Umsatzsteuer Sonderprüfung – das sollte jeder wissen

Der Bereich Umsatzsteuer Sonderprüfung hat dem Bundesministerium für Finanzen nach eigenen Angaben im Jahr 2021 zu einem Mehrergebnis von 1,31 Milliarden Euro verholfen. Eine stattliche Summe, sind doch die Mehreinnahmen durch die allgemeine Betriebsprüfung oder Steuerfahndung noch gar nicht eingerechnet. Jede Umsatzsteuer Sonderprüfung findet unabhängig vom allgemeinen Turnus einer Betriebsprüfung statt. Auch wird nicht nach der Betriebsgröße unterschieden. Es kann also jeden Unternehmer treffen. Im Jahr 2021 wurden 64.366 Umsatzsteuer Sonderprüfungen durchgeführt. Damit waren im Jahresdurchschnitt 1.684 Sonderprüfer eingesetzt. Gut, wenn man sich wappnen kann.

Rechtsgrundsätze für eine Umsatzsteuer Sonderprüfung

Im Umsatzsteuergesetz finden sich keine gesetzlichen Vorgaben für die Umsatzsteuer Sonderprüfung, wohl aber in den allgemeinen Vorgaben der Abgabenordnung für Betriebsprüfungen und in der Betriebsprüfungsordnung (BpO), §§ 193 – 207 AO. Die Umsatzsteuer Sonderprüfung ist bei allen gewerblichen und land- bzw. forstwirtschaftlichen Unternehmen möglich. Ebenso bei Freiberuflern gemäß § 193 AO. Geprüft werden allerdings nur einige wenige Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume, da es sich um eine zeitnahe Betriebsprüfung nach § 4a BpO handelt.

Darüber hinaus sind die zu prüfenden Sachverhalte meist eingeschränkt. Zu entnehmen sind die zu prüfenden Sachverhalte der Prüfungsanordnung, die zwei Wochen vor der Prüfung bekanntgegeben wird (Großbetriebe vier Wochen). Allerdings darf der Prüfungszweck durch die Bekanntgabe nicht gefährdet werden. Sieht die Finanzbehörde ihn gefährdet, wird eine unangemeldete Umsatzsteuer-Nachschau gemäß § 27b UStG durchgeführt.

Die Liste der Gründe, die eine Umsatzsteuer Sonderprüfung rechtfertigen, ist lang. Deshalb werden an dieser Stelle nur einige exemplarisch genannt:

• hohe Vorsteuerbeträge
• Vorsteuerabzug trotz Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen für Umsätze mit Vorsteuerabzug
• Vorsteuerausschluss bzw. -aufteilung (bei innergemeinschaftlichen Erwerben)
• Rechnungen an denen Zweifel daran bestehen, dass sie formal richtig sind
• Vorsteuerabzug beim Erwerb neuer Fahrzeuge
• Grundstücksveräußerung oder -entnahmen
• ein erheblicher Vorsteuerüberhang bei der Neugründung eines Unternehmens
• elektronisch erbrachte Dienstleistungen
• Vermittlungsumsätze
• Insolvenzverfahren
• Versendungsumsätze

Erstprüfung versus Bedarfsprüfung

Erstprüfungen werden nur bei neu gegründeten Unternehmen durchgeführt. Zweck ist es, zu überprüfen, ob überhaupt eine unternehmerische Tätigkeit vorliegt und um mögliche Fehler in der Buchhaltung aufzudecken, die zu Fehlern in der Umsatzsteuervoranmeldung führen könnten. Jedes Start-up bekommt so die Möglichkeit, die eigene Buchhaltung auf sichere Beine zu stellen.

Meist werden jedoch Bedarfsprüfungen durchgeführt. Diese ergeben sich aus den Informationen, die das Finanzamt aus der Umsatzsteuervoranmeldung oder anderen Hinweisen erhält. Ist es etwa bei einem Geschäftspartner zu Unregelmäßigkeiten gekommen, die durch das Finanzamt aufgedeckt wurden, so kann das zu einer Umsatzsteuer Sonderprüfung beim eigenen Unternehmen führen. Zu beachten ist, dass eine Umsatzsteuer-Nachschau von Finanzbeamten zu den allgemeinen Geschäfts- und Arbeitszeiten im Unternehmen unangemeldet durchgeführt werden kann.

