Finanzplanung und -analyse (FP&A)

Was bedeutet eigentlich Finanzplanung und -analyse genau? Und wie kann Ihre Finanzabteilung FP&A zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen? Wir beleuchten die Herausforderungen, stellen Ihnen nützliche Werkzeuge vor und zeigen aktuelle Trends auf.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Finanzplanung und -analyse?

Der Begriff Financial Planning and Analysis (FP&A) heißt im Deutschen Finanzplanung und -Analyse. Die FP&A spielt eine zentrale Rolle im Finanzwesen eines jeden Unternehmens. Die gleichnamige Abteilung unterstützt das Management mit fundierten Analysen und Planungen. Dazu gehört unter anderem die Analyse von Einnahmen und Ausgaben. Des Weiteren muss sie kurzfristige Budgets und langfristige Finanzpläne erstellen. Die FP&A-Abteilung soll die Liquidität sicherstellen und die Gewinne sowie den Shareholder-Value maximieren. Letztlich hilft die FP&A der Unternehmensleitung dabei, zukunftsweisende Strategien zu entwickeln und Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs halten.

2. Welche Aufgaben hat Financial Planning and Analysis?

Die FP&A umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, die finanzielle Gesundheit und strategische Ausrichtung eines Unternehmens sicherzustellen. Hier die wichtigsten Aufgaben im Überblick:

Budgetierung: Die Kernaufgabe der FP&A-Mitarbeiter ist es, das jährliche Budget des Unternehmens zu erstellen und verwalten. Dazu planen sie im Detail alle Einnahmen und Ausgaben und koordinieren die Budgetziele mit den verschiedenen Abteilungen. Sie sorgen dafür, dass der Etat realistisch und im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens ist.

Prognosen und Szenarioanalysen: Die Finanzabteilung nutzt aktuelle und historische Daten, um vorherzusagen, wie sich die Geschäfte voraussichtlich entwickeln. Das ist wichtig, um rasch auf sich ändernde Bedingungen am Markt und im eigenen Unternehmen reagieren zu können. Prognosen, Forecasting und Szenarioanalysen helfen, verschiedene potenzielle Zukunftsszenarien zu simulieren.

Analyse von Finanzberichten: Das FP&A-Team erstellt und analysiert ferner die Finanzberichte, die Einblick in die finanzielle Leistung des Unternehmens geben. Zu diesen zählen etwa die Gewinn- und Verlustrechnung, der Cashflow-Bericht oder die Bilanz. Durch deren Analyse lassen sich Abweichungen zwischen den prognostizierten und tatsächlichen Ergebnissen identifizieren und erklären. Diese Datenbasis ermöglicht es dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Abweichungsanalyse: Die Finanzabteilung vergleicht tatsächliche Ergebnisse mit den geplanten Budget- und Prognosewerten. Bei Abweichungen identifizieren sie die Ursachen und schlagen Korrekturmaßnahmen vor, um die Finanzziele zu erreichen.

Kosten– und Rentabilitätsanalyse: Ebenfalls wichtig ist die Analyse der Kostenstrukturen und Rentabilität auf verschiedenen Ebenen, beispielsweise nach Produktlinie, Geschäftsbereich oder Region. Das Ziel dahinter ist es, die Effizienz zu steigern und die Profitabilität zu maximieren.

Kennzahlenanalyse: Das FP&A-Team identifiziert und überwacht alle Schlüsselkennzahlen (KPIs), die für den Erfolg des Unternehmens wichtig sind. Das sind zum einen finanzielle KPIs wie das Umsatzwachstum, der ROI oder die Gewinnmarge. Das sind zum anderen nicht-monetäre KPIs wie die Kundenzufriedenheit, die Innovationsrate oder Umweltkennzahlen.

Liquiditätsmanagement: FP&A überwacht die Liquidität des Unternehmens, um sicherzustellen, dass jederzeit ausreichende Mittel für den Betrieb vorhanden sind. Dies schließt das Management des Cashflows und die Optimierung des Umlaufvermögens ein.

