Jeder Kaufmann ist zu einem Jahresabschluss verpflichtet. Er stellt den rechnerischen Abschluss des Geschäftsjahres dar und informiert über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Firma. Kleine Unternehmen können eine vereinfachte Gewinnermittlung vornehmen, die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Große Unternehmen hingegen müssen am Jahresende eine GuV und eine Bilanz erstellen.
Die Daten aus dem Rechnungswesen sind eine wichtige Basis, um den Jahresabschluss erstellen zu können. Im Rechnungswesen sind viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen, beispielsweise: Vorkontierung und Buchung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abstimmung der Anlagenbuchhaltung oder offene Posten, Erstellung von Zahlläufen, Aktive und passive Rechnungsabgrenzung, u.v.m.
Es gibt noch eine ganze Reihe an Aufgaben, bei denen jede für sich viel Zeit kostet. Eine moderne Software entlastet Sie, indem sie viele Abläufe automatisiert und Sie schon über das Jahr auf den perfekten Jahresabschluss vorbereitet.
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Mit Sage 50 konnten wir viele Vorgänge vereinfachen. Wenn ein Kunde anruft, haben wir direkten Zugriff auf alle Daten und können damit perfekt auf den Kunden eingehen.
Michael Roos, Geschäftsführer
ROOS Dental GmbH & Co.KG
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Michael Klerkx, Geschäftsführer
Helbig & Bertholdt OhG
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Heinz-Werner Schorn, Inhaber
Buchhaltungsbüro Schorn
Einmal im Jahr müssen alle Unternehmer Rechenschaft ablegen über den Erfolg, den sie im abgelaufenen Geschäftsjahr hatten. Dies tun sie für sich selbst und für andere: etwa die Gesellschafter, die Aktionäre oder gegenüber der Finanzbehörde zur Ermittlung der Steuerlast. Grundsätzlich kann der Jahresabschluss in zwei verschiedenen Formen aufgestellt werden: die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Jahresabschluss nach dem Handels- und Steuerrecht.
Alle Unternehmer, die die Pflicht zur doppelten Buchführung haben, müssen zum Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss nach dem Handels- und Steuerrecht aufstellen. Gemäß § 242 Abs. 3 HGB besteht der Jahresabschluss aus der Bilanz und der Gewinn-und-Verlustrechnung (Guv). Zu diesem verpflichtet sind unter anderem:
Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Pflicht zur Erstellung eines solchen Jahresabschlusses befreit. Dasselbe gilt für alle Einzelkaufleute, die weniger als 600.000 Euro Umsatz und/oder 60.000 Euro Gewinn machen. Sie sind nur zu einer einfachen Buchführung verpflichtet. Das heißt, dass es genügt, wenn sie am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufstellen.
Der Jahresabschluss kann verschiedene Bestandteile umfassen. Im Handelsrecht ist festgelegt, dass er mindestens die Bilanz und die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) enthält. Es hängt von der Rechtsform ab, ob noch weitere Elemente dazukommen.
So richten sich Kapitalgesellschaften mit ihrem Jahresabschluss vor allem an externe Adressaten wie Investoren, Banken, Kunden und Lieferanten. Sie haben deshalb für mehr Transparenz zu sorgen als kleine Unternehmen. Deshalb müssen sie ihren Abschluss um einen Anhang ergänzen, der die einzelnen Positionen aus der Bilanz und der GuV genauer erläutert. Nach § 267 HGB gibt es noch weitere Anforderungen an den Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft. Welche das sind, das hängt von der Größe des Unternehmens ab.
Alle mittleren und großen Kapitalgesellschaften müssen dem Abschluss einen Lagebericht anfügen. Eine besondere Pflicht haben die Konzerne, die zum Ende des Geschäftsjahres einen Konzernabschluss erstellen. Hier ist gesetzlich vorgeschrieben, dass dieser um die Kapitalflussrechnung, auch als Cashflow-Rechnung bekannt, und den Eigenkapitalspiegel zu ergänzen ist. Dasselbe gilt für die kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften. Diese müssen zwar keinen Konzernabschluss aufstellen, sondern nur einen Jahresabschluss. Dennoch ist auch dieser um die Kapitalflussrechnung und den Eigenkapitalspiegel zu erweitern.
Bis wann ist der Jahresabschluss aufzustellen? Welche Fristen gelten, das hängt von der Rechtsform und der Größe des bilanzierenden Unternehmens ab. Angenommen, es handelt sich um eine große oder mittelgroße Kapitalgesellschaft. Dann müssen deren gesetzlichen Vertreter den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres für das vergangene Jahr aufstellen. Dies ist in § 264 Abs. 1 HGB geregelt. Kleine Kapitalgesellschaften haben hier ein etwas größeres Zeitfenster: Sie haben 6 Monate Zeit, um den Abschluss aufzustellen.
Sie können einen Steuerberater damit beauftragen, Sie bei der Buchführung zu entlasten und für Sie den Jahresabschluss zu erstellen. Diese Leistung ist entsprechend zu honorieren. Die Höhe der Kosten für den Berater richtet sich nach der Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV). Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Rahmengebühr. Das heißt, es besteht ein großer Ermessensspielraum zwischen der Mindest- und der Höchstgebühr, die für den Berater zu zahlen ist. Innerhalb dieser Bandbreite kann er das Honorar je nach Aufwand festlegen. So dienen nicht nur die Bilanzsumme und der Umsatzerlös als Richtwerte für sein Honorar. Es kommt auch auf den Umfang und den Schwierigkeitsgrad des einzelnen Auftrags an.
