[Video] Nachgefragt: Was ist ERP?

Anglizismen, Abkürzungen und Fachchinesisch: Die IT-Welt ist übersäht davon. Künftig wollen wir in der Rubrik „Nachgefragt“ den wichtigsten Begriffen auf den Grund gehen und sie in einfachen Worten erklären. Anfangen werden wir mit einem Wort, das nur aus drei Buchstaben besteht, die aber Abkürzung für unser Kerngeschäft sind – ERP. Es ist eine Abkürzung, die für uns als Hersteller eben von ERP-Software so selbstverständlich ist, aber mit der weite Teile der Bevölkerung nicht viel anfangen können. Sage Experte Achim Hubert, Produkt Manager ReWe/FiBu bei Sage Software erklärt, was dahinter steckt.

ERP ist die Abkürzung von Enterprise Resource Planning. Unternehmens-Ressourcen-Planung bedeutet es 1:1 ins Deutsche übersetzt. Diese ist notwendig, um Geschäftsprozesse möglichst effizient mit den bestehenden Ressourcen abzuwickeln. Zum Beispiel muss ich wissen, wie viel Artikel ich noch auf Lager habe, wenn ein Kunde eine Bestellung vornimmt. Oder auch brauche ich die Information, wie lange die Produktion einer bestimmten Anzahl von Waren braucht, um einen Lieferzeitpunkt festzulegen. Wer schlecht plant, verliert Aufträge und macht Minus.

Achim Hubert erklärt im Video: Was ist ERP?

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Automatisierungen sparen Zeit und Ressourcen

ERP-Systeme helfen dabei, den Überblick zu behalten und werden vorwiegend in den Bereichen Einkauf, Produktion, Verkauf und Buchhaltung eingesetzt. Letztlich kann aber jeder Mitarbeiter mit dem ERP-System in Kontakt kommen, zum Beispiel, wenn er Waren im Lager für den Versand verpackt. Oder der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, der mit

einer mobilen App einen neuen Kunden im ERP-System anlegt und gleichzeitig eine Bestellung auslöst. All diese wichtigen Daten werden zentral im ERP-System gespeichert.

Bei Bedarf verteilt das ERP-System diese Informationen auch an weitere Software-Lösungen, wie beispielsweise einer Software für das Verwalten von Personal oder zum Pflegen von Kundendaten. Das ERP-System bleibt aber immer Herzstück und Motor eines mittelständischen Unternehmens – ohne es läuft ab einer bestimmten Unternehmensgröße einfach nichts.

Denn nur theoretisch lässt sich ein Unternehmen per Hand mit Excel steuern. Als 700-Mann-Unternehmen ist es kaum noch möglich, ganze Produktionsabläufe so abzuwickeln. ERP-Systeme erheben nicht nur Zahlen, sie automatisieren auch Prozesse. So können sie angeschlossen an einen Webshop zum Beispiel von ganz allein einen Bestellprozess auslösen oder warnen, wenn der Lagerbestand eines Artikels unter einen bestimmten Wert sinkt. Sie überwachen den Zahlungseingang auf Ihrem Geschäftskonto und mahnen automatisch säumige Kunden.

ERP-Daten wichtig für die Finanzabteilungen

Ein besonders wichtiger Bereich ist zudem die Finanzbuchhaltung. Ein ERP-System liefert in Echtzeit einen ganz genauen Einblick in die Abläufe innerhalb der Finanzabteilung und anderen Zweigen des Unternehmens. Diese Informationen sind so wichtig für die Steuerung, dass viele diese Aufgabe von ihrem Steuerberater zurück ins Unternehmen holen.

Der Finanzchef ist so in der Lage, exakt zu erkennen, was im Unternehmen ein- und ausgeht sowie wo und wann – sodass er Budget und Prognosen entsprechend aufstellen kann. Auch er wird nicht auf eine ERP-Software verzichten und sich wieder durch Excel-Tabellen und Aktenordner wälzen wollen, um diese Aufgaben zu erfüllen.

Von Achim Hubert