Performance Management: Hierbei kontrolliert die FP&A kontinuierlich die Leistung des Unternehmens und bewertet, ob es seine finanziellen und operativen Ziele erreicht. Sie erstellt zudem KPIs und Dashboards, sodass Führungskräfte die Performance stets im Blick haben.

Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Die FP&A-Abteilung stellt der Geschäftsleitung ihre fundierten Analysen und Empfehlungen vor. Ihre Hinweise bieten eine solide Basis für die geschäftlichen Entscheidungen, die das Management trifft. Außerdem können sie dazu beitragen, die finanzielle Performance des Unternehmens zu verbessern.

Unterstützung bei der strategischen Planung: Das FP&A-Team unterstützt das Management bei der langfristigen strategischen Planung und der Bewertung von Investitionsentscheidungen. Dabei kann es auch um Markt-Expansionen, Fusionen und Übernahmen gehen. Es modelliert verschiedene Szenarien, um deren finanziellen Auswirkungen zu bewerten.

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3. Welche Schritte umfasst der FP&A-Prozess?

Der Arbeitsablauf in der Finanzplanung und -analyse (FP&A) umfasst mehrere Schritte, die eng miteinander verknüpft sind. Sie alle haben zum Ziel, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu überwachen und seine strategische Ausrichtung zu unterstützen. Im Folgenden ein Überblick der zentralen Schritte im FP&A-Prozess:

Schritt 1: Datenaggregation

Der erste Schritt im FP&A-Prozess ist die Datenaggregation. Diese umfasst die Sammlung, Aufbereitung und Integration der relevanten Finanz- und Betriebsdaten im System. Die FP&A-Abteilung gewinnt die Informationen dafür zum einen aus internen Quellen, wie den eigenen ERP– und Buchhaltungssystemen. Zum anderen nutzt sie externe Quellen wie Marktanalysen und wirtschaftliche Berichte.

Schritt 2: Analyse und Bewertung

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Analyse und Bewertung der gesammelten Daten und der Unternehmensleistung. Nur so lassen sich Trends, Abweichungen und wichtige Kennzahlen identifizieren und mögliche Schwachstellen, Chancen und Risiken aufzeigen. Dafür nutzen gut aufgestellte FP&A-Teams moderne Softwarelösungen, BI-Plattformen und analytische Modelle.

Schritt 3: Budgetierung und Planung

Als Nächstes gilt es, einen realistischen Finanzplan zu erstellen, der dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Dafür verwendet die Finanzabteilung die vorhandenen Analyseergebnisse. Der Plan enthält sowohl kurzfristige Budgetierungen als auch langfristige Finanzpläne und Prognosen über die finanzielle Entwicklung.

Schritt 4: Forecasting und Szenarioanalysen

Damit sich eine Organisation rasch auf neue Situationen einstellen kann, ist es wichtig, die Prognosen kontinuierlich anzupassen. Eine Prognose bezieht sich auf einen bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft; sie ist eine Momentaufnahme. Im Gegensatz dazu ist das Forecasting dynamisch und reaktiv. Es erfolgt fortlaufend und erlaubt dem Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Szenarioanalysen ermöglichen es, potenzielle Entwicklungen unter unterschiedlichen Annahmen zu simulieren und so rechtzeitig die entsprechenden Maßnahmen zu erarbeiten.

Schritt 5: Berichterstattung und Kommunikation

Das FP&A-Team muss die mittels der Analysen gewonnenen Erkenntnisse an das Management und andere Stakeholder kommunizieren. Die Berichte beinhalten oft sowohl finanzielle Kennzahlen als auch strategische Empfehlungen. Sie müssen präzise, gut strukturiert und leicht verständlich sein, schließlich dienen sie als Grundlage für wichtige Entscheidungen.

Schritt 6: Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Das Ziel ist, das Unternehmen auf Kurs zu halten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Entsprechend dynamisch ist der FP&A-Prozess. Die Finanzabteilung vergleicht kontinuierlich die aktuellen Ergebnisse mit den Prognosen, überprüft regelmäßig das Budget und die Planungen und passt sie – soweit nötig – an.