Doch nicht nur die Gebührentabelle entscheidet darüber, wie viel Sie zahlen müssen. Wesentlich ist vor allem, wie Sie die Aufgaben zwischen Ihnen beiden aufteilen. Es gibt Arbeiten, die täglich zu erledigen sind. Das sind zum Beispiel die Kontierung und Buchung von Geschäftsvorfällen und die Erfassung von Belegen. Die vorbereitende Buchhaltung erfolgt wöchentlich, die Kontierung und Umsatzsteuervoranmeldung monatlich. Einmal jährlich steht dann der Jahresabschluss an. Je mehr Ihr Berater für Sie zu tun hat, desto höher werden die Kosten sein. Je mehr vorbereitende Arbeiten Sie bereits im Vorfeld selbst erledigen, desto günstiger wird das Ganze für Sie werden.
Eine moderne Jahresabschluss Software unterstützt Sie beim Sparen. Die Miete oder der Kauf eines Programms kostet Sie zwar auch etwas, doch die Kosten werden sich schnell amortisieren. Noch dazu sind sie besser kalkulierbar. Und schließlich sparen Sie auf anderer Seite Kosten ein. Zum einen für den Steuerberater, zum anderen für die eigene wertvolle Arbeitszeit, weil Ihnen die Software viele Routinearbeiten abnimmt.
Das ist mit einem klaren Ja zu beantworten. Ob EÜR oder GuV und Bilanz : Das Finanzamt nimmt nur noch elektronische Erklärungen entgegen. Die Grundlage für die sogenannte E-Bilanz, die bereits 2014 eingeführt wurde, ist § 5b EStG. Seitdem ist eine Übermittlung des Jahresabschlusses in Papierform nicht mehr möglich. Auch Unternehmen, die nicht bilanzieren, müssen gemäß § 60 Abs. 4 EStDV ihre EÜR samt der Steuererklärung elektronisch beim Finanzamt abgeben. Es gibt jedoch eine Ausnahme : Nämlich dann, wenn ein Kleinunternehmen nachweisen kann, dass es sich bei ihm um einen Härtefall handelt. Das wäre der Fall, wenn er weder über einen PC noch über einen Internetanschluss verfügt und auch keinen Steuerberater beauftragen kann.
Falls Sie noch keine Software verwenden, können Sie natürlich auch direkt das ELSTER-Portal nutzen, um Ihre Erklärungen ans Finanzamt zu senden. Doch zu welchem Preis ? Denn alle Daten müssen Sie dann mühsam von Hand eingeben. Je komplexer so ein Steuerfall ist, desto komplizierter und aufwendiger wird es. Wie wir wissen, beginnen die Vorarbeiten für einen stressfreien Jahresabschluss bereits in der Buchhaltung. Und hier unterstützt Sie nichts so perfekt wie eine professionelle Jahresabschluss Software.
Hinzu kommt, dass die Digitalisierung auch in anderen Bereichen und vor allem vor anderen Unternehmen nicht haltmacht : So nutzen heute bereits viele Ihrer Kunden und Lieferanten digitale Dokumente, ob Angebote, Belege oder Rechnungen. Ein modernes Programm sorgt nicht nur dafür, dass Sie mit anderen Firmen und Ämtern zeitgemäß Daten und Dokumente austauschen können. Sie erleichtert Ihnen vor allem spürbar die Arbeit und Sie können Ihren Jahresabschluss einfach optimal vorbereiten. Sie werden sehen : Am Ende ist er im Nu erledigt.
Im Internet wird kaufmännische Software angeboten, die – auf den ersten Blick – kostenlos ist. Doch bei den meisten dieser Programme ist nur die Grundversion umsonst. Für all die Funktionen, auf die es wirklich ankommt, muss dann doch etwas bezahlt werden. Das gilt gerade für die aufwendigeren Tools, mit denen sich eine EÜR, GuV oder Bilanz erstellen lassen. Zudem fehlen solchen Lösungen häufig wichtige Schnittstellen und ein Support durch den Anbieter.
Die Sache hat einen weiteren Haken. Es kann nämlich gut sein, dass ein kostenloses Programm Adware im Gepäck hat. Im besten Fall handelt es sich bei diesen nur um harmlose Werbe-Pop-ups, die dennoch gehörig den Arbeitsablauf stören können. Im schlechtesten Fall handelt es sich bei der Adware jedoch um eine Schadsoftware. Deshalb empfiehlt es sich, vor jedem Download die Quelle daraufhin zu überprüfen, ob sie vertrauenswürdig ist. Sicher können Sie sich nur dann sein, wenn Sie sich für ein Programm entscheiden, das von einem bekannten Anbieter stammt.
Es heißt nicht umsonst: Wer billig kauft, der kauft zweimal. Die Entscheidung für eine Gratis-Software zieht in jedem Fall Kosten nach sich. Entweder weil weitere Funktionen hinzugekauft werden müssen. Oder weil ein später Wechsel zu einer professionellen Lösung meist einen erhöhten Aufwand und zusätzliche Kosten nach sich zieht. Das alles können Sie sich sparen. Denn bei einer leistungsstarken, bewährten Software können Sie davon ausgehen, dass sie ihren Preis wert ist. Sie liefert Ihnen alles, was Sie für Ihre Arbeit brauchen, von den Funktionen über die Schnittstellen bis hin zu Updates und Support.
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