Neuerungen im GoBD und Umgang mit E-Mails in Unternehmen
Rechtssicher Archivieren ist mehr als das bloße Speichern auf externen Festplatten. Wichtig ist dies vor allem, wenn es um den GoBD-konformen Umgang mit E-Mails geht. Wie Unternehmen diese Herausforderung am besten meistern, lesen Sie im Beitrag.
Rechtssicher Archivieren ist mehr als das bloße Speichern auf externen Festplatten. Wichtig ist dies vor allem, wenn es um den GoBD-konformen Umgang mit E-Mails geht. Wie Unternehmen diese Herausforderung am besten meistern, lesen Sie im Beitrag.
„Wer schreibt, der bleibt“, so lautet schon ein altes Sprichwort. Wörtlich nehmen lässt sich dies gerade heute im geschäftlichen E-Mail-Verkehr von Unternehmen. Immerhin verlangen auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eine rechtssichere Aufbewahrung wie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Zusätzliche Bedeutung gewinnt der korrekte Umgang mit digitalen Geschäftsbelegen durch die E-Rechnung. Wer die gesetzlichen Regelungen nicht beachtet, muss dabei mit erheblichen Nachteilen rechnen.
Inhaltsverzeichnis
Know how: 10 goldene E-Mail Regeln im Umgang mit GoBD
Das Bundesfinanzministerium hat mit den GoBD die Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse aktualisiert.
Die neueste Fassung gilt seit 1. April 2024. Wir haben für Sie die 10 goldenen Regelungen zur Behandlung von
E-Mails zusammengefasst.
Neuerungen bei den GoBD
Am 14. Juli 2025 wurden die GoBD durch das Bundesfinanzministerium aktualisiert. Grund dafür ist die Anfang des Jahres erfolgte Einführung der verpflichten E-Rechnung bei Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Diese Neufassung folgte auf die Änderung vom 1. April 2024. Wesentlich war darin die Begriffserweiterung von der „Datenträgerüberlassung“ zur „Datenüberlassung“. Dadurch ist es Unternehmen nun möglich, steuerrelevante Daten nicht nur über physische Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten zu übermitteln. Stattdessen können sie auch den Weg über digitale Schnittstellen und Datenaustauschplattformen wählen, die von den Finanzbehörden zugelassen sind.
Außerdem wurden die Regelungen zu Umfang und Ausübung des Rechts der Finanzbehörden auf Datenzugriff präzisiert. Demnach müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie auf Anfrage Zugang zu den elektronischen Aufzeichnungen und strukturierten Datensätzen gewähren. Aufbewahren und verarbeiten dürfen die Finanzbehörden die Daten künftig auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig von ihrem Einsatzort. Dies gilt bis zur Unanfechtbarkeit des daraus folgenden Verwaltungsakts. Eine ergänzende Anlage zu den GoBD regelt zudem die Beschreibungsstandards. Verpflichtend sind dabei lediglich die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) und die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).
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Archivierungspflicht für geschäftliche E-Mails
Laut den GoBD sind Unternehmen zur Archivierung ihrer geschäftlichen E-Mails verpflichtet. Konkret betrifft dies alle E-Mails, die die Funktion eines Buchungsbelegs erfüllen oder als Handels- oder Geschäftsbrief zu sehen sind. Neben Rechnungen und Belegen zählen hierzu auch andere digitale Geschäftsunterlagen, die steuerlich relevant sind. Dies umfasst zum Beispiel Anfragen, Angebote, Auftragsvergaben, Garantiefälle und Stornierungen. Newsletter oder Spamnachrichten müssen dagegen nicht archiviert werden. Das Gleiche gilt für E-Mails, die nur zur Übermittlung eines Anhangs dienen und damit dem früher im Postverkehr genutzten Briefumschlag aus Papier vergleichbar sind.
Grundsätzlich sind die elektronischen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem das Unternehmen sie empfangen hat. Bei E-Rechnungen genügt dabei die Archivierung des strukturierten Teils. Werden bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ist jedoch auch die Umwandlung zum Beispiel durch OCR in ein anderes Format zulässig. Dabei müssen der Inhalt und das Erscheinungsbild unverändert erhalten bleiben. Zudem dürfen keine Informationen des Ursprungsbelegs verloren gehen. Beides ist in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar zu belegen. Wurden die Bilddaten bei der Konvertierung ergänzt, sind die zusätzlichen Informationen zu verifizieren. Außerdem muss das Unternehmen sie ebenfalls archivieren.
Die Archivierungsfristen für E-Mails sind gestaffelt. Bei solchen, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten, beträgt sie sechs Jahre. Für Rechnungen und Buchungsbelege wurde sie mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht Jahre verkürzt. Alle Unterlagen in Zusammenhang mit Jahresabschlüssen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.
Was bei privaten E-Mails in Unternehmen gilt
Private E-Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dürfen Unternehmen allerdings nicht speichern. Ausnahmen bestehen nur dann, wenn sie dazu die Genehmigung der Betroffenen haben. Dies ergibt sich bereits aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten grundsätzlich einschränkt. Dieser Punkt wird immer dann relevant, wenn die Belegschaft geschäftliche E-Mail-Adressen privat nutzen darf. In vielen Unternehmen ist dies daher per interner Vorschrift oder über die Compliance-Regeln ausgeschlossen.
E-Rechnung per E-Mail
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Für den Empfang von E-Rechnungen empfiehlt sich die Einrichtung eines speziellen Postfachs. Der Inhalt sollte regelmäßig archiviert werden. Die begleitende E-Mail der E-Rechnung ist nicht aufbewahrungspflichtig, sofern sie nur als Transportmedium dient. In diesem Fall ist sie wie ein Briefumschlag beim traditionellen Rechnungsversand zu sehen.
Die Archivierung einer E-Rechnung muss ebenfalls GoBD-konform erfolgen. Eine bloße Speicherung im vorhandenen E-Mail-Postfach oder auf einer externen Festplatte reicht dafür nicht aus. Dies ergibt sich aus den Anforderungen, die die revisionssichere Aufbewahrung stellt. So muss ein Archivsystem für E-Mails die Unveränderbarkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Verfügbarkeit garantieren. All dies lässt sich nur über ein Dokumenten-Management-System, eine spezialisierte Archivierungssoftware oder ein Fakturierungsprogramm erreichen.
Bei strukturierten E-Rechnungen wie XML-Dateien genügt es grundsätzlich, nur den strukturierten Teil aufzubewahren. Dieser muss dabei unverändert bleiben. Eine zusätzliche bildhafte Kopie wird nicht verlangt. Besteht die elektronische Rechnung aus einem strukturierten und einem menschenlesbaren Datenteil, wie es beim hybriden E-Rechnungsformat ZUGFeRD der Fall ist, gilt ebenso: Es reicht aus, nur die unveränderte XML-Datei zu archivieren. Enthält die PDF-Datei allerdings steuerrelevante Informationen wie Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen müssen Unternehmen auch den menschenlesbaren Teil aufbewahren.
Vorteile für Unternehmen aus den Neuerungen der GoBD
Durch die Neuregelungen der GoBD können Unternehmen beträchtliche Kosten einsparen. Das ergibt sich vor allem dadurch, dass sie keine bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen zum Beispiel im PDF-Format vorhalten müssen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn sie ein Fakturierungsprogramm nutzen und damit eine inhaltlich identische Kopie der ursprünglichen Rechnung erzeugen können.
Außerdem profitieren Unternehmen bei E-Rechnungsarchiven von einem erheblich geringeren Speicherbedarf. Je nach Umfang des Rechnungsein- und -ausgangs kann sich diese Ersparnis auf bis zu 80 Prozent belaufen. Hinzu kommen Vorteile aus einer deutlich beschleunigten Datenverarbeitung bei strukturierten Formaten sowie vereinfachten Archivierungsprozessen.
Folgen eines nicht-GoBD-konformen Umgangs mit E-Mails
Verstoßen Unternehmen bei ihrem Umgang mit E-Mails gegen die Vorschriften der GoBD kann dies teuer werden. So kann die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung die gesamte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Die Folge kann dann eine Steuerschätzung verbunden mit hohen Nachforderungen sein. Ebenfalls denkbar sind rechtliche Konsequenzen. Gewinnen Betriebsprüfer den Eindruck, dass Belege manipuliert wurden, drohen Bußgelder. Auch strafrechtliche Ermittlungen sind möglich.
Wie Unternehmen vorgehen sollten
Um alle Abläufe rund um ihre gesamten E-Mails GoDB-konform zu gestalten, sollten Unternehmen ein Fakturierungsprogramm oder ein Dokumenten-Management-System etablieren. Damit können sie die E-Mail-Archivierung automatisieren. So gehen sie nicht nur sicher, alle gesetzlichen Vorgaben von der korrekten Speicherung bis zur termingerechten Löschung zu erfüllen. Außerdem entlasten sie die hausinternen Systeme. Auch ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Zeit für andere Aufgaben und profitieren zudem von verbesserten Recherchemöglichkeiten durch die einheitlich organisierte Archivierung.
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