4. Welche Herausforderungen gibt es in der FP&A?

Die Finanzplanung und -analyse steht vor einer Reihe an Herausforderungen. Sie alle beeinflussen die Verantwortlichen im Unternehmen bei der Steuerung der Finanzen und insbesondere, wenn sie Entscheidungen treffen müssen. Hier ein paar Beispiele:

Datenqualität und -konsistenz: Die Finanzdaten stammen in der Regel aus verschiedenen Bereichen im Unternehmen. Gerade bei großen, dezentralen Firmen kann es schwierig sein, auf alle relevanten Daten zuzugreifen. Inkonsistente, veraltete oder unvollständige Daten erschweren es den Mitarbeitern, genaue Analysen und Prognosen zu erstellen.

Dynamische Märkte und Unsicherheiten: Ob neue Technologien, volatile Märkte, politische Veränderungen oder auch plötzliche weltweit auftretende Ereignisse wie Pandemien: Solche unplanbaren Veränderungen machen es schwierig, langfristig genaue Vorhersagen zu treffen und Finanzpläne zu erstellen.

Interne Koordination: Die FP&A ist darauf angewiesen, dass sie gut mit anderen Abteilungen, wie dem Vertrieb, der Produktion und den Finanzen, zusammenarbeitet. Doch meist verfolgt jeder Bereich andere Ziele oder es gibt Probleme in der Kommunikation. All das kann die Arbeit der FP&A-Mitarbeiter beeinträchtigen und die Abläufe verzögern.

Komplexität der Geschäftstätigkeit: Kleine Unternehmen, die nur einen Standort haben und in einer Währung abrechnen, tun sich vergleichsweise leicht. Schwerer ist es für global tätige Unternehmen mit mehreren Dependancen und/oder mit diversifizierten Geschäftsbereichen. Sie müssen oft komplexe Finanzmodelle erstellen. Diese müssen etwa mehrere Landeswährungen oder verschiedene gesetzliche und steuerrechtliche Vorgaben berücksichtigen.

5. Welche Werkzeuge und Technologien nutzt FP&A?

Finanzteams verwenden teilweise noch Excel-Tabellen und Google Sheets, zum Beispiel für die Budgetierung, Ad-hoc-Analysen und das Reporting. Das FP&A-Team kann auf diese Weise jedoch höchstens Grundlagen liefern. Außerdem ist diese Arbeitsweise zeitaufwendig, und die gerade erstellten Dokumente sind oft schnell wieder veraltet.

Moderne Systeme erleichtern der Finanzabteilung die Arbeit. Sie ermöglichen es, effizientere, präzisere und aktuelle Prognosen zu erstellen und unterstützen strategische Entscheidungen besser. Anbei finden Sie eine Übersicht der heute gängigen Tools und Technologien:

Finanzplanungs-Software ermöglicht es, den Planungs- und Forecasting-Prozess zu automatisieren. Sie bietet integrierte Dashboards und liefert Echtzeiteinblicke in die finanzielle Performance des Unternehmens.

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Finanz- und Betriebsdaten an einem Ort zu sammeln. Das vereinfacht es, Budgets zu planen, Berichte zu erstellen und Daten zu verwalten.

Business Intelligence (BI)-Tools unterstützen FP&A-Teams bei der Analyse und Visualisierung großer Datenmengen. Sie erleichtern es, komplexe Daten verständlich darzustellen und somit schnell auf Erkenntnisse zu reagieren. Bekannt sind etwa Microsoft Power BI, SAP Analytics Cloud oder Oracle Business Intelligence, um nur einige zu nennen.[CW1] 

Künstliche Intelligenz ermöglicht es, Muster in großen Datensätzen zu erkennen, die für den Menschen nur schwer zu identifizieren sind. Dank künstlicher Intelligenz (KI) kann die FP&A ihre Prognosen verbessern, Abweichungen erkennen und auf der Basis großer Datenmengen präzisere Vorhersagen treffen.

