Clever: Kleine Unternehmen bereiten Jahresabschluss 2019 jetzt schon vor

Zahlen, Daten, Fakten – der Jahresabschluss spiegelt das vergangene Geschäftsjahr wider. Um ihn zu erstellen, sind zahlreiche Informationen nötig. Der Gesetzgeber schreibt genau vor, was in den Jahresabschluss gehört und welche Fristen eingehalten werden müssen. Lesen Sie, was kleine Unternehmen dabei beachten müssen.

Sich jetzt schon vorzubereiten klingt gut – aber was genau ist der Jahresabschluss und wer muss ihn erstellen?

Kurz gesagt: Der Jahresabschluss schließt das kaufmännische Geschäftsjahr rechnerisch ab. In Deutschland ist (fast) jeder Kaufmann verpflichtet, eine entsprechende Aufstellung zu verfassen. Der Jahresabschluss ist Teil der Rechnungslegung, er bildet die finanzielle Lage eines Unternehmens ab, dokumentiert den unternehmerischen Erfolg und die Zusammensetzung des Betriebsvermögens. Konkret heißt das, dass er die Bilanz sowie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung eines Geschäftsjahres enthält. Grundlage für diese Regelung ist das Handelsrecht. Kapitalgesellschaften und große Unternehmen müssen beim Jahresabschluss zusätzliche Verpflichtungen und Vorgaben einhalten.

Nicht erst auf den letzten Drücker starten

Was heißt das für die Praxis? Sammeln Sie schon während des Jahres so viele relevante Informationen wie möglich für den Jahresabschluss, damit Sie bei seiner Erstellung nicht bei Null beginnen müssen.

• Ermitteln und verbuchen Sie Abschreibungen
• Prüfen und bewerten Sie Forderungen auf Bonität
• Erfassen Sie Buchungsbelege
• Prüfen Sie Fahrtenbücher
• Bilden Sie Rückstellungen
• Ersetzen Sie fehlende Belege
• Führen Sie Rechnungsabgrenzungen durch
• Machen Sie am Jahresende Inventur

Auch das Zusammensuchen wichtiger Dokumente ist Teil der Vorarbeiten; dazu gehören Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Miet- und Pachtverträge, Rechnungskopien, Leasingverträge oder Spendenquittungen.

Jahresabschluss ja – aber nicht für jeden

Ausnahmen bestätigen die Regel: Die Verpflichtung zum Jahresabschluss besteht nicht für jeden. So brauchen Freiberufler und kleine Gewerbetreibende keinen Jahresabschluss vorzulegen; sie können stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Zu dieser Gruppe zählen Kaufleute, wenn sie an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre bestimmte Umsätze und Erlöse nicht übertroffen haben. Die Grenzen liegen bei 600.000 Euro Umsatzerlös sowie 60.000 Euro Jahresüberschuss.

So werden Kapitalgesellschaften eingeteilt

Nach § 267 des Handelsgesetzbuches (HGB) werden Unternehmen in Größenklassen eingeteilt. Das ist wichtig zu wissen, denn verschiedene Pflichten, Fristen, Ergänzungen und Erweiterungen betreffen nur große und mittelgroße Unternehmen. Bei Unklarheiten sollten Sie immer einen Experten zurate ziehen.

• Kleinste Kapitalgesellschaften beschäftigen nicht mehr als zehn Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt, erwirtschaften maximal 700.000 Euro Jahresumsatzerlöse und haben eine Bilanzsumme von höchstens 350.000 Euro.
• Kleine Kapitalgesellschaften haben nicht mehr als 50 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt, maximal zwölf Millionen Euro Jahresumsatzerlöse und eine Bilanzsumme von maximal sechs Millionen Euro.
• Mittelgroße Kapitalgesellschaften übertreffen die kleinen in den genannten Bereichen, beschäftigen höchstens 250 Mitarbeiter, erwirtschaften maximal 40 Millionen Euro Jahresumsatzerlöse und höchstens 20 Millionen Euro Bilanzsumme.
• Als große Kapitalgesellschaften gelten alle Unternehmen, die bei mindestens zwei dieser drei Kriterien über den genannten Maximalwerten liegen.

Kleinste und kleine Kapitalgesellschaften genießen gegenüber den größeren Unternehmen einige Erleichterungen – auch was die Offenlegungspflicht betrifft. Generell müssen Jahresabschlüsse fristgerecht und auf elektronischem Weg beim Bundesanzeiger eingereicht werden. So wird die Offenlegungspflicht erfüllt, mit der sich Stakeholder aller Art über Unternehmen informieren können. Kleinste Kapitalgesellschaften aber können einen Hinterlegungsantrag für das Unternehmensregister erstellen. Der Betreiber des Bundesanzeigers reicht den Jahresabschluss dann weiter an das Unternehmensregister. Dort werden die Unternehmensdaten zentral gespeichert und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Tipp: Formulare und Ausfüllhilfen stehen auf der Website des Bundesanzeigers zur Verfügung.

Zwölf beziehungsweise 14 Monate Zeit

Wer einen Jahresabschluss vorlegt, muss auch die entsprechenden Fristen einhalten, die sich je nach Unternehmensform und -größe unterscheiden. Kleine Unternehmen (Nicht-Kapitalgesellschaften) sind angehalten, den Jahresabschluss binnen einer Frist von neun bis zwölf Monaten vorzulegen – also bis zum 30. September oder spätestens zum Stichtag 31. Dezember des Folgejahres. Erstellt ein Steuerberater den Jahresabschluss, verlängert sich diese Frist auf 14 Monate bis zum 28./29. Februar des Folgejahres. Im Zweifelsfall schafft eine Nachfrage beim Finanzamt Klarheit über einzuhaltende Fristen.

Vorbereitungen frühzeitig starten

Das Einhalten der Fristen bringt es mit sich, schon sehr viel früher mit den vorbereitenden Arbeiten zu beginnen. Es geht darum, rechtzeitig alle wichtigen Daten zu sammeln und aufzubereiten. Ein ordentliches Ablagesystem und saubere Buchführung erleichtern den Jahresabschluss natürlich. Zudem hilft Ihnen eine Checkliste, in der alle wichtigen Details enthalten sind, damit Sie nichts vergessen.

Übermittelt wird der Jahresabschluss seit dem Jahr 2013 ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal; alle wesentlichen Bestandteile sind dabei anzufügen. Die Komplexität des Jahresabschlusses kann leicht zu Fragen oder Ungereimtheiten führen – im Zweifel lohnt es sich daher immer, einen Experten zurate zu ziehen.

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