Um einen neuen Mitarbeiter ordnungsgemäß anmelden und abrechnen zu können, muss dieser dem Arbeitgeber verschiedene Arbeitspapiere vorlegen. Teilweise sind diese bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder auszuhändigen.
Bestandteile der Arbeitspapiere bei Arbeitsantritt
Die folgenden Bestandteile der Arbeitspapiere muss jeder Arbeitnehmer bei Antritt einer neuen Tätigkeit vorlegen:
- Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum (erforderlich für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM)
- Angabe darüber, ob es ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis ist
- Kopie des Sozialversicherungsausweises
- Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den beim alten Arbeitgeber bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaub; entbehrlich bei Start am 1. Januar)
- Nachweis über die Elternschaft, sofern in den ELStAM keine Kinderfreibeträge eingetragen wurden (erforderlich für die Bestimmung des korrekten Beitrags zur Pflegeversicherung)
- Information über die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist
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Hinzu kommen weitere Arbeitspapiere, die nur in bestimmten Situationen notwendig sind, zum Beispiel:
| Fall | Unterlagen |
| Wenn der Arbeitnehmer einen VWL-Vertrag besparen möchte | Unterlagen für die Überweisung von vermögenswirksamen Leistungen |
| Tätigkeit in Gastronomie, Lebensmittelzubereitung oder -verkauf | Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz |
| Ausländische Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Staaten | für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gültige Arbeitsgenehmigung |
| Jugendliche Arbeitnehmer nach JArbSchG | Erst- bzw. Nachuntersuchung bei minderjährigen Arbeitnehmern |
Hinweis: Der Arbeitgeber sollte möglichst keine Original-Urkunden des Arbeitnehmers behalten. Insbesondere hat er keinen Anspruch darauf, das Original des Sozialversicherungsausweises zur Personalakte zu nehmen.
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Mitarbeiter scheidet aus: auszuhändigende Arbeitspapiere
Geringfügig weichen hiervon jene Unterlagen ab, die dem Arbeitnehmer auszuhändigen sind, wenn er das Unternehmen wieder verlässt. So kann beispielsweise die Kopie des Sozialversicherungsausweises in der Personalakte verbleiben. Herauszugeben sind (soweit zutreffend):
- Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (auf dem amtlichen Muster)
- Arbeitszeugnis, auf Verlangen ein qualifiziertes Zeugnis
- Urlaubsbescheinigung über gewährten oder abgegoltenen Urlaub
- Ausgefüllte Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
- Bei jugendlichen Arbeitnehmern die Gesundheitsbescheinigungen
- Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz
- Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung
- Arbeitsgenehmigung
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass ihm die ganze Personalakte ausgehändigt wird.
Zeitpunkt der Herausgabe: mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Der Arbeitgeber muss dem ausscheidenden Arbeitnehmer die Arbeitspapiere zum Beendigungszeitpunkt aushändigen. In der Praxis gestaltet sich dies jedoch oftmals schwierig, beispielsweise wenn die letzte Lohnabrechnung nach diesem Stichtag liegt. Deshalb kann es auch zulässig sein, die Papiere erst dann zu übergeben, wenn die nächste Abrechnung durchgeführt wurde.
Allerdings besteht seitens des Arbeitgebers kein Zurückbehaltungsrecht. Sollte er also noch Ansprüche gegen den Arbeitnehmer haben, ist er dennoch verpflichtet, die Arbeitspapiere herauszugeben. Sie dürfen nicht als Druckmittel verwendet werden. Der Arbeitnehmer kann diesen Anspruch im Bedarfsfall sogar gerichtlich durchsetzen. Entsteht ihm durch die Zurückhaltung ein Schaden, so ist sein ehemaliger Arbeitgeber dazu verpflichtet, diesen zu ersetzen.
Hol- oder Bringschuld? Arbeitspapiere müssen abgeholt werden
Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer die Arbeitspapiere beim Arbeitgeber abholen (Holschuld). Hiervon gibt es allerdings Ausnahmen, in denen sie sich in eine Bring- bzw. Schickschuld verwandeln:
- Der Arbeitnehmer ist erkrankt.
- Er wohnt weit entfernt.
- Der Arbeitgeber hat ein Hausverbot ausgesprochen, was die Abholung unmöglich gestaltet.
In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die Arbeitspapiere zusenden oder selbst vorbeibringen.
