Tipps für die Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen sind für kein Unternehmen einfach, kann man bei der Komplexität der Steuergesetze doch nur hoffen, dass man immer alles richtig gemacht hat. Inzwischen wählen die Finanzämter immer häufiger die digitale Betriebsprüfung, um einem Unternehmen auf den Zahn zu fühlen. Bei dieser Form der Außenprüfung ist die Anwesenheit des Prüfers im Unternehmen oder beim Steuerberater nicht mehr notwendig. Wer sich gut auf eine solche Prüfung vorbereitet, kann der digitalen Betriebsprüfung mit ruhigem Gewissen ins Auge sehen.

Ohne Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung geht nichts

Meist sehen Unternehmen dem Termin für die Betriebsprüfung mit Bauchschmerzen entgegen. Man hofft inständig, dass der Betriebsprüfer nichts findet, wo er nachbohren kann. Traditionell findet die Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens oder des Steuerberaters statt. Die digitale Betriebsprüfung erlaubt die Prüfung durch Datenzugriff. Dabei werden Firmenaufzeichnungen und andere Dokumente auf Papier nicht zur Prüfung herangezogen.

Die Befugnisse der Finanzämter sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, geregelt. Nachdem die meisten Außenprüfungen heute digital durchgeführt werden, sind die GoBD und auch die Leitlinien für die Ausgestaltung dieselben. Die Tendenz zur digitalen Betriebsprüfung ist laut der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC steigend. Darauf sollte jedes Unternehmen gut vorbereitet sein.

Um sich auf eine digitale Betriebsprüfung vorzubereiten, ist eine Vorbereitungszeit von zwei Wochen in der Regel zu wenig. Kein Unternehmen sollte sich fragen, ob eine digitale Betriebsprüfung bevorsteht, sondern eher, wann sie kommt. Meist ist es so, dass die Prüfung zwei Wochen nach dem Eingang der Prüfungsanordnung beginnt. Zumindest gilt das für kleine und mittlere Unternehmen, den KMU. Innerhalb von zwei Wochen die firmeneigenen Datenbanken und Archive neu ordnen und optimieren zu können, ist eher unrealistisch. Stehen jedoch die prüfungsrelevanten Informationen und Daten am Prüfungstermin nicht zur Verfügung, kann das eine teure Angelegenheit werden. Schließlich steht dem Finanzamt das Mittel des Verzögerungsgeldes zur Verfügung. Besser ist, den jederzeit möglichen Prüfungsfall miteinzubeziehen, wenn neue Abläufe im Unternehmen eingerichtet oder optimiert werden, die mit der digitalen Verarbeitung von Geschäftsunterlagen zu tun haben.

Auch die digitale Betriebsprüfung bezieht sich genau wie die traditionelle Betriebsprüfung auf ganz bestimmte Steuerarten, Besteuerungszeiträume und/oder Sachverhalte. Bei einer digitalen Betriebsprüfung kann auch die Verfahrensdokumentation Gegenstand der Prüfung sein.

Hinweis: Die Verfahrensdokumentation gilt jedoch nur dann, wenn das Unternehmen sich dazu entschieden hat, seine gesamte Dokumentationspflicht auf digitale Systeme umzustellen.

Mit der Verfahrensdokumentation (oder dem „Betriebshandbuch“ des Unternehmens) stellt jedes Unternehmen seinen Datenverarbeitungsprozess lückenlos, nachprüfbar und nachvollziehbar dar. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Ablauf genauso sein muss, wie in der Verfahrensdokumentation dokumentiert. Der Gesetzgeber hat diese Verpflichtung für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe und dem Grad der Digitalisierung vorgeschrieben, wenn nicht mehr nur auf Papier dokumentiert wird.

Auf die Archivierung kommt es an

Die rechtssichere Aufbewahrung der firmeneigenen Dokumente und damit die Archivierung spielt eine entscheidende Rolle in jedem Unternehmen. Wichtig zu wissen ist, dass die Daten nicht veränderbar sein dürfen. Als GoBD-konform gelten daher nur Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Diese haben meist auch ein entsprechendes Zertifikat. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, ein Buchhaltungsprogramm zu verwenden, welches diesen Anforderungen genügt. 

Die Mitarbeiter des Unternehmens sollten regelmäßige Fortbildungsveranstaltungen besuchen, damit die Dokumente entsprechend der Verfahrensdokumentation im Unternehmen verfasst und verarbeitet werden. Das gilt insbesondere für Mitarbeiter, die mit Buchhaltungs- und Steuerdaten zu tun haben. Checklisten und Kontrollsysteme können hier hilfreich sein. Ganz besonders zu achten ist auf die Ablage der Reise- und Bewirtungskosten, Kassenbücher und Stornorechnungen. Diese Dokumente sind bei Betriebsprüfern heiß begehrt und geben immer wieder Anlass zum Nachbohren. Gleichzeitig handelt es sich um Bereiche, für die umfangreiche Dokumentationspflichten und zahlreiche Regelungen bestehen. Eine hohe Fehleranfälligkeit ist daher oft gegeben. Ab und an sollten alle Daten auf ihre Plausibilität hin geprüft werden, das erspart unangenehme Überraschungen.

Der Prüfungstermin für die digitale Betriebsprüfung steht vor der Tür

Wie der Betriebsprüfer auf die Daten eines Unternehmens zugreift, kann er selbst entscheiden. (§ 147 Abs. 6 AO) Greift er unmittelbar auf die Daten zu, hat er eine Leseberechtigung und kann direkt auf die Systeme im Unternehmen zugreifen. Erfolgt der Datenzugriff mittelbar, liest er Auswertungen, die er zuvor vom Unternehmen angefordert hat. Meist erfolgt die digitale Betriebsprüfung mittelbar. Prüfungsrelevante Daten werden auf einem Datenträger an den Prüfer übermittelt.

Jeder Betriebsprüfer hat sich wie bei der traditionellen Betriebsprüfung auch an Regeln zu halten. Mit einem triftigen Grund, wie Hochsaison, Messetermine, Jahresabschlusstermin oder Betriebsurlaub lässt sich ein Prüfungstermin auch schon mal verschieben. Die Prüfung kann auch nach wie vor beim Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer erfolgen. Generell ist es dem Prüfer erlaubt, alle Mitarbeiter zu befragen, jedoch nicht über jeden Sachverhalt. Ratsam ist es daher, dem Betriebsprüfer mitzuteilen, welche Mitarbeiter zu welchen Sachverhalten Auskunft geben können. Allerdings müssen Fragen zum eigenen Gehalt von jedem Mitarbeiter beantwortet werden. Empfehlenswert ist es auch immer, den Steuerberater hinzu zu bitten, und zwar nicht nur für die Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechung.