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Das Hinweisgeberschutzgesetz: Die Umsetzung der EU-Whistleblower Richtlinie

Recht, Steuern und Finanzen

Das Hinweisgeberschutzgesetz: Die Umsetzung der EU-Whistleblower Richtlinie

Der neue Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz liegt nun vor, allerdings erst, nachdem die von der EU gesetzte Frist bereits überschritten ist. Aus Regierungskreisen wird verlautet, dass dieses Gesetz im Herbst in Kraft treten soll. Herausforderungen bestehen im Gesundheits- und Sozialwesen und in Forschungseinrichtungen. Klar ist, dass die Nichteinrichtung der vom Gesetzgeber geforderten Meldestelle bußgeldbewehrt sein soll.

Das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes

Hinweisgebende Personen, die auf Missstände hinweisen, sollen besser als bislang geschützt werden. Häufig mussten diese Menschen in der Vergangenheit mit einer Kündigung oder anderen persönlichen Nachteilen rechnen. Jetzt soll ihnen Rechtssicherheit vonseiten des Gesetzgebers gegeben werden. Die Interessen von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen sollen durch das Hinweisgeberschutzgesetz gewahrt bleiben und die Belastungen, die sich aus der Bürokratie ergeben, in einem moderaten Rahmen gehalten werden.

Wer erhält den Hinweisgeberschutz?

In den §§ 1 und 2 HinSchG-E ist geregelt, dass natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit, aber evtl. auch bereits im Vorfeld Informationen über Verstöße erhalten und diese dann den entsprechenden Meldestellen zur Kenntnis bringen, geschützt sind. Den Schutz erhalten auch die Personen, die von der Meldung betroffen sind. Das Gesetz gilt für alle Meldungen und Informationen, die buß- und strafgeldbewehrte Handlungen und/oder andere Verstöße gegen geltendes Recht des Bundes und der Länder enthalten. Damit geht der Referentenentwurf weit über die EU-Richtlinie hinaus.

Wer ist zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet?

Alle Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ab einer Mitarbeiterzahl von 50 müssen einen internen Meldeweg einrichten. Für den Finanzsektor gelten allerdings Sonderregelungen. (§ 12 Abs. 3 Referentenentwurf) Ein interner Meldeweg muss in diesem Bereich unabhängig von der Beschäftigungszahl eingerichtet werden. Laut Entwurf besteht für diese Unternehmen eine Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023, wenn zwischen 50 und 249 Mitarbeiter beschäftigt werden. Bei über 250 Beschäftigten würde dann das Gesetz sofort umgesetzt werden müssen.

Welche Beschäftigten dürfen Hinweise an die Meldestelle geben?

Neben den eigenen Mitarbeitern müssen auch Leiharbeiter die Möglichkeit erhalten, eine Meldung abgeben zu können. Eine Mitteilungsmöglichkeit über das Intranet wird daher meist nicht ausreichen, da Leiharbeiter darauf meist keinen Zugriff haben. Auch eine eigens dafür eingerichtete öffentliche E-Mail-Adresse wird aus Gründen der Sensibilität der Informationen und des Datenschutzes nicht ausreichen. Unverschlüsselte E-Mails können nämlich während ihres gesamten Weges im Internet gelesen werden. Standardmäßig muss man in solchen Fällen von unverschlüsselten E-Mails ausgehen, sodass die Vertraulichkeit fehlt. Die Informationssicherheit für den Hinweisgeber kann so nicht sichergestellt werden, weil der Datenschutz nicht gewährleistet ist. Besser sind browserbasierte Hinweisgeberportale im Internet, die extern und besonders gesichert sind. (Art. 32 Abs. 1 DSGVO)

Wie steht es um die Verschwiegenheitspflicht?

Die Meldung im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes. Das betrifft insbesondere Ärzte, Apotheker oder andere Heilberufe, aber auch Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte, Verteidiger und Notare. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer werden im Referentenentwurf nicht genannt: Verschlusssachen und andere Informationen, die unter die Schweigepflicht fallen, deckt das Hinweisgeberschutzgesetz also nicht ab.

