Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe beschreibt den abschließenden Schritt nach der Rechnungsprüfung. Erst mit der Freigabe kann eine Zahlung angewiesen und der offene Betrag beglichen werden. Was einfach klingt, sorgt in vielen Unternehmen für Probleme. Denn tatsächlich ist die Bearbeitung einer auf den ersten Blick einfachen Rechnung kompliziert.

Rechnungsfreigabe – der finale Akt

In Theorie klingt die Bearbeitung einer Rechnung einfach. Im ersten Schritt wird die Rechnung in das EDV-System eingepflegt. Wer über eine gute Businesssoftware verfügt, ist klar im Vorteil, denn die Arbeit mit Excel ist deutlich aufwendiger. Im nächsten Arbeitsschritt muss die Rechnung auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Gemäß § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG sind folgende Angaben zwingend erforderlich:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des rechnungsstellenden und des zahlungspflichtigen Unternehmens
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
• Datum der Rechnungserstellung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Artikel oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Gegebenenfalls im Voraus vereinbarte Minderungen (Rabatte) auf das Entgelt
• Gesamtrechnungsbetrag mit Aufschlüsselung nach Steuersatz und Steuerbefreiung
• Falls erforderlich ein Hinweis auf die Steuerpflicht des Leistungsempfängers

Nur wenn der Beleg korrekt ist, erfolgt die Rechnungsfreigabe. Für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro gelten erleichterte Anforderungen. Nun kann die Zahlung angewiesen werden, und der offene Betrag wird beglichen. Auch hier leistet gute Software wertvolle Dienste.

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Eine verzögerte Rechnungsfreigabe hat Folgen

Die schnelle Begleichung einer Rechnung hat für Unternehmen Vorteile. Denn viele Lieferanten und Dienstleister gewähren Skonti, wenn sie ihr Geld zeitnah erhalten. Wer als Unternehmer in Verzug gerät, verliert das Vertrauen seiner Geschäftspartner. Und auch die Mitarbeiter sind nicht glücklich, wenn sie für den Arbeitgeber lange in Vorkasse gehen müssen. Zusätzlich verbessert eine schnelle Rechnungsfreigabe den Cashflow und steigert die Transparenz der verschiedenen Prozesse. Eine schnelle Rechnungsfreigabe liegt im eigenen Interesse. Unternehmen können an dieser Stelle sinnvoll investieren. Denn die Verbesserungen zahlen sich aus.

Die Rechnungsfreigabe beschleunigen

Insbesondere zwei Möglichkeiten ermöglichen eine schnellere Rechnungsfreigabe.
Diese sind:

• Ein hoher Grad an Automatisierung
• Mobile Lösungen für die Buchhaltung

Technische Lösungen erlauben die schnelle Erfassung von Rechnungen. Das Format spielt dabei keine Rolle mehr, PDF, txt, docx und viele weitere Formate werden automatisch erkannt, umgewandelt und zugeordnet. Zusätzlich können einzelne Schritte der Zuordnung von Rechnungen automatisch erfolgen. Damit können sich die Mitarbeiter ganz auf die eigentliche Rechnungsprüfung sowie die schnelle Rechnungsfreigabe konzentrieren. Direkt nach Eingang einer Rechnung können die zuständigen Mitarbeiter die Rechnung überprüfen und bei Bedarf kommentieren. Abschließend erfolgt die Rechnungsfreigabe oder die betroffene Rechnung wird abgelehnt. Letzteres kann der Fall sein, wenn die Rechnung inhaltlich oder formal nicht korrekt gestellt wurde. Insbesondere die Bearbeitung von Rechnungen mit Excel ist maximal sinnvoll, wenn ein Unternehmen kaum Rechnungen erhält. Sobald der Umfang der Rechnungsbuchungen steigt, ist das Verfahren unübersichtlich. Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit im Vergleich enorm.

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