Mit einem Kontenplan legt ein Unternehmen seine Buchungskonten fest, die es regelmäßig nutzt. Bei der Verwendung einer Finanzbuchhaltungssoftware hat der Kontenplan den Vorteil, dass Konten schneller gefunden werden. Ein Kontenplan wird nicht unumstößlich festgelegt, sondern kann bei Bedarf zu jeder Zeit ergänzt oder erweitert werden.
Aufbau eines Kontenplans
Vor Erstellung eines Kontenplans hat ein Unternehmen sich bereits auf einen Standardkontenrahmen festgelegt. Bei den meisten Unternehmen handelt es sich um den SKR 03 oder SKR 04. Dort sind acht verschiedene Kontenklassen vorgegeben, mit denen Kontenarten wie Bestandskonten oder Erfolgskonten vorstrukturiert sind. Rund tausend verschiedenen Konten verteilen sich auf die acht Kategorien. In der Regel nutzen Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmer, aber nur zwischen 10 und 20 Prozent dieser Auswahl. Sowohl externe als auch betriebseigene Buchhalter legen daher einen eigenen Kontenplan an. Damit wird die zunächst unübersichtliche Auswahl eingegrenzt auf die Konten, die im Laufe eines Wirtschaftsjahres tatsächlich genutzt werden.
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Beispiel: Reduktion einer Kontengruppe
Im SKR 03 steht die Kategorie 4 für die Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die die Betriebsausgaben betreffen. Dort werden knapp 200 verschiedene Konten angeboten, angefangen beim Konto 4000 für Material- und Stoffverbrauch bis hin zu Konto 4980 für sonstigen Betriebsbedarf. Die zweite Ziffer der vierstelligen Zahl steht für eine Kontogruppe innerhalb der Kontenklasse. So befinden sich zum Beispiel von 4200 bis 4289 alle Buchungskonten, die mit den Raumkosten des Unternehmens zusammenhängen. Die jeweils letzte Ziffer der Zahlenfolge ist veränderbar. Hier kann das Unternehmen zu einem Konto weitere Untergruppen bilden.
Um aus der großen Vorauswahl an Konten den eigenen Kontenplan zu erstellen, werden aus jeder Klasse nur diejenigen Konten ausgewählt, die effektiv benötigt und auch verwendet werden.
Kontenplan für Einsteiger
In der Regel behält ein Unternehmen den einmal gewählten Standardkontenrahmen bei. Der Kontenplan kann sich allerdings im Laufe der Zeit ändern. Dann werden nach und nach neue Konten in den Plan aufgenommen, wenn Geschäftsvorfälle gebucht werden müssen, die es zuvor noch nicht gab. Kleinere Unternehmen, die neu in eine Buchhaltungssoftware einsteigen, nehmen in der Regel einige Dutzend Konten in den Kontenplan auf, von denen anzunehmen ist, dass sie regelmäßig verwendet werden. Die meisten Buchungen ereignen sich in der Kontoklasse 4 für betriebliche Aufwendungen und in der Klasse 3, wo die Erlöskonten angelegt sind. Spätestens nach Ende eines Geschäftsjahres zeigt sich, welche Konten tatsächlich benötigt wurden.
Weitere Vereinfachung bei Nutzung eines Kontenplans
In den Kontenklassen 3 und 4 kommen in der Mehrheit Buchungen zum Tragen, die mit Umsatzsteuer und Vorsteuer belegt sind. Bei der Erstellung eines Kontenplans werden die einzelnen Buchungssätze definiert. Das heißt: Auch das Gegenkonto, zum Beispiel die Kasse oder ein Firmenkonto, das bei einem stets wiederkehrenden Buchungssatz betroffen ist, wird in der Software vordefiniert. Somit steht für täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Geschäftsvorfälle eine Standardvorlage zur Verfügung. Im Zusammenspiel von Kontenplan als reduzierter Auswahl von Buchungskonten und vordefinierten Buchungssätzen als Vorlage wird die regelmäßige Buchführung nach GoB selbst für Neu- und Quereinsteiger zur unkomplizierten Routine.