Intern oder extern?

Personen, die eine Information an eine Meldestelle geben wollen, können wählen, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden möchten. Wird durch eine interne Meldung dem Verstoß nicht abgeholfen, so kann sich der Hinweisgeber zusätzlich an eine externe Meldestelle wenden. Alternativ kann die Information auch veröffentlicht werden. Eine Behinderung der Meldung und der nachfolgenden Kommunikation ist strikt verboten.

Anonymität und Vertraulichkeitsgebot

Die Anonymität des Hinweisgebers ist in jedem Fall zu wahren und auch der Vertraulichkeitsgrundsatz muss geachtet werden. Das ist auf alle Informationen anzuwenden, die in den Bereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen. Anonym bleiben müssen die Hinweisgeber, die Informationen in der Meldung und die in der Meldung genannten Personen. Lediglich den mit der Meldung befassten Personen darf die Identität der Personen bekannt sein.

Wie ist die Meldestelle einzurichten?

Die interne Meldestelle muss nicht im eigenen Unternehmen eingerichtet werden. Es kann auch ein Dritter die Aufgaben der Meldestelle übernehmen. Allerdings ist das Unternehmen nicht von seiner Pflicht entbunden, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen vorliegenden Verstoß abzustellen. Klassisch eignet sich dafür ein Compliance-Management-System.

Checkliste für eine Meldung nach Hinweisgeberschutzgesetz

Der Referentenentwurf gibt eine solche Checklist bereits in sieben Punkten vor:

  • Sieben Tage nach Eingang der Meldung muss diese dem Hinweisgeber gegenüber bestätigt werden.
  • Anschließend muss geprüft werden, ob die Informationen der Meldung in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen.
  • Der Kontakt mit dem/der Hinweisgeber muss gehalten werden.
  • Die Meldung wird auf ihre Stichhaltigkeit hin geprüft.
  • Zusätzlich benötigte Informationen sind vom Hinweisgeber einzufordern.
  • Abschließend sind Folgemaßnahmen zu ergreifen. (§ 18 HinSchG-E)
  • Die Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von drei Monaten ab Eingang der Meldung erfolgen.

Der Inhalt der Rückmeldung an die hinweisgebende Person

Die Rückmeldung an die Person, die die Meldung erstellt hat, muss in jedem Fall eine Mitteilung darüber enthalten, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden und welche noch ergriffen werden. Interne Ermittlungen und Nachforschungen dürfen von der Rückmeldung allerdings nicht berührt werden. Weiterhin dürfen die Rechte der Personen, die in der Meldung genannt wurden, nicht beeinträchtigt werden.

Welche Folgemaßnahmen ergeben sich aus § 18 Hinweisgeberschutzgesetz-E?

Ist die abgegebene Meldung valide, so sieht der Referentenentwurf Folgemaßnahmen vor. Es müssen interne Untersuchungen durchgeführt und die betroffenen Personen und Bereiche kontaktiert werden. So notwendig muss der Hinweisgeber an eine andere zuständige Stelle verwiesen werden. Das Verfahren kann sowohl aus Mangel an Beweisen eingestellt, aber auch aus anderen Gründen abgeschlossen werden. Alternativ kann das Verfahren an eine andere zuständige Behörde abgegeben werden, die dann weitere Untersuchungen durchführt.

Ordnungswidrigkeit und Bußgeld bei Verstoß

Geplant ist, dass die Einrichtung einer internen Meldestelle Pflicht ist. Wer sie nicht einrichtet und betreibt, muss mit einer Geldbuße rechnen, da es sich um eine Ordnungswidrigkeit handelt. (§ 30 Abs. 2 Satz 3 Hinweisgeberschutzgesetz-E) Für die Anwendung von Repressalien gegen den Hinweisgeber und die Behinderung der Meldung kann diese bis zu 100.000 Euro betragen. Für die Nichteinrichtung dürfte sie höher ausfallen.