Advanced Analytics hilft dabei, zukünftige Trends besser vorherzusehen und Risiken zu managen.

Finanzplanungs- und Konsolidierungstools sind spezielle Programme. Die einen helfen bei der Erstellung von Budgets, Finanzplänen, Forecasts und bei Szenarioanalysen. Die anderen erlauben es, Finanzdaten aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zusammenzuführen.

Robotic Process Automation (RPA)-Tools ermöglichen es, sich wiederholende Aufgaben, wie das Erfassen und Bearbeiten von Daten, zu automatisieren. Das Risiko für Fehler wird dadurch minimiert. Es ist jedoch auch möglich, sämtliche Prozesse zu automatisieren, wodurch sich die Genauigkeit von Finanzanalysen und -prognosen verbessert.

Cloudbasierte Lösungen bieten mehr Flexibilität und versetzen die Nutzer in die Lage, auf Daten in Echtzeit zuzugreifen. Sie fördern die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und globaler Teams. Cloud-Lösungen sind in der Regel skalierbar und passen sich somit schnell an veränderte Anforderungen an.

Ein Data Warehouse ist eine zentrale Datenbank, die große Datenmengen speichern kann. Hier sammelt und verwaltet das Unternehmen aktuelle und ältere Daten aus verschiedenen internen und externen Systemen. Das hilft bei der Finanzplanung und -analyse (FP&A), um fundierte Entscheidungen zu treffen.

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6. Welche aktuellen Trends gibt es in der Finanzplanung und -analyse?

Die aktuellen Trends und Entwicklungen in der Finanzplanung und -analyse können dabei helfen, die genannten Herausforderungen zu meistern.

Agile Finanzplanung dank Echtzeit-Analysen

Unternehmen setzen zunehmend auf eine agile Finanzplanung mit flexibleren, kürzeren Zyklen anstelle eines starren Jahresbudgets. Das erlaubt es ihnen, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Hier spielen die Digitalisierung und cloudbasierte Lösungen eine wichtige Rolle. Sie ermöglichen es FP&A-Teams, unternehmensweit Daten in Echtzeit zu nutzen und dadurch Prognosen noch schneller und präziser zu erstellen.

Automatisierung und Digitalisierung

Ob bei der Aggregation oder Analyse der Daten oder der Erstellung von Finanzberichten: Viele Aufgaben sind, wenn sie manuell erledigt werden, zeitaufwendig. Moderne Finanzabteilungen nutzen deshalb zunehmend Tools zur Automatisierung, wie etwa die Robotic Process Automation (RPA) und intelligente Datenplattformen. Viele Unternehmen integrieren heute darüber hinaus Planungs- und Prognosesysteme, um ihre Finanzprozesse weiter zu konsolidieren.

Künstliche Intelligenz und Szenarioanalysen

Wie in vielen anderen Bereichen kommen auch im FP&A zunehmend künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zum Einsatz. Diese Technologien ermöglichen es, genauere und schnellere Vorhersagen zu treffen sowie Muster, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Szenarioanalysen erlauben es außerdem, verschiedene Zukunftsszenarien zu simulieren, wodurch Unternehmen besser auf Unsicherheiten vorbereitet sind.

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeitsmanagement spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle. So finden auch ESG-Kennzahlen und Nachhaltigkeits-KPIs oder Sustainability-KPIs zunehmend ihren Weg in die Finanzplanung.

Crossfunktionale Zusammenarbeit

FP&A-Teams arbeiten zunehmend enger mit anderen Abteilungen zusammen, um dadurch umfassendere Einblicke zu gewinnen. Diese Zusammenarbeit bezeichnet man auch als funktionsübergreifend oder crossfunktional. Self-Service-Analysen unterstützen diesen Ansatz zusätzlich, indem sie den beteiligten Teams mehr Autonomie bei der Datenanalyse zusprechen.