Ab 2025: Meldepflicht für elektronische Kassen

Faktisch besteht für elektronische Kassensysteme bereits seit 2020 eine Mitteilungspflicht gegenüber den Finanzbehörden. Diese Verpflichtung wurde jedoch mehrere Jahre ausgesetzt, weil es wegen technischer Hindernisse auf Seiten der Finanzverwaltung kein Verfahren für die Meldung beim Finanzamt gab.

Nun soll laut einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom Juni 2024 die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme tatsächlich umgesetzt werden: Ab dem 1. Januar 2025 soll laut Auskunft des BMF für Unternehmen in allen Bundesländern ein Verfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung stehen.  Das Ziel der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ist es, ein umfassendes Register der eingesetzten Kassensysteme zu erstellen. Dieses Register dient als Kontrollinstrument für die Finanzbehörden, um Manipulationen und Steuerhinterziehung im Kassenbereich zu bekämpfen.

Für wen besteht die Mitteilungspflicht?

Zur Meldung verpflichtet sind alle Steuerpflichtigen, die mithilfe von Registrierkassen oder anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle i.S.d. § 146a Abs. 1 AO erfassen. Dazu gehören neben dem Einzelhandel auch Handwerksbetriebe und Dienstleister, die ihre Aufträge über elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion abrechnen.

Unternehmern, die der Aufforderung zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO nicht nachkommen, drohen empfindliche Strafen. Die Finanzbehörden sind angehalten, bei der Überprüfung der Kassensysteme sorgfältig vorzugehen und Verstöße konsequent zu ahnden.

Verkaufswagen, Buden und Wochenmarktstände, die keine elektronische Registrierkasse, sondern eine offene Ladenkasse verwenden, müssen diese nicht beim Finanzamt melden. Nach wie vor besteht kein Zwang, von einer offenen Ladenkasse auf eine elektronische Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) zu wechseln. Die Umstellung bei elektronischen Kassensystemen auf TSE ist hingegen seit 2023 Pflicht.

Welche Fristen gibt es bei der Meldepflicht für elektronische Kassen?

Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen der Finanzbehörde bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.

Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats dem Finanzamt zu melden.

Wird ein elektronisches Kassensystem nach dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen oder kommt es abhanden, müssen Unternehmen dies ebenfalls innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitteilen.

Ein bereits angeschafftes Kassensystem, das noch vor dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen wird, muss gar nicht erst gemeldet werden.

Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für gekaufte als auch für gemietete und geleaste Systeme. Auch Betriebsstätten, die noch nicht eröffnet wurden, aber bereits elektronische Aufzeichnungssysteme angeschafft haben, müssen eine Mitteilung ans Finanzamt senden. Das bedeutet: Bei jeder Meldung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte mitgeteilt werden.

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Wie melden Unternehmen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt?

Die Meldung der elektronischen Aufzeichnungssysteme beim Finanzamt erfolgt über das Unternehmern bereits bekannte Steuerportal „Mein Elster“ über das Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“. Alternativ kann eine XML-Datei auf „Mein Elster“ hochgeladen werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Datenübertragung aus einer Software, die über eine ERiC-Schnittstelle verfügt.

Ab dem 01.01.2025 können Unternehmen die erforderlichen Informationen an die Finanzverwaltung übermitteln. Zu den erforderlichen Angaben gehören laut § 146a Abs. 4 Satz 2 AO:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte bzw. Einsatzort
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung bzw. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme müssen den Finanzbehörden gemeinsam in einer einheitlichen Mitteilung gemeldet werden. Bestehen mehrere Filialen oder Betriebe, muss pro Betrieb eine eigene Meldung über alle dort eingesetzten Systeme erstellt werden.

Die Mitteilung an das Finanzamt darf grundsätzlich nur elektronisch erfolgen. Eine Meldung über E-Mail oder in Papierform ist nicht zulässig. Vordrucke im PDF-Format für Anmeldung, Abmeldung oder Korrektur werden nicht zur Verfügung stehen. Vor dem 01.01.2025 ist keine Meldung möglich.

(Hinweis: Laut den offiziellen Richtlinien der deutschen Finanzbehörden müssen Unternehmen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium sichern. Diese Aufzeichnungen müssen für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar gehalten werden.)

Wo gibt es Hilfe bei Meldung von elektronischen Kassen?

Beim Bundesfinanzministerium gibt es eine Ausfüllanleitung für das Meldeformular auf MeinElster.

Bei Unklarheiten, etwa zur Seriennummer oder zur Art der technischen Sicherheitseinrichtung, können Kassenfachhändler oder Hersteller unterstützen. Meist sind alle erforderlichen Informationen jedoch bereits direkt auf dem Kassenzettel ersichtlich.

Grundsätzlich muss der steuerpflichtige Unternehmer die bei ihm eingesetzten Registrierkassen selbst dem Finanzamt melden. Allerdings kann er auch jemand anderen dazu bevollmächtigen. Unter Umständen steht der Steuerberater bei Fragen zum Verfahren zur Verfügung.

Weitere Details zu den gesetzlichen Grundlagen der Meldung von elektronischen Kassensystemen finden sich in der „Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO“ vom 30.06.2023des Bundesfinanzministeriums.

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