil des Online-Versands von Rechnungen besteht aber weiterhin in der erheblichen Kostenersparnis. Online-Händler haben teilweise sehr hohe Ausgaben für Portokosten – diese lassen sich deutlich reduzieren, wenn Rechnungen schnell und einfach online übermittelt werden.
Tipp:
Erledigen Sie Ihre Online Buchhaltung stets korrekt und rechtskonform
Notwendiger Inhalt einer Online Rechnung
Unabhängig vom Versandweg müssen Rechnungen verschiedene Pflichtangaben enthalten. Für die Online Rechnung gelten dieselben Voraussetzungen wie für eine Rechnung, die per Post verschickt wird. Sehr umfangreich sind die Inhaltsvorgaben der §14. und §14a des Umsatzsteuergesetzes für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Eine Rechnung muss demnach folgende Bestandteile haben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Absenders und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Absenders
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung
- Menge der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistung
- Liefer- oder Leistungstermin
- Vereinbarte Preise aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Höhe und Steuersatz der Umsatzsteuer
- Rabatte, Skonti und andere vereinbarte Nachlässe
Online Rechnung von Kleinunternehmern
Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 22.000 Euro und einem prognostizierten Umsatz im laufenden Jahr unter 50.000 Euro sind nicht zum Abzug von Vorsteuer berechtigt. Das bedeutet gleichzeitig, dass sie für ihre Leistungen und Verkäufe keine Umsatzsteuer erheben dürfen. Wenn ein Kleinunternehmen eine Online Rechnung erstellt, enthält diese daher keine Umsatzsteuer. Der Netto-Rechnungsbetrag entspricht in diesem Fall dem Brutto-Betrag der Rechnung. Geschäftskunden von Kleinunternehmen können entsprechend aus dieser Rechnung keine Vorsteuer geltend machen.
Online Rechnung über Kleinbeträge
Neben dem vorgeschriebenen Inhalt für Rechnungen besteht für Rechnungsbeträge bis 250 Euro die Kleinbetragsregelung. Danach gelten die für Rechnungen vorgeschriebenen Inhalte nach dem Umsatzsteuergesetz nicht, wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro nicht überschreitet. § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erlaubt für Kleinbeträge eine vereinfachte Rechnung, die lediglich folgende Angaben enthalten muss:
- Name und Anschrift des Absenders und des Empfängers
- Ausstellungsdatum
- Beschreibung und Menge der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen
- Vereinbarter Preis für die Ware oder die Leistung als Nettobetrag mit einzeln ausgewiesener Umsatzsteuer
- Umsatzsteuersatz
Die Erleichterung trifft für eine Online Rechnung ebenso zu wie für postalisch übermittelte Rechnungen. Erstellt ein Kleinunternehmen eine Rechnung über Kleinbeträge, entfällt ebenfalls die Umsatzsteuer.
Übermittlung der Rechnung – Online Rechnung
Ein PDF-Dokument würde dieser Anforderung entsprechen. Auch eine im elektronischen Datenaustausch mit entsprechender Vereinbarung übermittelte Rechnung erfüllt diese Voraussetzung.
