Wir spielen gerade

Wir spielen gerade

8 Tipps! Grün und günstig: Wie Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen

Zurück zur Suche

Sage Advice – Logo
Sage AdviceDer Blog für fundiertes Unternehmerwissen
AbonnierenAbonnieren
Schweißerei

8 Tipps! Grün und günstig: Wie Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen

647256_web_R_K_by_Andreas Hermsdorf_pixelio.de

Wer auf die E-Rechnung setzt, spart neben Geld auch Ressourcen. Das kommt den Wäldern zugute. Quelle: Pixelio.de/Andreas Hermsdorf

Digital werden sie erstellt, dann auf Papier gedruckt, eingetütet und versandt, um dann beim Empfänger wieder eingescannt und abgelegt zu werden: Rechnungen. Mehr und mehr Firmen verzichten heute bereits auf die vielen lästigen Zwischenschritte und sparen somit Papier und Versand. Mobilfunkanbieter zum Beispiel, Reiseportale oder auch viele Online-Händler setzen bereits auf den elektronischen Versand ihrer Rechnungen. Seit dem 1. Juli 2011 sind sie salonfähig. Damals wurde rechtliche Klarheit geschaffen und eine Hürde abgebaut: Unternehmen können seither auf die qualifizierte digitale Signatur verzichten. Trotzdem gibt es in Sachen E-Rechnung noch einiges zu beachten. Folgende 8 Tipps helfen Unternehmen, die E-Rechnung einzuführen.

1. E-Rechnung europaweit lohnt sich (noch) nicht

Leider herrscht noch keine europaweite Einigkeit über den E-Rechnungs-Standard. Die vielen unterschiedlichen Gesetzgebungen sind kaum unter einen Hut zu bekommen. Wer also das Gros seiner Kunden im Ausland hat, der sollte zunächst noch auf den elektronischen Rechnungsversand verzichten.

2. PDF ist erste Wahl

Ohne große Darstellungsprobleme kann jeder ein PDF-Dokument öffnen. Das macht das PDF-Format für die Rechnung so attraktiv. Zudem braucht sie nur wenig Speicherplatz und wird von den meisten ERP-Systemen unterstützt, die sie so leicht auslesen und die notwendigen Daten herausziehen können. Das Rechnungsformat PDF/A, das für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente gedacht ist, wurde von der International Organization für Standardization (ISO) als Norm definiert. Hier ist man auf der sicheren Seite.

Mit Sage One lassen sich Rechnungen elektronisch versenden

Kleinen Unternehmen und Selbständigen fällt es mit Buchhaltungs-Programmen wie Sage One noch leichter als großen Firmen, auf die elektronische Rechnung umzusteigen. Quelle: Sage One

3. Rechnungseingangsadresse vor Spam schützen

Wer nicht nur elektronisch Rechnungen versenden, sondern auch empfangen will, der sollte sich für seine Rechnungseingangsadresse mehr einfallen lassen als [email protected] Sonst droht die Adresse für Spam missbraucht zu werden. Besser wäre zum Beispiel [email protected]

4. Prozesse einmal schriftlich niederlegen

Um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, fordert der Gesetzgeber, einmal den innerbetrieblichen Kontrollpfad schriftlich festzuhalten. In dem Dokument sollte der organisatorische Prozess, wie mit Eingangsrechnungen umgegangen wird, genau beschrieben sein. Folgende Schritte müssen enthalten sein: die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben; die Kontrolle, ob Lieferung und Auftrag übereinstimmen; die Kontrolle, ob die Kontodaten aus Angebot und Rechnung übereinstimmen; die Prüfung von Rabatten und die Nennung der verantwortlichen und zeichnungsberechtigten Personen. Also alles Dinge, die ein gute Kaufmann heute ohnehin schon prüft und geregelt hat.

5. Elektronische Rechnungen 10 Jahre aufbewahren

Unternehmen müssen die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren – auch digital. Je nach Rechnungsaufkommen sollten sie einmal pro Woche oder Monat auf eine DVD-R oder einen unveränderbaren Langzeitspeicher gesichert werden. Professionell ablegen, kategorisieren und finden lassen sich Rechnungen zudem in einem Dokumentenmanagement-System.

6. PDF-Viewer mitarchivieren

Doch nicht nur die Rechnungen sollten gespeichert werden. Wer 100% sicher gehen will sollte auch die dazugehörige Software zum Lesen der Daten, z. B. den PDF-Viewer, abspeichern. Dann lassen sich die Dokumente auch in vielen Jahren noch öffnen.

7. Zusammenspiel mit der IT gewährleisten

Damit der Informationsfluss stimmt: ERP-Systeme können heute PDF-Dateien auslesen. Qelle: Sage

Damit der Informationsfluss stimmt: ERP-Systeme können heute PDF-Dateien auslesen. Quelle: Sage

Echte Einsparpotenziale erreichen Unternehmer dann, wenn sie ihren Posteingang insgesamt automatisieren. Daten aus Papierrechnungen mit Hilfe von OCR-Lösungen auszulesen, lohnt sich erst bei einer großen Anzahl an Rechnungen. OCR steht für „Optical Character Recognition“, also das Erkennen und Übertragen des Textes von einer Papierrechnung. Es erleichtert beispielsweise bei größeren Unternehmen die Umwandlung der Daten in einen für ein ERP-System lesbaren Datensatz.

8. Besser mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten

Wer sich mit seinem Geschäftspartner auf den Versand elektronischer Rechnungen geeinigt hat, aber verschiedene kaufmännische Software-Lösungen im Einsatz hat, sollte sich auf ein Dateiformat einigen. So macht es in manchen Fällen Sinn, zusätzlich zur PDF-Rechnung einen XML-Datensatz mitzuschicken. So erspart sich der Rechnungsempfänger den Zwischenschritt des Auslesens mittels OCR-Lösung.

Von Achim Hubert

Achim Hubert ist Produkt Manager ReWe/FiBu bei Sage Software.

Achim Hubert ist Produkt Manager ReWe/FiBu bei Sage. Quelle: Sage

Achim Hubert ist Produkt Manager ReWe/FiBu bei Sage Software. Er hat sich als ERP-Experte beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) engagiert. Neben Software-Hersteller sind Wirtschaft, Bundesministerien und Verbände der deutschen Wirtschaft im Forum vertreten. Seine Aufgabe besteht unter anderem darin, ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch zu entwickeln. Erstes Ergebnis: Seit dem 6. Juni 2013 steht die Vorabversion „ZUGFeRD Release Candidate“ zur Verfügung.