EDV ist das Kürzel für Elektronische Datenverarbeitung. Gebräuchlicher ist heute die noch kürzere Form DV. Im digitalen Zeitalter ist die Erfassung von Daten auf rein manuelle Weise, mit Schreibgerät auf Papier, nicht mehr üblich. Immer gebräuchlicher hingegen ist die papierlose, automatisierte Online-Rechnungsstellung an Firmenkunden und Endkonsumenten. Bestes Beispiel sind die Akteure des modernen Wirtschaftslebens: Anbieter von Telekommunikationsdiensten und Energieversorger. Im gleichen Maße, wie der der bargeldlose Zahlungsverkehr zunimmt, sinkt die Bedeutung des Papierbelegs. Aber im Zusammenhang mit den Pflichten, die im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung jedem steuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmen entstehen, hat das vollständige Kürzel EDV noch eine besondere Bedeutung. EDV Buchhaltung ist weit mehr als ein alternativer Begriff für Finanzbuchhaltungssoftware. Es ist vielmehr aus Sicht des Finanzamts ein Sachverhalt, der sich unter anderem in den sogenannten GoBD niederschlägt. Die „Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ legen verbindlich für alle Unternehmen fest, in welcher Form wichtige Belege der Buchhaltung zu archivieren sind. Vor allem gibt es genaue Vorschriften, was bei der Umwandlung eines Papierbelegs in eine Datei zu beachten ist.
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EDV Buchführung: kein Synonym für papierlose Buchführung
Im digitalen Zeitalter hat der Gesetzgeber entsprechend moderne Regelungen geschaffen, was die Aufbewahrungspflicht von steuerlich relevanten Unterlagen betrifft. Die Buchführung in reiner Papierform gilt als ausgestorben. Nach wie vor besteht allerdings bei einigen Unterlagen im Rahmen der Buchhaltung die Pflicht, sie auch in Papierform zu archivieren, selbst wenn sie digital erstellt wurden. Dazu gehören vor allem Jahresbilanzen bilanzpflichtiger Unternehmen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.
Ansonsten hat sich der Gesetzgeber mit dem ELSTER-Format als elektronische Plattform zur Übermittlung von steuerlich relevanten Meldungen und Dokumenten auf die Abkehr von Papierdokumenten und -belegen eingestellt. Mehr noch: Die Finanzämter fordern sogar von jedem gewerblichen Steuerzahler eine digitale Form der Aufbereitung und Übersendung, zum Beispiel bei den unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen. Vor allem sichert sich der Fiskus durch die Vorschriften der GoBD, dass die EDV Buchhaltung jegliche Art von Manipulation eines Originalbelegs ausschließt. Ein Originalbeleg gilt klassisch immer nur dann als solcher, wenn er dem Empfänger buchstäblich auf Papier ausgehändigt wurde. Vertragsdokumente nehmen vor diesem Hintergrund einen besonderen Stellenwert ein. Schon beim Einscannen eines Papierbelegs, um ihn in eine Datei umzuwandeln, entsteht eine Schnittstelle, die nur durch ein hinterlegtes Protokoll ausschließt, dass beim Transfer vom analogen Ursprungsformat in eine Text- oder Bilddatei keine Inhaltsänderungen im Dokument erfolgen konnten. Gemünzt auf den Alltag der betrieblichen Praxis bedeutet das: Unternehmen, die durch EDV Buchhaltung nicht zuletzt ein Maximum an Papierlosigkeit anstreben, müssen durch eine sogenannte Verfahrensdokumentation nachweisen, wie sie sowohl die Originalität als auch zukünftige Unveränderbarkeit ihrer Belege sicherstellen.
Umgekehrt dürfen Dateien, wie digital zugestellte Kontoauszüge der Hausbanken und Rechnungen von Lieferanten, die lediglich in digitaler Form übermittelt werden, in ihrem Ursprungsformat nicht verändert werden.
Solche EDV-bezogenen, hier und da an Grenzbereiche der ordnungsgemäßen Buchführung führenden Detailfragen stehen in engem Zusammenhang mit einem anderen Gebot der EDV Buchführung.
EDV Buchhaltung und das Gebot der Festschreibung
Für jede Form der Buchhaltung – und die Standardform ist heute die EDV Buchhaltung – gilt grundsätzlich die 10-Tagesfrist. Diese besagt, dass eine Buchungsperiode nach 10 Tagen fixiert, also unwiderruflich festgeschrieben wird. Der Spielraum dieser Regelung ist begrenzt. Spätestens die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung erfordert den zeitnahen Abschluss und die ordnungsgemäße elektronische und damit endgültige Ablage aller Belege. Im Bereich der Finanzbuchhaltungssoftware werden daher zunehmend Lösungen attraktiv, die neben der Effizienz der EDV Buchhaltung an sich ein großes Maß an Rechtssicherheit, Ordnungsgemäßheit und hilfreicher Navigation durch die Anforderungen bei der Digitalisierung von Papierbelegen in Dateiformate bieten.
