Beschreibung im Lexikon

Rechnungsworkflow

Den Rechnungsworkflow automatisieren

Der Rechnungsworkflow beschreibt alle typischen Tätigkeiten zur Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen. Schritte sind die Rechnungsprüfung, Genehmigung und Freigabe sowie Kontierung und Buchung von Rechnungen. Unternehmen, die ihre Prozesse in der Verwaltung optimieren und automatisieren, können viel Geld einsparen.

Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs

Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren dabei von mehr als lediglich den eingesparten Druck- und Portokosten. Verwenden Unternehmen digitale Dokumente und integrieren diese mit anderen Geschäftsabläufen, lassen sich die E-Rechnungen ohne Medienbrüche an andere IT-Systeme weiterleiten und verarbeiten. Die Folge: Eingesparte Kosten und gewonnene Zeit, manuelle Fehler bei der Übertragung werden vermieden. Der elektronische Rechnungsworkflow erhöht die Transparenz in der Rechnungsverarbeitung. Unternehmen können diesen individuell konfigurieren und an den spezifischen Bedarf anpassen. Am Ende folgt die Weiterleitung der E-Rechnung an ein Buchungsprogramm wie Sage und Archivierung im Dokumentenmanagement. Die Vorteile zusammengefasst:

  • Analoge und elektronische Rechnungen lassen sich leicht importieren und verarbeiten.
  • Beschleunigte Durchlaufzeiten; Laufwege und Verzögerungen entfallen.
  • Mahnungen werden früher verschickt.
  • Kosten lassen sich deutlich reduzieren und Skonti ausnutzen.
  • Mehr Sicherheit durch Vermeidung von Übertragungsfehlern.

Der digitale Rechnungsworkflow beginnt mit der Erfassung von Rechnungen per E-Mail oder der Digitalisierung von Rechnungen auf Papier. Es folgt die Klassifizierung von Rechnungsdetails, Rechnungen werden geprüft, mit digitalen Stempeln signiert und an das Buchungssystem übergeben. Die gesamte elektronische Verarbeitung der Rechnungen kann unabhängig vom Standort erfolgen. Bei Bedarf arbeiten Mitarbeiter von unterwegs mit digitalen Stempeln und prüfen die Rechnungen per Tablet oder Smartphone.

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Elektronische Rechnungen archivieren

Laut Gesetz müssen E-Rechnungen in dem Format archiviert werden, in dem sie bei dem Unternehmen eingegangen sind. Es reicht daher nicht, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Mit einer Buchhaltungssoftware sind Unternehmen auf der sicheren Seite, sowohl digitalisierte Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen werden nach der Rechnungsbearbeitung automatisch abgelegt.

Die eRechnung kommt

Ab 2018 ist die eRechnung verpflichtend vorgeschrieben. Dennoch spielen Papierrechnungen bis heute eine große Rolle und es empfiehlt sich, diese digital zu bearbeiten und abzulegen. Auf diese Weise gewährleisten Unternehmen einen sinnvollen Prozess bei den Rechnungseingängen. Für kommunale Verwaltungen rücken die Themen Digitalisierung und eGovernment-Service mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU Artikel 7 in den Fokus. Die Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten, den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen gesetzlich zu regeln. In Zukunft muss die Verwaltung also in der Lage sein, elektronische Rechnungen öffentlicher Auftragnehmer elektronisch weiterzuverarbeiten. Die Vorteile: Der Gewerbetreibende profitiert beim Erfassen und Verarbeiten der Rechnungen von mehr Komfort, und die Kosten für die Verarbeitung lassen sich signifikant senken. Mit ZUGFeRD gibt es einen umfassenden Standard für elektronische Rechnungen.

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