Tipp: Sollte es Gründe geben, dass die Prüfung nicht im Unternehmen direkt vorgenommen werden kann (z.B. zu kleine Räumlichkeiten), kann beantragt werden, die Prüfung beim Steuerberater durchzuführen.

Worauf legt der Prüfer seinen Fokus bei der Umsatzsteuer Sonderprüfung?

Meist gibt es Checklisten, nach denen die Prüfer vorgehen. Folgende Punkte sollten Sie stets aktuell halten:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen enthalten alle Pflichtangaben (bitte hier Link setzen auf unsere Lexikoneinträge, was Rechnungen beinhalten müssen)
• Alle Warenein- und Warenausgänge sind schriftlich festgehalten
• Belegablage digital oder in Papierform in systematischer und übersichtlicher Form
• Buchführung ist auf dem aktuellen Stand
• Gibt es Rückstände in der Buchführung
• Liegen zu allen Buchungen Belege vor
• Sind Belege mit Buchungsmerkmalen (Eingangsstempel/Vorkontierung) versehen
• Nutzung von Fahrzeugen (privat/unternehmerisch)

Tipp: Stets die passende Umsatzsteuer mit der passenden Buchhaltungssoftware

Was ist eine Umsatzsteuer Nachschau?

Geregelt ist die Umsatzsteuer Nachschau in § 27b UStG. Es handelt sich dabei nicht um eine Außenprüfung gemäß § 193 Abgabenordnung. Daher ist keine Prüfungsanordnung nach § 196 Abgabenordnung notwendig und es wird auch kein Prüfbericht nach § 202 Abgabenordnung erstellt. Selbst die Beantragung einer verbindlichen Zusage vonseiten des Finanzamtes nach § 204 Abgabenordnung ist nicht möglich. Die Umsatzsteuer-Nachschau beinhaltet also den Effekt der Überraschung für das Unternehmen, sodass steuerrelevante Sachverhalte nicht mehr verändert werden können, bevor das Finanzamt eintrifft. 

Alle Unternehmen kann das Finanzamt nicht regelmäßig prüfen. Dazu fehlt das Personal. Das Finanzamt kann sich deshalb nur auf Sachverhalte stützen, die den Steuerpflichtigen aus der Sicht der Finanzbehörden verdächtig erscheinen lassen. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt in Abschnitt 27b. 1 Abs. 2 die folgenden Sachverhalte, die durch eine Umsatzsteuer-Nachschau festgestellt werden sollen:

• die Existenz eines Unternehmens
• das Vorhandensein von Anlage- und Umlaufvermögen

Verprobung durch das Finanzamt

Bei einer durch das Finanzamt durchgeführten Verprobung schätzt das Finanzamt den Umsatz und Gewinn. Nachdem Steuererklärungen nur noch elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden können, besteht für jedes Finanzamt auch eine ganze Anzahl neuer Möglichkeiten für eine Prüfung. Die eingereichten Daten des Jahresabschlusses und die Steuerdaten werden automatisch elektronisch analysiert und ausgewertet. Anschließend wird das Ergebnis mit denen anderer Unternehmen oder der Branche verglichen. Besteht eine zu große Abweichung, so kann das zu einer Betriebsprüfung führen, bei der die tatsächlichen Ergebnisse geschätzt werden. Die Finanzbehörde spricht dann von einer Verprobung. Ziel ist immer, durch die Verprobung einen höheren Gewinn nachzuweisen und mehr Steuereinnahmen zu generieren.

Um zu verproben, haben die Finanzbehörden unterschiedliche Methoden zur Verfügung. Dabei versucht der Betriebsprüfer festzustellen, ob das Unternehmen auch tatsächlich alle Umsätze angegeben hat. In weiterer Folge wird festgestellt, ob auch der entsprechende Gewinn ausgewiesen wurde. Vor einer möglichen Prüfung werden deshalb bereits im Finanzamt erste Auswertungen und Analysen vorgenommen. Liefern diese entsprechende Hinweise, erfolgt eine Prüfung vor Ort. Im Wesentlichen gibt es drei Arten der Verprobung:

• die Umsatzverprobung
• die Material- oder Wareneinsatzverprobung
• die Geldverkehrsverprobung

Allerdings sind auch Mischformen möglich. Anlass für eine solche Prüfung sind in der Regel also automatische Analysen, die nach der elektronischen Einreichung des Jahresabschlusses vorgenommen werden.

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