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Buchungssatz: Einfach erklärt
Buchungssätze spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, unabhängig davon, ob es sich um ein junges Start-up oder einen etablierten Betrieb handelt. Alle Transaktionen werden in der doppelten Buchführung durch einen Buchungssatz erfasst. Diese Buchführungspflicht bietet viele Vorteile: Als kaufmännisches Informationsinstrument kontrolliert die Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle und unterstützt das Management.
Jeder Geschäftsvorfall wird dabei durch einen Buchungssatz abgebildet, der ein Soll- und ein Habenkonto umfasst. Buchungssätze geben somit an, welche Konten von den jeweiligen Geschäftsvorfällen und Transaktionen betroffen sind.
Die allgemeine Grundregel für Buchungssätze lautet: „Soll an Haben, Betrag“. Werden also beispielsweise 100 Euro von der Kasse auf das Betriebskonto überwiesen, lautet der Buchungssatz für diese Transaktion: Bank an Kasse, 100 Euro. Dieses Praxisbeispiel verdeutlicht, dass alle Konten, die auf der Sollseite bebucht werden, vor dem „an“ stehen. Die auf der Habenseite bebuchten Konten stehen dahinter.
Definition: wichtige Begriffe für Buchungssätze im Überblick
In der Buchhaltung wird zwischen zwei verschiedenen Arten von Buchungssätzen unterschieden. Der einfache Buchungssatz bezieht sich auf alle Buchungen, bei denen nur zwei Konten bebucht werden. Sind mehrere Konten betroffen, wie etwa bei der Verbuchung von Löhnen inklusive Sozialabgaben, wird ein zusammengesetzter Buchungssatz gebildet. Letztere kommen in Unternehmen häufiger vor, da oft auch Steuern zu berücksichtigen sind.
Einfacher Buchungssatz (Beispiel):
Ein Beispiel für einen einfachen Buchungssatz wäre der Kauf von Büromaterial per Überweisung für 50 Euro. Der Buchungssatz dazu lautet:
Büromaterial an Bank, 50 Euro.
In diesem Fall wird das Konto „Aufwendungen für Büromaterial“ auf der Sollseite und das Konto „Bank“ auf der Habenseite bebucht. Bei Konten werden dabei mit dem gleichen Betrag, also 50 Euro, bebucht.
Zusammengesetzter Buchungssatz (Beispiel):
Ein zusammengesetzter Buchungssatz zur Verbuchung von Löhnen inklusive Sozialabgaben könnte wie folgt aussehen:
Ein Unternehmen zahlt im Monat Löhne in Höhe von 10.000 Euro. Zusätzlich werden 2.000 Euro an Sozialversicherungsbeiträgen (Arbeitgeberanteil) fällig. Die Lohnsteuer beträgt 1.500 Euro, die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) belaufen sich auf 1.800 Euro.
Der zusammengesetzte Buchungssatz lautet entsprechend:
Löhne und Gehälter 10.000 Euro
Sozialversicherungsaufwand 2.000 Euro
an Bank 6.700 Euro (Auszahlung an Arbeitnehmer)
an Verbindlichkeiten Lohnsteuer 1.500 Euro
an Verbindlichkeiten Sozialversicherung 3.800 Euro (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil)
Somit werden die Gehälter und die Sozialabgaben in einem einzigen Buchungssatz erfasst. Auch hier stimmen die Summen der beiden Seiten überein.
Das Rechnungswesen arbeitet außerdem mit speziellen Bezeichnungen, die für die Geschäftsvorfälle verwendet werden. Die Abkürzung „Verb. a. LuL“ etwa steht für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Dabei handelt es sich um erhaltene Lieferungen, die noch nicht bezahlt wurden. Entsprechend bestehen Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten.
Aktivkonten und Passivkonten
Um die Buchungssätze richtig anwenden zu können, muss man auf verschiedene Konten zurückgreifen. In der Buchführung werden diese Konten in zwei Hauptkategorien unterteilt: Aktiv- und Passivkonten.
Aktivkonten erfassen das Vermögen eines Unternehmens, wie beispielsweise das Bankguthaben, die Kasse, Forderungen gegenüber Kunden und Anlagen. Sie stehen auf der Sollseite der Bilanz. Passivkonten spiegeln hingegen die Verbindlichkeiten wider, also das Fremdkapital und das Eigenkapital, und befinden sich auf der Habenseite der Bilanz.
Bei jeder Buchung wird ein Aktiv- oder Passivkonto auf der Soll- oder Habenseite bebucht, abhängig davon, ob das Unternehmen Vermögen aufbaut oder Verbindlichkeiten eingeht. Dies ist wichtig, um den Grundsatz „Soll an Haben“ richtig anzuwenden.
Buchungssätze in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Wichtig ist zudem die Unterscheidung der Buchungssätze für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Zwar sind die Grundsätze in beiden Fällen die gleichen, allerdings werden in der Debitorenbuchhaltung Ausgangsrechnungen gebucht, während in der Kreditorenbuchhaltung Eingangsrechnungen verbucht werden.
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Buchungssatz bilden – einige Beispiele für die Praxis
Buchungssätze werden in allen Unternehmensbereichen angewendet. Von der Lohnbuchhaltung über den Wareneinkauf bis hin zu Forderungsbewertung fallen buchbare Transaktionen an. Die folgenden Beispiele verdeutlichen, wie die Buchungssätze in den einzelnen Untergruppen gebildet werden.
Buchung von Kreditzinsen
- Beispiel: Es fallen Zinsen für ein Darlehen an, die per Banküberweisung gezahlt werden. Die Zinsen belaufen sich auf 7.500 Euro.
- Der Buchungssatz hierfür lautet: Zinsaufwand 7.500 Euro an Bank 7.500 Euro
Buchung mit Umsatzsteuer
- Beispiel: Das Unternehmen verkauft Produkte im Wert von 3.000 Euro brutto gegen Barzahlung.
- Der Buchungssatz hierfür lautet: Kasse 3.000 Euro an Umsatzerlöse 2.521 Euro und USt. 19 % Euro
Buchung von Wareneinkäufen
- Beispiel: Es werden Waren im Wert von 4.000 Euro netto eingekauft, die das Unternehmen nach 14 Tagen per Banküberweisung bezahlt.
- Der Buchungssatz hierfür lautet: Wareneingang 4.000 Euro, VSt. 19 % Euro an Verb. a. LuL 4.760 Euro, Verb. a. LuL 4.760 Euro an Bank 4.760 Euro
Die Buchhaltung im Griff behalten – Tipps für Unternehmen
Für die korrekt geführte Buchhaltung ist es wichtig, die Formulierung von Buchungssätzen zu verstehen und richtig anzuwenden. Dabei geben die folgenden Schritte eine gute Hilfestellung:
1. Welche Konten werden laut Kontenplan von der Buchung berührt?
2. Anschließend gilt es zu klären, ob es sich um Aktiv- oder Passivkonten bzw. Aufwands- oder Ertragskonten handelt.
3. Findet auf den betroffenen Konten ein Zugang oder ein Abgang statt?
4. Auf Aktivkonten werden Zugänge grundsätzlich auf der Sollseite gebucht und Abgänge im Haben. Bei Passivkonten ist es genau umgekehrt.
5. Noch einmal die Ausgangsformel verinnerlichen und anwenden: Soll an Haben
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