Welche HR-Lösung ist die Richtige für Sie?

Personalarbeit bedeutet schon lange nicht mehr nur Entgeltabrechnung und Verwaltung von Personalakten. Themen wie Mitarbeitergewinnung, -bindung und -entwicklung rücken immer stärker in den Fokus. Um diesem Wandel im Arbeitsbereich HR gerecht zu werden, braucht es eine geeignete Software-Lösung, die Sie dabei unterstützt. Eine HR-Lösung kann mehr als Sie bei zeitaufwendigen administrativen Aufgaben zu entlasten. Sie beschleunigt Ihre Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse und bietet Ihnen einen besseren Überblick über Ihre wichtigsten Kennzahlen. Kurz: Die Wahl Ihrer HR- und Lohnabrechnungslösung betrifft sämtliche Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, die richtige Lösung zu finden. Doch was macht die „richtige“ Lösung aus? In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Hinweise, was Sie bei der Wahl Ihrer HR- und Lohnabrechnungslösung beachten sollten und welche Kriterien beim Vergleich der zahlreichen am Markt verfügbaren Lösungen anzuwenden sind.

Erste Schritte

Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Herausforderungen und Ziele definieren. Machen Sie sich klar, was sich durch den Einsatz einer neuen HR-Lösung in Ihrem Unternehmen verbessern soll und definieren Sie klare Anforderungen. Erstellen Sie am besten ein Vergleichsraster, um die verschiedenen Anbieter nach denselben Kriterien bewerten zu können.

Bei der Recherche nach Lösungsanbietern lohnt es sich oft, Empfehlungen innerhalb des eigenen Netzwerks einzuholen. Nutzen Sie auch die sozialen Medien, Anbieterverzeichnisse und Vergleichsportale sowie Anbieterwebsites, um Empfehlungen für verschiedene Anbieter zu erhalten. Da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen und Bedürfnisse hat, sollten Sie dabei die Erfahrungsberichte anderer immer aus dem Blickwinkel Ihres eigenen Unternehmens betrachten.

Ganz wichtig: Die Auswahl Ihrer neuen Lösung für HR- und Lohnabrechnung sollte nicht im Alleingang erfolgen. Beziehen Sie bei der Suche unbedingt Ihre IT- und Finanzabteilung sowie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte mit ein.

Im Folgenden nennen wir Ihnen die wichtigsten Punkte, auf die Sie Ihr Augenmerk bei der Recherche richten sollten.

Finanzierung – oft ist die Softwaremiete die bessere Alternative

Oft wird die Finanzierung als Hindernis für die Anschaffung einer HR-Softwarelösung genannt. Viele Mittelständler fürchten hohe Implementierungs- und Betriebskosten und setzen stattdessen beim Personalmanagement weiter auf intransparente Prozesse und eine unübersichtliche Zettelwirtschaft. Oft wiegen die dadurch entstehenden Produktivitätsverluste dabei mittel- und langfristig schwerer als die Kosten einer Umstellung auf eine digitale Personalverwaltung.

Um die Investitionskosten gering zu halten, kann es sich für Unternehmen lohnen, den Weg der Softwaremiete statt den des Softwarekaufs zu wählen. Gemietete Softwarelösungen bieten tatsächlich oft eine deutlich höhere Investitionssicherheit. Eine hohe Anfangsinvestition für erforderliche Lizenzen ist nicht mehr notwendig und die Kosten für Lizenzen verteilen sich so über die Vertragslaufzeit. So minimieren Unternehmen ihr finanzielles Risiko, denn durch den Einsatz gemieteter Softwarelösungen können Sie sich bei Anpassungen an gesetzliche Änderungen oder Wartung und Support ganz entspannt zurücklehnen.

Doch Mietsoftware hat noch mehr zu bieten: Ähnlich wie beim Leasing senken Mietpreise den steuerlich relevanten Unternehmensgewinn, ohne dabei die Bilanzkennzahlen negativ zu beeinträchtigen.

Achten Sie auf Sicherheit und DSGVO-Konformität 

Personalmanager arbeiten mit hochsensiblen Informationen. Daher spielen die Themen Datenschutz und Datensicherheit bei der Auswahl einer HR-Software eine äußerst wichtige Rolle. Sie sollten also darauf achten, ob die Lösung aus Deutschland kommt und ob die Server des Anbieters sich in Deutschland – oder der EU – befinden.

Sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, greift die DSGVO. Daher sollte Ihre neue Lösung unbedingt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Im Gegensatz zu deutschen Providern decken ausländische Anbieter die strengen europäischen Datenschutzanforderungen nicht immer ab – gerade bei länderspezifischen Prozessen, wie z. B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Falls Daten in ein Drittland übermittelt werden, prüfen Sie ob dies zulässig ist und ob eine ausreichende Grundlage dafür besteht. Holen Sie hierzu rechtzeitig den zuständigen Datenschutzbeauftragten mit ins Boot. Er soll die Lösungen auf Herz und Nieren prüfen sowie Ergänzungen und Einschränkungen oder Nutzungsvarianten für Anwender empfehlen.

Technologie – Komplett- oder Einzellösung?

Auch die in der Lösung verwendete Technologie sollte bei der Auswahl Ihrer Lösung eine wichtige Rolle spielen. Prüfen Sie Ihre Anforderungen: Möchten Sie alle Personalprozesse automatisieren oder geht es lediglich darum, einen bestimmten Bereich zu digitalisieren? Je nach Zielsetzung bieten integrierte Komplettsysteme oder Einzellösungen Vor- und Nachteile: Integrierte Systeme enthalten eine größere Anzahl an Werkzeugen, im Gegenzug ist jedoch der Funktionsumfang bei speziellen Einzellösungen meistens größer. Ein deutlicher Vorteil von Komplettlösungen ist, dass sie in der Regel modular aufgebaut sind. So können sie bei Bedarf schnell an neue Anforderungen angepasst werden. Komplettlösungen können mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen und sind daher oft zukunftssicherer.

Unterschätzen Sie nicht die Benutzerfreundlichkeit der Software und achten Sie darauf, dass die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen ist. Der Erfolg der Einführung Ihrer HR-Lösung steht und fällt mit der Akzeptanz der Anwender.

Cloud oder On-Premise?

Die Frage, ob es sich bei Ihrer neuen Lösung um eine Cloud- oder um eine On-Premise-Lösung handeln soll, ist ebenfalls wichtig.

Moderne Cloud-Lösungen werden extern gehostet, d.h. sie benötigen keine eigene Infrastruktur. Die Software und alle Daten liegen dabei nicht direkt im Unternehmen des Nutzers, sondern im Rechenzentrum des Lösungsanbieters. Updates müssen nicht manuell installiert werden, sondern werden allen Anwendern im selben Moment ausgeliefert. Es werden daher weder IT-Experten noch spezielle Hardware benötigt. Cloud-Lösungen werden meist im Abo bezogen und sind daher günstiger in der Anschaffung.

On-Premise-Systeme benötigen eine sichere, lokale Infrastruktur und ausreichend Personal für die interne Wartung. Doch auch sie haben ihre Vorteile: Während Cloud-Lösungen alle Informationen an einen entfernten Server übertragen, werden bei On-Premise-Systemen Daten lokal gespeichert. Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen kann der Nutzer bei On-Premise-Systemen meist auch ohne eine aktive Internetverbindung arbeiten.

Das Mitarbeiterportal: Zugriff auf Mitarbeiterinformationen – überall und jederzeit

Mit webbasierten Programmen (Mitarbeiterportalen), die mit der jeweils eingesetzten Personalsoftware verknüpft sind, lassen sich alle Personalverwaltungsprozesse unabhängig von Zeit und Ort online abwickeln. Dies gilt für Abläufe wie Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen bis hin zu Leistungsbewertungen und Zielvereinbarungen. Neben dem Austausch firmeninterner und betrieblich relevanter Informationen steht im Mitarbeiterportal die Kommunikation unter den Mitarbeitern im Mittelpunkt. Der Einsatz eines Mitarbeiterportals verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Es steigert auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und fördert nicht zuletzt auch Ihre Arbeitgebermarke.

Achten Sie daher unbedingt darauf, dass die von Ihnen favorisierte Lösung ein Mitarbeiterportal beinhaltet.

In unserer kostenlosen Checkliste „Die richtige Lösung für HR und Lohnabrechnung finden“ erhalten Sie wertvolle Tipps und Handlungsempfehlungen für Ihre Suche nach der richtigen Software.